Gottesdienstanmeldungen

DJSudermann

Bei uns wird zur Zeit in Erwägung gezogen, weiterhin einen Gottesdienst abzuhalten und diejenigen einzuladen, die alleine zuhause wohnen, da sie kaum Gemeinschaft haben. Und je nachdem wie viele das sind, evtl noch Familien, da diese zusammen sitzen dürfen. Dadurch, dass wir einen sehr gut laufenden Livestream haben, wären mehrere Gottesdienst pro Tag unserer Meinung (Techniker) zu aufwändig. Mal gucken, was die Leitung heute Abend beschließt.

Bernd

@hbuerger : Ich teste gerade die Optionen für die Gruppenanmeldung einer Familie. Wenn die Teilnehmeranzahl begrenzt ist und über eine Familienanmeldung mit Kinder und Partner die Anzahl der Teilnehmer überschritten wird, dann kommen die überzähligen Anmeldungen nicht in der Gruppe an. Es gibt leider auch keine Info an den Leiter der Gruppe oder an den Haupt-Anmeldenden, dass einige Anmeldungen nicht erfolgreich waren
Das ist Bug, oder hab ich was übersehen?

jpawellek

Hi @Bernd

Vielen Dank fürs Testen und fürs Berichten! Tatsächlich ist das ein Bug, den ich bei meinen eigenen Tests bestätigen konnte. Wir arbeiten bereits an einem Bugfix.

Ortwin

Die Idee mit den öffentlichen Gruppen kam mir heute auch, als ich hörte dass unsere GL beschlossen hat, ab demnächst Gottesdienste mit Teilnahmebeschränkungen durchführen zu wollen. Bisher haben wir öffentliche Gruppen noch nicht im Einsatz. Konnte bisher niemand davon überzeugen, dass wir das sinnvoll nutzen können. Das ist die Chance ;).
Was ich mich noch Frage, und vielleicht hat da jemand eine Idee, ist eine Art Warteliste einzurichten.
Also wenn alle z.B. 50 Plätze vergeben sind, gibt es noch 10 auf der Warteliste, die dann nachrücken, wenn jemand absagt (und ggf. informiert werden).
Ich könnte natürlich einfach eine zweite Gruppe einrichten, aber das führt bei Abmeldungen ja dann dazu, dass jemand anderes sich an der Warteliste vorbei anmelden kann.
Schick wäre dass man für weitere x Leute eine andere Rolle vergeben könnte. (aber das ist eher ein FR als eine Frage, vielleicht gibt es ja eine bestehende schöne Lösung)
LG
Ortwin

hbuerger

@Ortwin Hier kommen mir 2 Ideen.

1. Anmeldung schließen

Möglichkeit 1 wäre man stellt für eine Gruppe eine max Teilnehmeranzahl ein und wenn 50 Leute drin sind, dann kann sich keiner mehr anmelden.

Hier gibt es dann keine Warteliste, aber man kann sicher sein, dass sich nicht mehr Leute anmelden, weil die Anmeldung automatisch geschlossen ist.

2. Warteliste á la "Teilnahme beantragt"

Um eine Warteliste zu realisieren könnte ich mir folgendes Vorgehen vorstellen:

Richte eine Gruppe ein für Gottesdienstbesuche, aber ohne max Teilnehmeranzahl. Die Anmeldung wird nicht automatisch akzeptiert, sondern die Teilnehmer bekommen die Rolle "Teilnahme beantragt". Diese Rolle dient nun als Warteschlange. Die Teilnehmer die kommen dürfen bekommen dann die Rolle "Teilnehmer".

Die Anmeldung bleibt weiterhin offen für alle, aber man hat eine Kontrolle wie viele kommen dürfen.

Zweitens, woher wissen die Teilnehmer, dass sie kommen dürfen? Automatische Mails.
Richtet für die Rollen "Teilnahme beantragt" und "Teilnehmer" zwei Automatisch Mails ein. Diese Mails gehen dann an die Personen raus, sobald sie die Rollen bekommen (also, wenn sie sich anmelden, oder wenn die Rolle sich ändert).

Darin könnte dann (1) stehen "Hey, danke für die Anmeldung. Du stehst auf der Warteliste" und (2) "Juhu, du darfst kommen". So wissen, die Teilnehmer, dass Sie nicht mehr auf der Warteliste stehen.

Ortwin

@hbuerger Ja,so könnte man es machen. Danke für Deine Ideen!

jziegeler

hier nun auch noch passend zum Thema unser erster Artikel einer Serie: https://blog.church.tools/blog/gottesdienste-mit-teilnehmerbeschraenkungen-teil-1-anmeldung-und-warteliste/

feg-lb

@jziegeler vielen Dank, sehr hilfreich!

ccsiegen

@hbuerger Danke für die Ideen. Ich habe das jetzt mal getestet, allerdings habe ich das Problem, dass zum einen bei den Gruppeninformationen die aktuelle Teilnehmerzahl nicht sofort aktualisiert wird und daher die verlässliche Übersicht fehlt, wie viele Teilnehmer die Gruppe tatsächlich hat. Zum anderen finde ich es problematisch, dass erst beim Speichern der Statusänderung von Teilnahme beantragt zu Teilnehmer eine Warnmeldung zur Überschreitung der Teilnehmerbegrenzung erscheint. Dann ist das Kind schon in den Brunnen gefallen, denn die automatische E-Mail mit der Bestätigung der Teilnehmerschaft geht raus und der Status der Person wird zu Teilnehmer geändert. Diese Umstände machen uns die Umsetztung sehr schwer, weil wir so wie es aussieht, sonntags drei Gottesdienste mit Begrenzung auf etwa 140 Teilnehmer planen müssen

hbuerger

Der zweite Teil ist jetzt auch online https://blog.church.tools/blog/gottesdienste-mit-teilnehmerbeschraenkungen-teil-2-checkin-und-dokumentation/

@ccsiegen Im Blog Post habe ich ja beschrieben, dass man ohne die max. Teilnehmerzahl arbeiten kann, weil wenn die Zahl erreicht ist dann schließt sich die Anmeldung automatisch, das wollte ich in meinem Use-Case verhindern.

Das sich die Anzeige nicht sofort aktualisiert, damit meinst du, dass nachdem du eine Person zum Teilnehmer gemacht hast, in der Gruppen-Info-Box bzw. in der Tabelle die Zahl sich nicht aktualisiert, oder?

Ja, das ist ungünstig. Aber ich meine man sieht ja vorher 10 Leute sind schon Teilnehmer, ich darf maximale 12 rein lassen, dann kann ich auch nur 2 Leute zu Teilnehmern machen. Da muss man etwas Kopfrechnen können

Und selbst wenn, nach einem Neuladen der Seite wäre die Zahl aktuell. Also ich nehme das gerne mit auf, aber sehe ich jetzt nicht als riesen Problem an.

Schlimmer ist es, dass die Mail rausgeht bevor die Meldung kommt. Das ist wirklich ungünstig. Auch das nehme ich auf. Danke fürs melden

hbuerger

Sry ich muss mich etwas korregieren. Ich hab mir die Meldung in ChurchTools erst angeguckt, nachdem ich die Antwort geschrieben habe. Die Meldung die du siehst bezieht sich ja nur auf die Anmeldung. Also ChurchTools warnt, dich dass nun keine Anmeldung mehr möglich ist.

ChurchTools verbietet allerding nie, dass du weitere Teilnehmer zur Gruppe hinzufügst. Wie du als Organisator deine Gruppe verwaltest ist dir überlassen. Du kannst natürlich mehr Leute hinzufügen, also die max. TN Anzahl erlaubt. Aber dann solltest du dir auch sicher sein, dass du das willst. Die max. TN Anzahl ist vor allem für die Anmeldung über das Formular gedacht.

silvias1963

Hallo, eine kurze Rückfrage!
In dem Blog zur Anmeldung zum Gottesdienst ist eine Ansicht der Gruppenhomepage, wo als "Gruppenbild" die Karte zu sehen ist. Ich finde die Stelle nicht, wo ich das einstellen kann. Kann mir jemand helfen?
LG, Silvia
PS: Vielen Dank für die beiden Blogeinträge. Ich habe es genau so "nachgebaut".

hbuerger

Ich gehe davon aus, dass du diesen Screenshot meinst. Nur damit das Wording klar ist. Die Gruppenbilder sind die drei kleineren Bilder unter der Karte.

Die große Karte darüber ist eine Einstellung der Gruppenhomepage. Du kannst, wenn du die Gruppenhomepage bearbeitest, in der rechten Seitenleiste die Einstellung dazu finden um die Karte anzuzeigen.

Auf der Karte werden die Treffpunkte der Gruppen angezeigt. Also stell auch sicher, dass die Treffpunkte gepfelgt sind und auch valide Adressdaten haben.

silvias1963

@hbuerger Danke!

metowa20

@hbuerger Vielen Dank. Ich arbeite mich auch gerade in diese spezielle Thematik ein. Ein paar Fragen haben sich noch ergeben. Darf ich diese hier einfach in der Reihe stellen?

Kann ich das Anlegen der Gruppen pro Sonntag evtl. etwas beschleunigen, in dem ich irgendwelche Vorlagen verwenden kann? z.B. als Basis eine bereits erstellte Gruppe? Ansonsten sind es schon einige Klicks pro Gruppe: Ort, Uhrzeit, Zielgruppe, die ganzen Anmeldeinformationen, Zusätzliche Felder, Gruppentreffpunkt usw.
Wo wird eingestellt, welche Rolle jemand bekommt, der sich über das Anmeldeformular anmeldet?
Die Adresse unseres Gruppentreffpunktes liegt in der "Karte" ca. 1km daneben. Kann ich das irgendwie korrigieren?
In dem Screenshot der Gruppenhomepage steht über dem Titel jeder Gruppe nochmal in klein "Gottesdienst". Wo kommt dieser Wert her?
Wenn ich in den automatischen Emails ein Datum verwende, dann muss ich für jede "Gruppe", also Gottesdienst, dann die automatischen Mails separat konfigurieren? Oder muss ich das sowieso, weil der automatische Mailversand sowieso an die explizite Gruppe gekoppelt ist?
Könnte man ier evtl. auch Vorlagentexte verwenden? So dass das erstellen der Texte ein wenig flotter von der Hand geht?

Ich hoffe, dass unsere Gemeinde dann den Worklflow in Churchtools für die Anmeldungen überzeugend findet und wir das dann dafür nutzen können...

LG

jziegeler

@metowa20 hier ein paar Antworten zu deinen Fragen:

es gibt am unteren Rand einer Gruppe ein Kopieren-Icon
über Einstellungen in der Gruppe kannst du die Anmeldung zur Gruppe konfigurieren, ob sie sofort wirksam wird oder ob eine Freigabe notwendig ist. Je nachdem wird die Rolle, die in den Stammdaten unter Gruppentyp-Rollen definiert ist vergeben:
Die Treffpunkte werden eigentlich exakt nach der Adresse dargestellt. Vielleicht noch mal neu speichern?
Das ist die Gruppenkategorie
Beim kopieren einer Gruppe kannst du angeben, ob die automatischen Mails auch kopiert werden sollen, wenn welche definiert sind

Ich hoffe das hilft dir weiter beim Einrichten.

metowa20

@jziegeler Vielen Dank, das ist ja echt super. Das spart absolut Zeit...

Dann muss ich nur noch die Angaben zum Datum in den automatishen Mails jeweils nach dem Anlegen anpassen. Das ist überschaubar.

Das mit der Adresse und der Anzeige in den Karten, das ist definitiv so, dass die Anzeige nicht richtig ist. Ich denke, ich schreibe das mal dem Support, da ist das vermutlich besser aufgehoben.

LG

jziegeler

@metowa20 die Karte können wir uns dann im support direkt anschauen, löst das Problem vielleicht schneller ...

metowa20

Eine Frage betrifft noch das Checkin: Im Checkin kann ich die Personen ja nicht filtern, d.h. es werden alle Personen angezeigt, unabhängig von der Rolle. Also auch alle, die auf der "Warteliste" stehen.
Es sollte aber schon irgendwie kontrolliert werden, dass:
a) die Anzahl der Personen nicht überschritten wird
b) die Person, die vor mir steht, auch auf der Gästeliste steht

Nun kann die Person, die den Checkin vornimmt, zumindest im Gruppenfeld sehen, wieviel Personen schon eingecheckt sind. Aber sie hat keine Kontrolle darüber, ob die Person, die eingecheckt wird, auch auf der Gästeliste steht.

Wie kann das gelöst werden? Ohne jetzt wieder eine extra Liste vorher zu drucken?
Das wäre doch gerade der Charme auch des Checkin, dass ein Mitarbeiter die Gäste begrüßt, mit einem Tablet unter dem Arm, und dann die Leute gleich eincheckt, und dabei jederzeit die Kontrolle über Anzahl und Gästeliste hat.

LG

silvias1963

@metowa20 Hallo,
Zu Punkt 3: Bei uns wird in der Karte die Adresse ungenau angezeigt, wenn an der Hausnummer noch ein Buchstabe hängt, also z. B. "23 a". Hier darf kein Leerzeichen zwischen der Zahl und dem Buchstaben sein, sonst wird es falsch dargestellt. (Das widerspricht leider den Regeln von DIN 5008 von Formatierung von Adressen. Da gehört eigentlich ein Leerzeichen zwischen!)
Ist das bei euch vielleicht der Fall?
LG, Silvia