Event - komme nicht klar - habe einige Probleme mit dem Tool

Ketty

Guten Tag
Ich befasse mich im Moment mit dem "Event" und bin auf einige Probleme / Fragen gestoßen. Ich hoffe jemand kann mir, wie schon so oft, weiterhelfen - denn ich stehe mal wieder auf dem Schlauch

1. Verbinden Event - mit einer Gruppe

wie kann ich mein Event mit einer bestehenden Gruppe verbinden?
und somit mit den Mitglieder dieser Gruppe

2. Personen vorschlagen

ich finde es sehr unpraktisch, dass ich nicht eine Auswahl der Personen habe, die z.B zu einer bestimment Gruppe gehören.
unpraktisch ist, dass ich nun jede Person einzeln vorschlagen muss - dann muss ich ja alle Namen kennen - Gefahr, dass ich jemanden vergesse ist dabei sehr gross.

3. Event - Kalender
ich würde es begrüßen, dass das Event, solange es noch in der Planung ist, nicht im öffentlichen Kalender auftauchen würde - also dass es eine Möglichkeit gibt - das Event im Kalender stummzuschalten.

4. Anfrage um Dienst zu übernehmen

Wird diese Anfrage automatisch verschickt, sobald ich eine Person als "vorgeschlagen" eingebe?
erhält die Person nun einen Link - um den Dienst anzunehmen/abzulehnen?
denn wie soll sie sonst wissen, dass ich gefragt haben.

5. Chat

Ich habe den Chat aktiviert - wie erhalten nun die Personen, welche ich vorgeschlagen habe - den Einladung zum Chat, so dass sie auch beitreten können.
ich habe im Tutorial gesehen - und auch hier gelesen, dass dieser Chat Zeitbegrenzt sein kann. Ich finde jedoch nicht heraus wie ich das einstellen kann.

**6. Rechteverwaltung **

muss ich vielleicht nun auch in der Rechteverwaltung etwas verändern?

Wie gesagt - ich stehe ein wenig auf dem Schlauch.
Wer kann mir beim Entknoten helfen
einfach nur angeben: zu "Punkt" und mir den Tipp geben wie ich entknote. - also nicht nötig den Text als "zitieren" zu übernehmen.

Danke im Voraus für jeden Tipp - jede Hilfe

thommyb

@ketty Ich antworte dir mal auf Nr. 4:

Ja, die Anfrage wird automatisch verschickt. Darüber hinaus wird sie auf der Startseite im Web und auch in der App angezeigt ("Offene Anfragen")
Ja, die E-Mail enthält einen Link zur Startseite im Web, um gleich dort den Auftrag anzunehmen, bevor er sich 10 Sekunden später selbst zerstört.

thommyb

@ketty Und hier noch eine Antwort auf Nr. 3:

Du kannst einen Eintrag zwischen verschiedenen Kalender verschieben. Ich hab's noch nicht probiert, aber du könntest einen nicht-öffentlichen "Planungs-Kalender" anlegen und dort die Events verlinken. Wenn dann der Event fertig zur Veröffentlichung ist, dann verschiebst du einfach den entsprechenden Kalendereintrag hin zum endgültigen (öffentlichen) Kalender.

Ketty

@thommyb Danke - ja ein Kalendereintrag lässt sich verschieben in dem man den Eintrag öffnet und einfach einen anderen Kalender auswählt.

Gute Idee - ein nicht-öffentlicher Kalender anzulegen.
Aber? - Wenn ich den Kalender in den Gruppenkalender erstelle - erscheint er dann nicht durch das Einbetten auf der Homepage?

Ketty

@thommyb

Simon2

@Ketty Ich glaube, was dir beim Verständnis noch zu fehlen scheint, ist, wie tief und weit die Dienste gehen!

In den Diensten kannst du definieren, welche Gruppe(n) (und auch Tags) zu einem Dienst eingeteilt werden können bzw. bei der Diensteinteilung vorgeschlagen werden.
Bei uns z.B. beim Video-Dienst:

... haben wir eine Gruppe "Ton & Video Technik" (weil es relativ viele gibt, die beides machen) und die Personen sind noch getaggt, ob sie Video machen wollen.

Damit bekomme ich bei der Diensteinteilung auch nur diese Leute vorgeschlagen.

@Sichtbarkeit: Auch in Kalendern, die öffentlich sichtbar sind, kann man Termine kennzeichnen als "nur angemeldeten Personen anzeigen". Damit kann man sie zumindest vor "der großen Öffentlichkeit" verstecken...

Gunnar

@ketty sagte in Event - komme nicht klar - habe einige Probleme mit dem Tool:

1. Verbinden Event - mit einer Gruppe

wie kann ich mein Event mit einer bestehenden Gruppe verbinden?
und somit mit den Mitglieder dieser Gruppe

Ein Event hat Mitarbeiter gemäß Dienstplan.
Hast du schon Dienste eingerichtet?
Für jeden Dienst kann man in den Einstellungen eine (Dienst-)Gruppe zuordnen, also Dienstgruppen "Musikteam", "Moderation", "Predigtteam", ...

Vielleicht geht es dir um die Teilnehmer wegen Corona. Hier nimmt man eine weitere Gruppe, die aber nur virtuell über den Namen mit dem Event verbunden ist.

2. Personen vorschlagen

ich finde es sehr unpraktisch, dass ich nicht eine Auswahl der Personen habe, die z.B zu einer bestimment Gruppe gehören.

unpraktisch ist, dass ich nun jede Person einzeln vorschlagen muss - dann muss ich ja alle Namen kennen - Gefahr, dass ich jemanden vergesse ist dabei sehr gross.

Eventuell schon bei 1. beantwortet. Es wären mehr Details für mich nötig, um zu verstehen, was schon eingerichtet wurde und was fehlt.

3. Event - Kalender
ich würde es begrüßen, dass das Event, solange es noch in der Planung ist, nicht im öffentlichen Kalender auftauchen würde - also dass es eine Möglichkeit gibt - das Event im Kalender stummzuschalten.

Lustige Idee mit der Geheimhaltung! Wo sieht man denn Eure Kalender? Geht es um Gottesdienste oder Seminare oder Kleingruppentreffen?

5. Chat

Ich habe den Chat aktiviert - wie erhalten nun die Personen, welche ich vorgeschlagen habe - den Einladung zum Chat, so dass sie auch beitreten können.

ich habe im Tutorial gesehen - und auch hier gelesen, dass dieser Chat Zeitbegrenzt sein kann. Ich finde jedoch nicht heraus wie ich das einstellen kann.

Ich schlage vor das einfach mal mit ein paar Leuten gemeinsam auszuprobieren.
Nutzen die Mitarbeiter der Events die App oder den WebChat? Man ist einfach "drin" bei Chats für Events.

Ketty

@simon2 das hat mir wirklich weitergeholfen.
Danke auch für den Screanshot - der ist wie ein Lichtlein, das aufgeht.

Schade nur, dass wenn ich die Gruppen aufmache ich

nicht nur die aktiven Gruppen erhalte sondern alle
ist es möglich diese zu filtern z.B. nur Arbeitsgruppen, ...

zu Kalender: Jetzt verstehe ich auch die Anmerkung im Kalender - "nur für angemeldete"

Wie gesagt ich stehe manchmal auf dem Schlauch.

Ketty

Danke für deine zusätzlichen Erklärungen.
zu Punkt 1 - hat mir Simon2 schon richtig gut weitergeholfen - damit löst sicht dann auch Punkt 2.
zu Punkt 3 Event-Kalender : es sind Aktivitäten, die wegen Corona noch nicht fest eingeplant sind - und wenn sie stattfinden können nur für einen begrenzten, eingeladenen Teilnehmerkreis. Man könnte sagen Grossgruppentreffen , in der sich mehrer Kleingruppen zusammenfinden.
zu Punkt 5: Chat - ich habe nun ein Event erstellt, das schon fast fertig organisiert und eingeteilt ist. Mit dem lernen wir, meine Mitarbeiter*innen und ich den Tool.

den Chat haben wir nun ausprobiert - ich habe gesehen, dass sie den Chat gesehen haben. - Zwar leider nicht etwas hineingeschrieben haben.
Ich benutze ausschliesslich den Web-Chat - meine Mitarbeiter*innen hauptsächlich den App-Chat - (können aber auch auf den Web-Chat zugreifen)
auch die Einschreibung in den Dienst hat geklappt - nur dann ist der Chat möglich - oder nicht?

thommyb

Vielleicht noch eine (späte) Anmerkung zu Punkt 1:

Als ich mich das erste Mal mit den Dienstplänen beschäftigt habe, bin ich besonders über das sprachliche Kuddelmuddel rund um Dienste und Dienstgruppen gestolpert.

Beide sind nämlich nicht zu verwechseln mit den Dienst(grupp)en, die man unter "Personen & Gruppen" anlegt. Besonders haarig wird es, wenn man dem Dienst (im Event) einen Dienst (= Gruppe) zuordnet und diesen mit anderen Diensten als Dienstgruppe zusammenfasst. Erst als ich begriffen hatte, dass hier subtil von verschiedenen Dingen die Rede ist, bin ich mit dem Dienstplan klargekommen.

(Mein Vorschlag für CT: Die Dienstgruppe "Dienstbereich" nennen und den Dienst zur Dienstgruppe (wie Kleingruppe) machen. Dann kann man zwar immer noch den Wald vor lauter Diensten übersehen, aber wenigstens wären die Begrifflichkeiten eindeutiger.)

Ketty

@thommyb Ich hatte gar keine Verbindung gesehen da ich schon die Verbindung mit den Gruppen übersehen habe
Gut zu hören, dass es noch Leute gibt die etwas Zeit zum Durchblick brauchen - deshalb ist deine Hilfestellung auch so klar und einfach!
Du hast sofort verstanden wo es bei mir klempt.

Ich habe keine "Dienstgruppe" bei Personen und Gruppen. - Ich habe da meine eigenen Gruppentypen - mit eigenen Namen definiert.
Ich brauche klare Strukturen (ich arbeite auch sonst mit Ordner und Unterordner) - und diese vermisse ich im CT.
Was ich da nicht verstehe ist die Gruppe "Massnahme"
Die Gruppe die ich hier verbinde - ist eine Arbeitsgruppe. (Eine Dienstgruppe gibt es bei mir nicht)
Ja die Sprache im CT - ist öfters verwirrend - z.B. hier im Event "Fakten" ...
Ich würde mir hier bei den sprachlichen Begriffe im CT - schon mehr Abwechslung wünschen und mehr eigene Anpassungsmöglichkeiten. Aber auch dass die interne Hilfe klarer ist - die Begriffe erläutert werden und auch die einzelnen Einstellungen. Ich finde in der Hilfe meistens nicht das was ich brauche - oder ich verstehe es nicht richtig.

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