Beispielhafter Workflow

[Andy]

Bei uns gibt es die Verabredung, dass Gruppenleiter bestimmter Gruppentypen grundsätzlich eine gemeindliche E-Mail-Adresse verwenden sollen.

An diesem Beispiel möchte ich mal einen Workflow beschreiben, wie er mit den ChurchTools umgesetzt werden kann.

Das Sekretariat wird z. B. vom Bereichsleiter über einen neuen Gruppenleiter in Kenntnis gesetzt. Dort wird dieser dann dem Merkmal/der Gruppe 'FCG-Mail' mit der Rolle 'Teilnahme angefragt' hinzugefügt.

Der neue Leiter erhält eine automatische Mail mit der Information, dass er ein Gemeindepostfach erhält, ihm das Kennwort in den nächsten Stunden per SMS zugestellt wird und dass er eine Anleitung zur Einrichtung des Postfachs (PC, Tablet, Smartphone oder ggf. Webmail) in einem nun für ihn freigebenen Wiki einsehen kann und ein entsprechendes Merkblatt dort zur Kenntnis nehmen soll.

Der IT-Leiter erhält eine automatische E-Mail über das einzurichtende Postfach. Hat der IT-Leiter seine Aufgaben erledigt (Postfach eingerichtet, Password per SMS zugestellt) und die Rückmeldung des neuen Leiters, dass er die Adresse in Benutzung hat, dann setzt er die Rolle in der Gruppe/dem Merkmal 'FCG-Mail' auf 'Teilnehmer'.

Das Sekretariat wird automatisch per E-Mail darüber informiert und weiß, dass der Auftrag erledigt ist und der neue Leiter künftig über eine gemeindliche Mailadresse erreicht werden kann. Die neue E-Mail-Adresse wird nun noch in den Stammdaten hinterlegt und der Vorgang ist abgeschlossen.