Email an Gruppen ohne in ChurchTools eingeloggt sein zu müssen



  • In unserer Gemeinde würde die Akzeptanz von Churchtools erheblich gefördert werden, wenn es möglich wäre, die einzelnen Gruppen über Email anzuschreiben, ohne sich dazu in Churchtools einloggen zu müssen. In der Zeit vor Churchtools haben wir dazu Emailverteiler händisch gepflegt, aber wir möchten diese Doppelpflege dringend vermeiden.

    Daher unser Featurerequest für Emailverteiler für einzelne Gruppen:

    Man sollte z.B. an tontechnik@meinegemeinde.church.tools schreiben können und der Server verteilt die Email automatisch an alle Gruppenmitglieder der Gruppe „Tontechnik“ in Churchtools (das entspricht dem Filter GRUPPE:"Tontechnik").

    Laut Auskunft des Supports ist diese Funktion technisch realisierbar.

    Wem würde dieses Feature auch helfen? Bitte um „Upvotes“.

    Grüße
    Tobias



  • @benutzername Dann bekommt ja jeder in der Gruppe eine Mail - bitte nicht!

    Wenn überhaupt, sollte man das auch manuell deaktivieren können.

    In welchem Szenario schreibt denn jemand an eine CT Gruppe, der kein CT hat?

    Über Stifter helfen lassen sich für Gemeinden kostengünstig oder sogar kostenlos (Web Version ist kostenlos soweit ich weiß) MS Office Lizenzen erwerben.

    Das nutzen wir und die Teams haben eigene Mail Adressen.



  • @Henric-Resa Wahrscheinlich ist das Anliegen von @benutzername, dass man sich nicht immer in CT einloggen muss, um eine E-Mail an ein Team zu senden, sondern dass man auch direkt eine E-Mail senden kann.


  • admin

    @rschi Ja sicher ... wobei das ja irgendwie fast ein Widerspruch in sich ist: "Die Akzeptanz von CT steigern, in dem man sich nicht anmelden muss."

    Aber wenn ich mich recht erinnere, dann gab es diesen Wunsch durchaus schon mal ... nicht mit dem "nicht anmelden müssen", aber mit einer Gruppen-E-Mail-Adresse inkl. Verteilung an die Gruppenmitglieder.



  • @Andy sagte in Email an Gruppen ohne in ChurchTools eingeloggt sein zu müssen:

    Ja sicher ... wobei das ja irgendwie fast ein Widerspruch in sich ist: "Die Akzeptanz von CT steigern, in dem man sich nicht anmelden muss."

    Da sehe ich keinen Wiederspruch. :-/

    Aber wenn ich mich recht erinnere, dann gab es diesen Wunsch durchaus schon mal ... nicht mit dem "nicht anmelden müssen", aber mit einer Gruppen-E-Mail-Adresse inkl. Verteilung an die Gruppenmitglieder.

    Da hast du recht, an einen solchen Wunsch (Gruppen-Mailadressen) erinnere ich mich auch. Wäre bei gewissen Gruppen vielleicht wirklich eine tolle Sache.



  • Für Mail-Server-Betreiber dürfte dieser Wunsch der Horror schlecht hin sein - und für die Gruppenmitglieder ggf. auch. Mit solch einem Feature wird ja quasi ein Open Relay geschaffen, über das man es den Spammern da draußen besonders leicht macht viele Menschen auf einmal zu erreichen. Von mir daher ein Down-Vote. Da möchte ich weder als Verantwortlicher den Kopf für hinhalten müssen noch als Gruppenmitglied mit jedem Mist zugemüllt werden.



  • @Henric-Resa pflegt ihr für jedes Team einen eignen Emailverteiler oder ein eigenes Postfach?



  • @Roland warum sollte das für Email Server Betreiber der Horror sein?



  • @Bernrado Wir haben über eigene Postfächer (diese kann man dann ja für mehrere Personen freigeben), wobei das nur bei wenigen Teams wirklich vorhanden ist.

    Konkret nutzt das nur unser Beamer Team und eben unsere IT als Postfach für Anliegen, die Support benötigen.

    Wie oben schon angesprochen, würde ich es gar nicht wollen, dass man einfach eine Mail an eine Gruppe schreiben kann :)


  • ChurchToolsMitarbeiter

    Da gibts ja auch noch andere Ideen, wie man Gruppen dynamisch kontaktieren kann ;)
    Wenn da eine Mail-Benachrichtigung dabei wäre?



  • @benutzername Im Moment lässt sich das über die MailChimp-Integration lösen. Allerdings muss dort jeweils ein Email zum Versand an einen Verteiler freigegeben werden, sodass sich die Funktion bei MailChimp eher für Newsletter eignet als für häufige Mails an den gesamten Verteiler. Da bin ich allerdings auch bei @Henric-Resa, dass das nicht wünschenswert ist, dass jeder dauernd an alle Mitarbeiter in einem Team mailt.

    Sinn machen würde es höchstens, MailChimp überflüssig zu machen und die Emailfunktion auszubauen. Dann könnte man festlegen,

    • wer das Recht hat an einen Verteiler zu mailen,
    • wer dazu eine Freigabe für jedes Mail braucht
    • und wer eben keine Freigabe dazu hat.

    Mailman hat z.B. so eine Rechtevergabe, bei Mailchimp ist sie nicht ganz so gut.



  • Ich würde es befürworten, wenn es Gruppen Mailverteiler gibt, die man auch außerhalb von ChurchTools ansprechen kann.

    Der Nachteil von ChurchTools Mails im Moment ist (was aber dem Datenschutz entspricht), dass man nicht sieht, an wen die Mail noch ging. Wenn man dann darauf antworten will, bekommen es die anderen Empfänger nicht mit. Man kann ChurchTools Mails mit mehrere Empfänger nur verwenden, wenn man keine Diskussion erwartet.

    Wir pflegen im Moment noch außerhalb von ChurchTools Gruppenverteiler, da sonst Diskussionenmails nicht möglich wären. Aber das ist halt ein manueller Prozess, deswegen wäre es gut, wenn es in ChurchTools integriert wäre.

    Als kleine Sicherheit könnte man ja einbauen, dass man nur an die Gruppen Mailverteiler schreiben kann, wenn die Senderemail Adresse zu einer Person in der Datenbank passt. Somit würde man schon einmal das spammen unterbinden.

    Außerdem kann man es ja vielseitige konfigurierbar machen:

    • Instanz weit: Gruppenverteiler erlauben oder verbieten
    • Instanz weit: wer darf darauf schreiben (Jeder, nur angelegte Benutzer, nur mit bestimmten Status, nur bestimmte Rolle, etc.)
    • Instanz weit: moderiert oder sofort

    Wenn Instanz weit erlaubt:

    • pro Gruppe: den Gruppenverteiler erlauben oder verbieten
    • pro Gruppe: wer darf darauf schreiben (Jeder, nur angelegte Benutzer, nur mit bestimmten Status, nur bestimmte Rolle, etc.)
    • pro Gruppe: moderiert oder sofort

    Nur weil es das Feature dann gibt, muss man es ja nicht verwenden. Deswegen ist ja so gut wie alles in ChurchTools konfigurierbar.


  • admin

    @MarkusP sagte in Email an Gruppen ohne in ChurchTools eingeloggt sein zu müssen:

    Man kann ChurchTools Mails mit mehrere Empfänger nur verwenden, wenn man keine Diskussion erwartet.

    du kannst doch wählen, ob du Bcc oder nicht verwendest.



  • @Andy und an welcher Stelle? Man kann doch nur einstellen, ob man die Email als BBC-Kopie selber erhalten möchte.



  • @MarkusP Wenn du auf "x Personen kontaktieren" klickst und dann bei "E-Mail erfassen" in die Einstellungen (Zahnrad) gehst, kannst du wählen, wie die E-Mails versendet werden sollen - ob "An" oder "Bcc".



  • @rschi ich finde hier nur die Option ob über den ChurchTools Mail-Verteiler, lokales Programm oder Export versendet werden soll... Suche auch eine Möglichkeit die weiteren Empfänger im CC zu sehen, am besten Benutzerübergreifend festgelegt.

    Gruß Daniel


  • admin

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  • @Andy danke für den Hinweis.
    Jedoch geht das nur, wenn man ein lokales Email Programm hat. Ich hatte das nie verwendet, weil die Meldung in Klammern bisschen irreführend ist. Dachte, das geht nur bei Windows PCs, also nicht bei Macs und Smartphones.


  • admin

    @MarkusP Nun gut, ich arbeite nur so ... also über lokalen E-Mail-Client (kein Windows!). Aber stimmt, über den CT-Mailer geht das dann wohl nicht.



  • @Andy wäre doch auch was für den CT-Mailer?



  • @MarkusP Wie sollen denn Berechtigungen in ChurchTools greifen, wenn man ausserhalb von ChurchTools Mails verschickt?



  • @abolay wenn du eine E-Mail an einen Gruppenverteiler schreibst, dann wird diese E-Mail ja erst an den ChurchTools Email Server geschickt und dieser Server verarbeitet dann deine E-Mail. Der checkt vorher, von wem die Email kommt. Anschließend wird deine E-Mail an die jeweiligen Personen geschickt.

    Das ist das gleiche System, wie bei jedem anderen Email Server auch. Wenn du an einen Verteiler schreibst, geht das ja nicht direkt an alle Email Adressen, sondern die Email landet auf irgendeinen Email Server, der dann je nach eingestellten Regeln entscheidet, was zu tun ist.



  • Hallo zusammen, leider habe ich noch keine Emailbenachtigungen von diesem Forum bekomme und deswegen den Anschluss etwas verpasst. Passt ja zum Thema. ;)

    Zur Akzeptanz: wir haben nicht nur Digital Natives in der Gemeinde die sich darauf freuen eine neue Webseite oder App auszuprobieren. Seit Jahren verwenden wir externe Emailverteiler für die diversen Dienstgruppen (über 1und1 angelegt) in der Gemeinde und das funktioniert blendend. Die Möglichkeit schnell eine Email zu schreiben ist für uns unschlagbar. Da brauche ich keine extra App, kein Passwort und muss auch nicht unterwegs über eine schlechte Datenverbindung eine Webseite laden.

    Mit der Einführung von CT möchten wir die externen Emailverteiler aufgeben, um nicht doppelt pflegen zu müssen. MailChimp kommt nicht in Frage wegen des Datenschutzes. Wenn ich meine Mitgliederdaten schon rausgebe, dann soll die Verarbeitung bei einem Anbieter, auf deutschen Servern und ohne Tracking geschehen. Da brauche ich nicht keinen amerikanischen Dienstleister inkl. Trackingpixeln in der Loop.

    Wir haben übrigens nie Spam auf unsere externen Verteiler bekommen. Die Sorge vor Spam oder vor Email sollte eigentlich kein Argument gegen dieses Feature sein – lässt sich ja wie von @MarkusP beschrieben alles konfigurierbar machen.

    @simonruehl Wenn ich die Diskussion in Gruppen dynamisch kontaktieren richtig verstehe, läuft das auf die Verwendung der CT App oder Nextcloud Talk hinaus. Wenn es dazu eine Emailbenachrichtigung (oder Zusammenfassung) gibt, sind zumindest die Nicht-App-Nutzer nicht abgehängt. Aber aktiv beteiligen können sie sich deswegen noch nicht, oder?



  • @MarkusP super Beschreibung. Genauso etwas brauchen wir.



  • @benutzername das wäre genial. Denn die Pflege von separaten Emailverteilern ist mühsam und widerspricht unserem Prinzip der mehrfachen Datnepflege.



  • @benutzername
    Auch wenn manch andere Gemeinden dieses Problem offensichtlich anders lösen als wir, oder überhaupt kein Problem haben, wir stehen hier vor einer Herausforderung. Denn all unsere Teams sind es bisher gewohnt sowohl innerhalb der Teams, als auch die anderen Teams unkompliziert über Team-Email-Verteiler erreichen zu können. Da wir unsere bisherige Lösung durch ChurchTools sauber ersetzen werden, fällt diese Email-Verteiler-Funktion komplett weg.


  • ChurchToolsMitarbeiter

    @benutzername sagte in Email an Gruppen ohne in ChurchTools eingeloggt sein zu müssen:

    @simonruehl Wenn ich die Diskussion in Gruppen dynamisch kontaktieren richtig verstehe, läuft das auf die Verwendung der CT App oder Nextcloud Talk hinaus. Wenn es dazu eine Emailbenachrichtigung (oder Zusammenfassung) gibt, sind zumindest die Nicht-App-Nutzer nicht abgehängt. Aber aktiv beteiligen können sie sich deswegen noch nicht, oder?

    Im Idealfall kann unser Feature alles ;)
    Aber ich kann dir dazu wirklich noch nicht sagen, was realistisch ist. Es gibt auf jeden Fall schon was im Alpha-Status, aber wie schnell das wirklich fit für ein Stable ist und welche Funktionen es dann haben wird... da müsst ihr euch leider gedulden.

    Kennt ihr unseren Blog-Artikel zur Zukunft der App?
    Zitat: "Bessere Kommunikationsmöglichkeiten: Die E-Mail hat bei der jüngeren Generation längst ausgedient. Hier wollen wir andere Möglichkeiten der Kommunikation bieten."



  • @simonruehl sagte in Email an Gruppen ohne in ChurchTools eingeloggt sein zu müssen:

    Zitat: "Bessere Kommunikationsmöglichkeiten: Die E-Mail hat bei der jüngeren Generation längst ausgedient. Hier wollen wir andere Möglichkeiten der Kommunikation bieten."

    Ich kann gut verstehen, dass die Email heute schwerfällig scheint. Ein großes Argument FÜR die Email ist in meinen Augen aber, dass sie ein offener, dezentraler Standard ist. Sprich, ich kann mich selbst entscheiden, wo ich mir eine Emailadresse anlegen möchte (oder ob ich mir einen eigenen Server aufsetze) – und dann kann ich mit jedem anderem, der diesem Standard entspricht, kommunizieren – egal welche App oder Webseite er verwenden möchte.

    Die gängigen aktuellen Alternativen sind geschlossene und proprietäre Systeme (Whatsapp, Facebook, Insta, Skype und Co.) und je mehr Leute sie verwenden desto größer der Druck für den Rest teilzunehmen. Selbst wenn es eine App von Churchtools ist, dann nötige ich die Leute diese App zu installieren. Wer das „falsche“ OS auf dem Handy hat oder kein Smartphone besitzt, oder sich keine proprietären Apps installieren möchte, deren Quellcode nicht offengelegt wird, schaut in die Röhre.

    Als zeitgemäße dezentrale Alternativen für die Email, die auch einem offenen Standard folgen, fallen mir z.B. XMPP oder Matrix ein. Nextcloud Talk ist sicher ein Schritt in die richtige Richtung (XMPP ist auf der Roadmap).

    Aber bis sich eine neuer Standard in der Welt etabliert hat, den ich den Leuten zumuten kann, werden wir um die Unterstützung des aktuellen offenen und dezentralen Standards (=Email) nicht herumkommen.


  • ChurchToolsMitarbeiter

    @benutzername sagte in Email an Gruppen ohne in ChurchTools eingeloggt sein zu müssen:

    Aber bis sich eine neuer Standard in der Welt etabliert hat, den ich den Leuten zumuten kann, werden wir um die Unterstützung des aktuellen offenen und dezentralen Standards (=Email) nicht herumkommen.

    Das ist uns bewusst und wird sicherlich auf irgendeine Weise berücksichtigt werden.



  • (Kopiert aus anderem Thread, da inhaltlich ähnlich)

    Wir haben bisher Mailverteiler und Mailweiterleitungen, die über unsere Webseite verwaltet werden.
    Zum Beispiel geht die Adresse pgr@... an den Leiter des Pfarrgemeinderats und alle.pgr@... an alle Pfarrgemeinderatsmitglieder. Die Adressen stehen z.B. auf der Webseite.

    Nun würde ich diese Verteiler am liebsten auch gerne in ChurchTools verwalten. Die Adresse müsste also auf eine Gruppe, eine Person oder eine Funktion (Leiter von ...) weitergeleitet werden.

    Als Zusatzfeature wäre noch denkbar, dass Mails nur verschickt werden, wenn der Absender bestimmte Bedingungen erfüllt (z.B. Absenderadresse ist in Zielgruppe).

    Bin ich der einzige, der so ein Feature braucht?



  • @ThomasW Nein du bist nicht der einzige, das ist auf jeden Fall sinnvoll und wünschenswert und wird hoffentlich relativ hoch priorisiert bearbeitet :-)


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