Ticket bzw. Aufgabenverwaltung in ChurchTools
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Hallo,
ich würde mir auch sehr eine Aufgabenverwaltung wünschen. Gibt es schon etwas dazu auf der Roadmap?
Danke! -
Würde mich auch interessieren, ob man sowas plant, oder zumindest in Zukunft in Erwägung zieht.
Die Nachfrage bei uns in der Gemeinde ist zumindest da. -
@hd das Ding hier ist so alt, dass doch längst jeder andere Wege gefunden hat. So scheint es zumindest bei uns zu sein...
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@andy andere als damals geschrieben, fände ich es mittlerweile auch echt praktisch, bestimmte Task, Prozesse und Tickets direkt in CT zu erstellen.
Sehe dabei aber viele andere Dinge, die erledigt werden sollten;)
Als Tipp: wir nutzen aktuell Feshdesk in der kostenlosen Version. Klappt echt super
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@michaelg habt ihr eine gewisse ankopplung?
wir verwenden osticket. irgendwann werden wir das mal mit LDAP anbinden. Osticket sieht nicht so cool aus, funktioniert aber gut.
Das lassen wir z.b. die Mail-Rückläufer reinlaufen, so dass die Korrektur in Osticket verfolgt werden kann.
Auch unsere churchtools admin-Mail kommt dort an.
Eine einfache Ankopplung könnte sein, in einem Gemeinde-Handbuch mailto:links einzutragen
Ich bin da immer noch ein bisschen hin-und her gerissen, ob ich das in CT haben möchte oder nicht. Im Grunde schon, aber es gibt andere Prioritäten.
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@bwl21 wir lassen seit jeher alle IT Tickets per Mail rein. Dann ging es in einen Teamskanal. Was einigermaßen gut geklappt hat, nur ging der Überblick verloren, wenn Zuviel gleichzeitig offen war.
Jetzt erstellt jede Mail ein Ticket (ging auch händisch, bei zb telefonischen Kontakt) und wir haben einen super Überblick mit Agent- und Gruppezuweisung.
Mein Gedanke bei CT war auch weniger ein IT-Ticketing zu ersetzen, sondern vielmehr etwas, das bereits da ist, auszubauen. Nämlich die Follow-ups. Für den Anfang ist es nett, aber eben doch wenig flexibel (man müsste sehr viel in den Stammdaten basteln und hat vermutlich immer noch nicht alles abgedeckt).
Es geht dann um so Sachen wie: Person möchte Kontakt zu Kleingruppen oder Seelsorge, Person will sich taufen lassen, ich will Person nachgehen, weil ich eine Frage habe, etc.
Diese Tickets müssten sich dann auch ganzen Teams anhängen lassen, nicht nur einzelnen Personen und es müsste ein besseres Notification-System geben.Ginge also alles in Richtung CRM
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@bwl21 Ja, das finde ich auch. Das Followup it m.E. zu starr. Und zugegebenermassen ein Helpdesk ist ein neues System, das viel Funktionalität mitbringt welches von der Mehrzahl der Gemeindemitarbeiter nicht genutzt und nicht verstanden wird.
Mein Traum geht in folgende Richtung.
Anwendungsfälle
- Besprechungsprotokoll: Eine Gruppe erstellt ein Protokoll mit Tagesordnung, Informationen, Beschlüssen, Aufgaben, Verantwortliche usw. um Besprechungen vorzubereiten bzw. Ergebnisse festzuhalten.
- Meine Aufgaben: Als Mitarbeiter habe ich eine automatisch aktualisierte Liste von Aufgaben, auch aus verschiedenen Protokollen
- Protokollauszug: Auszüge aus dem Besprechungsprotokoll können relevanten Arbeitsgruppen zugänglich gemacht werden.
- Aufgabenverfolgung: Ein Besprechungsverantewortlicher kann den Bearbeitungsstatus von Aufgaben abrufen.
- Kommentierung: Der Stand einer Aufgabe kann kommentiert werden, das Fälligkeitsdatum kann verändert werden.
- Teilaufgaben: im Text einer Aufgabe können checkboxen eingefügt werden, um den Bearbeitungsstand der Aufgabe schnell sichtbar zu machen.
- Besprechungsteilnehmer können Tagesordnugspunkte per E-mail an die "Besprechung" schicken
- Eine "Besprechung" könnte allgemeiner als Aufgabenliste aufgefasst werden, die eine E-Mail Adresse hat, und an die man Einträge schicken kann (z.b. Anforderung irgendetwas zu tun)
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Ansatz
- es gibt zwei Entities: Protokoll und Protokolleintrag
- Protokolleinträge werden im Kontext eines Protokolles erstellt, können aber auch in mehreren Protokollen eingeblendet werden
- Sichtbarkeit von Protokolleinträgen hängt an der Zuweisung zu Gruppen bzw. Einzelpersonen.
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Erfahrungen
Seit vielen Jahren mache ich dieses Verfahren mit Excel. Das funktioniert mit Excel aber nur in einem eingespielten Kreis, weil alle in der gleichen Datei arbeiten müssen, und die Konventionen in Excel strikt eingehalten werden müssen. Die protokoll-Übergreifende Aufgabenverfoltgung ist schwierig.
Wenn man so ein System hat, merkt man erst, wie viel Information hinten runterfällt, wie viele Beschlüsse gefasst, aber nicht umgesetzt werden ...
Daher muss man hinnehmen, dass Aufgaben auch durch Liegenlassen obsolet werden. Aber der Vorteil ist, man weiß welche Aufgaben liegen bleiben.
Soviel einfach mal um den Kopf zu leeren.
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@bwl21 verstehe ich und kann ich nachvollziehen. Wir haben hier einen Mix aus OneNote und Planner. ABER: dafür braucht es nicht notwendigerweise ChurchTools.
Der Reiz an CT ist, dass die Personen bereits sind und ich CT nutzen kann um Menschen zu helfen Jüngerschaftsschritte zu gehen.
Aber ja, dein Wunsch hat natürlich auch seine Berechtigung
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Was spräche dagegen, das ans Kalendermodul anzuhängen?
Als Vorbild habe ich CalDAV / ICal im Kopf, das sowohl die Verwaltung von Terminen als auch Aufgaben erlaubt.
Lt. https://jtx.techbee.at/ gibt der Standard sogar noch einiges mehr her, z.B. Protokolle mit resultierenden ToDos - das habe ich selbst aber noch nicht getestet. -
@bwl21 Ich finde deinen "Traum" super, und würde mich für diese Funktionalität in CT auch freuen.
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@Andy Also ich habe noch immer keine Lösung, die Gruppenübergreifend genutzt wird.
Leider bekomme ich Anrufe, Zettelchen, Emails und WhatsApp Nachrichten und muss daraus dann in meiner Freizeit Aufgaben machen die ich in dieser Zeit eigentlich schon gerne mal bearbeitet hätte.
Zu Aufgaben gibt es bei mir oft Rückfragen, die eigentlich ja neue Aufgaben an jemand anderes sind.
Aufgaben-Status: Neu, In Arbeit, On hold, Warten
Priorität, Ursprung, Start/Ende Datum, Verknüpfungen mit anderen Aufgaben.
Aus meiner kleinen Weltsicht also kein Wunder, dass das noch keiner angegangen hat bei ChurchTools.
