Gruppenmodul-Änderungen am 22.02.2023

gmaess

Hallo zusammen,

dieses Jahr soll das neue Gruppenmodul veröffentlicht werden. In Vorbereitung darauf werden wir einige Änderungen vornehmen, die den strukturellen Aufbau eurer ChurchTools-Installationen betreffen. Wir wollen damit die zukünftige Organisation in Gruppen vereinfachen, genaueres Filtern ermöglichen und eine benutzerfreundlichere Bedienung ermöglichen.

1. Personen in Gruppen - Einführung eines Status

Alle Personen einer Gruppe werden zukünftig "Gruppenmitglieder" genannt (bisher “Gruppenteilnehmer”), um eine Verwechslung mit der Rolle “Teilnehmer” zu vermeiden.
Gruppenmitglieder, wie Leiter, Teilnehmer oder Mitarbeiter, werden in Zukunft neben einer Rolle zusätzlich einen Status bekommen, der die Beziehung einer Person zu einer Gruppe beschreibt. Der Status einer Person kann "aktiv", "angefragt", “auf Warteliste” oder "zu löschen" sein. In Zukunft sind auch weitere Status wie "eingeladen" oder "ausgetreten" denkbar.
Die Berechtigungen, die ein Gruppenmitglied durch die Rolle in der Gruppe erhält, greifen nur noch, wenn das Gruppenmitglied den Status "aktiv" hat.

1.1 Was heißt das konkret für deine Gruppenrollen?

Aktuell kannst du in den Stammdaten des Moduls "Personen & Gruppen" unter "Gruppentyp-Rolle" eine Rolle als "Zu löschen", "Anfrage", "Leiter", "Standard" oder "Versteckt" kennzeichnen. In Zukunft werden die Optionen "Anfrage" und "Zu löschen" wegfallen, weil sie durch den Status eines Gruppenmitglieds abgebildet werden. Du kannst zudem nur noch genau eine "Standard"-Rolle pro Gruppentyp kennzeichnen.
Gruppenmitglieder mit "Anfrage"-Rollen erhalten also den Status "angefragt" und mit "Zu löschen"-Rollen den Status "zu löschen" und sie werden in jene Rollen überführt, die du als "Standard" des Gruppentyps gekennzeichnet hast. Es folgen zwei Beispiele, um das Ganze zu verdeutlichen; in beiden Beispielen wurde die Rolle "Teilnehmer" als "Standard"-Rolle gekennzeichnet:
- Gruppenmitglieder mit der bisherigen Rolle "Teilnahme beantragt” erhalten die Rolle “Teilnehmer” und zusätzlich den Status “angefragt”.
- Gruppenmitglieder mit der bisherigen Rolle "zu löschen" erhalten die Rolle "Teilnehmer” und zusätzlich den Status "zu löschen”.

1.2 Was genau musst du als Administrator jetzt beachten?

Wurden bei euch in den Stammdaten unter "Gruppentyp-Rolle" zusätzliche "Anfrage"- bzw. "Zu löschen"-Rollen angelegt? Oder wurden die Rollenbezeichnungen “Teilnahme beantragt” oder “zu löschen” geändert?

Wenn nein, dann musst du nichts unternehmen:
- dann werden Gruppenmitglieder mit „Anfrage“- oder „Zu löschen“-Rollen automatisch der jeweiligen „Standard“-Rolle zugeordnet und
- diese Gruppenmitglieder erhalten den Status "angefragt" bzw. "zu löschen".
Wenn ja, dann können wir keine automatische Zuordnung vornehmen. In diesem Fall:
- behalten Gruppenmitglieder ihre bisherige Rolle mit dem Präfix "(Veraltet)"
- bekommen Gruppenmitglieder den jeweiligen Status, der der aktuellen Kennzeichnung ("Anfrage" oder "Zu löschen") entspricht.
  - Beispiel 1: Es wurde eine Rolle mit der Bezeichnung "Zugang beantragt" angelegt und als "Anfrage" gekennzeichnet. Nach der Änderung haben Gruppenmitglieder dann die Rolle "(Veraltet) Zugang beantragt" und bekommen den Status "angefragt".
  - Beispiel 2: Es wurde eine Rolle mit der Bezeichnung "Bitte gleich löschen" angelegt, und mit "Zu löschen" gekennzeichnet. Nach der Änderung haben Gruppenmitglieder also die Rolle "(Veraltet) Bitte gleich löschen" und bekommen zusätzlich den Status "zu löschen".
  - Handlungsbedarf: Falls du möchtest, dass die neuen Zuordnungen automatisch vorgenommen werden, dann stelle bitte bis spätestens Dienstagabend, den 21.02. sicher,
    - dass es pro Gruppentyp nur genau eine Rolle mit der Bezeichnung "Teilnahme beantragt" gibt und nur diese als "Anfrage" gekennzeichnet ist und
    - dass es pro Gruppentyp nur genau eine Rolle mit der Bezeichnung "zu löschen" gibt und nur diese als "Zu löschen" gekennzeichnet ist.
    Selbstverständlich kannst du diese Anpassungen auch zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt manuell durchführen.

1.3 "Anfrage"-Rollen mit Berechtigungen

Ist für die Teilnahme an einer Gruppe eine manuelle Freigabe durch einen Leiter nötig und deren “Teilnahme beantragt”-Rolle sind Gruppen-interne Berechtigungen vergeben, behalten wir die Rolle so bei, wie sie aktuell ist und stellen für sie den Status "aktiv” ein, sodass die gegebenen Berechtigungen weiterhin greifen.

Habt ihr für Gruppen diese Bedingung aktiviert, dass eine manuelle Freigabe zum Eintreten in die Gruppe notwendig ist, deaktivieren wir diese Bedingung, damit auch neue Gruppenteilnehmer wie bisher sofort Berechtigungen erhalten.

1.4 Synchronisieren von Gruppenmitgliedern

Nutzt ihr das Sync-Modul, um eure Daten aktuell zu halten?
Wenn ja, ist für dich wichtig zu wissen, dass in Zukunft nur noch Gruppenmitglieder synchronisiert werden, deren Status "aktiv" ist.

2. Gruppenstatus

Der Gruppenstatus "In Prüfung" wird zukünftig "Entwurf" genannt und "Inaktiv" wird zu "Archiviert" ("Aktiv" bleibt unverändert).

Des Weiteren führen wir einen neuen Gruppenstatus “Beendet” ein, der eine Vorstufe zum Archivieren einer Gruppe bildet. Habt ihr eine Gruppe durch ein Abschlussdatum zeitlich begrenzt und dieses Datum wird erreicht, wird diese Gruppe in Zukunft automatisch auf den Status “Beendet” gesetzt. Damit wird die Anmeldung zu dieser Gruppe geschlossen und sie wird nicht mehr auf Gruppenhomepages und in den Gruppenvorschlägen (App) angezeigt.

Bis vor einem Jahr ließen sich noch weitere Gruppenstatus anlegen (z.B. "Pausiert"), die aber funktional wie aktive Gruppen behandelt wurden. Daher werden Gruppen mit selbst angelegtem Status auf "aktiv" gesetzt.

Habt ihr neue Gruppenstatus angelegt (sichtbar unter Gruppenfilter > Gruppenstatus)?

Wenn nein, dann besteht kein Handlungsbedarf.
Wenn ja, dann überprüfe bitte, ob diese Gruppeninformation beibehalten werden soll. In diesem Fall empfehlen wir, ein neues DB-Feld von der Kategorie "Gruppe" anzulegen.

3. Sichtbarkeitsstufen

Die Sichtbarkeitsstufen einer Gruppe, "Eingeschränkt", "Öffentlich" und "Versteckt" werden um eine weitere Stufe ergänzt: “Intern”. Personen, die ein ChurchTools-Benutzerkonto haben, können ohne weitere Berechtigungen die Gruppen mit der Sichtbarkeitsstufe "Intern" sehen.

4. DB-Felder und Gruppen-interne Rechte

Um DB-Felder und die Berechtigung zum Einstellen der Gruppen zu vereinfachen, entfernen wir in den Stammdaten des Moduls "Personen & Gruppen" alle DB-Felder, die ausschließlich zum Konfigurieren von Gruppen-Funktionalitäten benötigt werden.

=> Wichtig: DB-Felder, die zum Sehen und Bearbeiten von Gruppeninfos benötigt werden (z.B. Gruppentyp, Standort, Kategorie) sowie selbstangelegte DB-Felder bleiben unverändert. Damit greifen auch die Sicherheitslevel dafür weiterhin.
Es wird stattdessen 4 neue Gruppen-interne Berechtigungen geben, mit denen ihr Grundeinstellungen, Gruppeninfos, Gruppentreffen-Einstellungen und Follow-up-Einstellungen bearbeiten könnt. Jedes Gruppenmitglied, das die Berechtigung “Gruppeneigenschaften editieren” hat, erhält bei der Umstellung automatisch die neuen, oben genannten, Gruppen-internen Berechtigungen.

Wir von ChurchTools wünschen uns, dass diese Änderungen deiner Gemeinde einen großen Mehrwert bieten. Welche Fragen hast du noch dazu? Kommentiere einfach auf diesen Beitrag oder schreib an unser Support-Team.

sheikes

Die Änderung macht wirklich Sinn, finde ich gut.

Aber wie heißt denn die Tabelle mit dem Status und wie ihre Felder?
In der Tabelle cdb_group_type_role waren bisher die Rollen Teilnehmer usw. aber auch zu löschen hinterlegt. Teilnehmer und Leiter - also die eigentlichen Rollen - sind offenbar immer noch darin, nicht aber zu löschen usw. Finde ich soweit logisch, aber wo finde ich jetzt den Status?

In der Tabelle crp_group_person_month konnte ich dann für vergangene Monate sehen, welche Person in welcher Gruppe welche Rolle hatte - gibt es in dieser Tabelle nun auch den Status - und wenn ja, in welchem Feld?

davidschilling

@sheikes Den Status den eine Person in einer Gruppe hat findest du in der Tabelle cdb_gemeindeperson_gruppe in der Spalte group_member_status. Bisher ist das noch nicht in der Tabelle crp_group_person_month vorhanden. Das sollte dort aber noch ergänzt werden.

sheikes

@davidschilling

Ich habe einen AdHoc Report, der seit der Umstrukturierung der Gruppen nicht mehr funktioniert. Wenn die Tabellen cdb_group_type_role und crp_group_person_month nicht verändert wurden, verstehe ich aber eigentlich nicht, wo das Problem liegt.

Er basiert nur auf den beiden o.g. Tabellen, sowie den beiden Tabellen cdb_gruppe_tag und cdb_tag, über die ich die Auswertung auf Gruppen mit einem bestimmten Tag limitiere.

Andreas1992

Hallo,

Weiß mann schon in welchem Quartal dieses Groß Modul-Update kommen wird? Wir wären sehr daran interessiert.
Wir haben im Moment viele Anmeldungen für unsere Sommerfreizeiten laufen. Laut der Übersicht aus der YouTube-Demo würden viele Funktionen unseren Freizeitleitern helfen, die gewünschten Anforderungen der Mitarbeiter und Teilnehmer zu erfüllen.

Grüße

jziegeler

@andreas1992 wir sind gerade schon in einer closed-beta-phase. Eine open-beta soll es hoffentlich noch Ende diesen Quartals geben. Aber keine Garantie dafür

thommyb

@andreas1992 sagte in Gruppenmodul-Änderungen am 22.02.2023:

Wir haben im Moment viele Anmeldungen für unsere Sommerfreizeiten laufen. Laut der Übersicht aus der YouTube-Demo würden viele Funktionen unseren Freizeitleitern helfen, die gewünschten Anforderungen der Mitarbeiter und Teilnehmer zu erfüllen.

Kannst du mal zwei oder drei Beispiele solcher Anforderungen nennen? Meines Erachtens ist das neue Gruppenmodul vor allem ein kosmetisches Update. Aber vielleicht täusche ich mich ...

Andreas1992

Anforderungen im Sinne der Usability.
Hauptsächlich geht es um die Freizeitleiter. Diese Personen sind jedes Jahr und jede Freizeit andere Personen. Und die werden auch zu unterschiedlichen Zeitpunkten gefunden, sodass man nicht einfachso EINEN Crashkurs zu einem Termin anbieten könnte.

Die Herausforderung in unserer Gemeinde ist oft, dass Gelegenheitsnutzer ChurchTools am PC nicht nutzen wollen, weil "es mir zu kompliziert ist" oder "ich verstehe nichts vom Computer". De facto geht es darum, sich mit einer Software (oder UI) auseinandersetzen zu müssen. Teilweise ist die Eingabe von Benutzername und Passwort ein Stressfaktor für manche Leute
Deshalb sind wir froh, dass es jetzt die Smartphone-App gibt. Das senkt die Hemmschwelle in dieser "App-zentrierten Gesellschaft" schon sehr weit nach unten

Ich kann verstehen, dass die Freizeitleiter/Gelegenheitsnutzer etwas überfordert sind, wenn sie das Modul "Personen & Gruppen" zum ersten Mal sehen und ihre großen Freizeitgruppen handhaben müssen. Deshalb kommt oft die Anfrage: "Könnt ihr mir die Liste aller Mitarbeiter/Teilnehmer als Excel schicken?" und von unserem Support-Team wird das auch gerne so gemacht.
Der Nachteil ist natürlich, dass man die Leiter nicht technisch korrekt ausbildet und eigentlich sollte man nicht sofort einlenken.

Wir erhoffen uns mit dem neuen kosmetischen Update (Grundlage ist der YT-Livestream 2022):

Bessere und übersichtlichere UI-Struktur der Freizeitgruppe und kein "Erschlagen werden".
Einfachere & präsentere Bestätigung der Gruppenteilnahme (Status) => automatische Email mit "Willkommen in der Freizeit"
(Dieser Punkt wurde bisher komplett ignoriert, da er für Gelegenheitsnutzer nicht existent war, aber "Wer in der Tabelle ist, nimmt teil!").
Das neue Tabellenhandling mit Suchen/Filtern/Sortieren. Das wird auch in Excel oft benutzt.
Übersichtlicheres Anlegen von neuen Gruppenteilnehmern mit dem Formular durch die Freizeitleiter direkt im Gruppenmodul. Leiter melden gerne Leute an, die mit dem Online-Formular nicht zurechtkommen (weniger als 8% der Teilnehmer).
Übersichtlichere Handhabung der Anmeldungen/Wartelisten.
Ein Feature wurde sich in dem Kontext gewünscht. Bei den Freizeitanmeldungen der Mitarbeiter wäre es nett, wenn man weitere Restriktionen einbauen könnte. Bsp.: Es dürfen sich nur 12 Mitarbeiter für den Bereich Sport anmelden, 6 für die Küche, 8 für Kindergruppenleiter, 3 Basteln usw.
Ansonsten muss man dies aktuell manuell immer kontrollieren oder man erstellt Untergruppen. Aber das sprengt die Übersicht und Komplexität, wenn man das für jede Freizeit macht.
Was denkst du @jziegeler ? Wenn du es für interessant hältst, würde ich das wieder als separaten Feature Wunsch ins Forum stellen.

jziegeler

@andreas1992 dein letzter Punkt wird in der Form nicht drin sein, alles andere sollte mit Gruppen 2.0 abgedeckt sein