Workflow Diensteinteilungen

metowa20

Ich frage mich gerade, welcher Workflow zur Einteilung von Diensten in CT wohl am geeignetsten ist.
Bisher, in der Prä-ChurchTools-Zeit lief das im Prinzip so, dass der Leiter eines Dienstes monatlich eine Mail an alle Mitarbeiter eines Dienstes verschickt hat, um die terminlichen Möglichkeiten abzufragen. Später hat der Leiter dann darauf basierend eine Einteilung vorgenommen und diese in einem Dienstplan kommuniziert.

Wenn ich das bisher richtig verstanden habe, ist diese Form der Planung in CT nicht so direkt realisierbar.
Es hängt sicherlich auch damit zusammen, wie Events angelegt werden. Bei uns werden sie bis zu einem halben Jahr im Voraus angelegt, jedoch kann man ja nicht für ein halbes Jahr im Voraus bereits die Dienste anfragen.

Daher würde mich mal interessieren, wie andere Gemeinden das mit ChurchTools so lösen. Welchen Workflow habt ihr etabliert?

hallo144

Im Wesentlichen ist das bei uns so:

Die Events werden normalerweise für ein ganzes Jahr im Vorraus angelegt.
Dann können die Teamleiter ihre Leute einteilen. Wie genau das geschieht ist je nach Team unterschiedlich, aber normalerweise wird nicht vorher rumgefragt, wer wann Zeit hat.
Variert wird da bei uns:

Modus des Einteilens: Einfach Alphabetisch, irgendwie sinnvoll (z.B. bestimmter Techniker bei einer Band), zufällig mit Zauberstab
Art
- Vorschlagen: Die einzelnen Mitarbeiter können dann entweder zu- oder absagen und die Teamleiter suchen Ersatz. Das wird eher bei kleinen Team genutzt.
- Zusagen: Sie können nicht absagen, sondern müssen tauschen (es also selber organisieren). Die meisten größeren Teams sind so organisiert.
Zeitraum: zwischen wenigen Wochen vorher bis zu mehreren Monaten

Zusätzlich können Mitarbeiter ohne noch ihre Abwesenheiten in CT eintragen und werden dann für diese Termine nicht gar nicht erst angefragt, falls sie das nicht tun, müssen sie halt selber tätig werden und tauschen.

Oder Mitarbeiter tragen sich selbst für freie Termine ein. Das ist bei uns theoretisch möglich, wird aber fast nicht genutzt.

Man ist also ziemlich flexibel und kann für jedes Team einen passenden Workflow finden. Es spricht auch nichts dagegen, die Verfügbarkeiten vorher (außerhalb von CT) abzufragen. Das wäre mir also Teamleiter einfach nur zu aufwendig.

metowa20

Vielen Dank schon mal. Ich sehe, dass das in CT grundsätzlich anders herum funktioniert oder gedacht ist, als wie wir es bisher handhaben.
Wir haben momentan noch ein etwas älteres Verwaltungstool im Einsatz, ebenfalls webbasiert, von dem wir aber aus verschiedenen Gründen weg wollen bzw. müssen.

Wenn ich mal beim konkreten Fall für die Technik bleibe, dann ist das bei uns so, dass wir 5 Mitarbeiter für die Tontechnik und 5 für den PC haben. Da hier Leute mitnichten jeder an jedem Sonntag kann, läuft das bei uns momentan noch so, dass alle Techniker monatlich eine kurze Mailanfrage aus dem Tool heraus bekommen, dort ist ein Link eingefügt, und jeder kann mittels dieses Links eine Art Übersicht aufrufen, in die er sich an den Terminen, an denen er kann, einträgt. Bis hierher vom Prinzip wie bei doodle, nur dass ich nicht jedesmal neue Umfragen erstellen muss, sondern nur diese Email anstoße.

Wenn ich mich als Leiter dann in das Tool einlogge, sehe ich in der Dienstabteilung sofort, wer sich wo eingetragen hat, und zwar mit Ja, (Ja) oder Nein. Mit einem Klick kann ich die Person dann einteilen und am Ende einen Dienstplan versenden.

Ich muss mich mal noch etwas mehr mit diesen Abwesenheiten beschäftigen. Momentan sehe ich hier mehr Aufwand, denn ein Mitarbeiter muss ja, wenn er z.B. nur an einem Sonntag Dienst machen kann, sich an drei Sonntagen eintragen, dass er nicht da ist, statt nur einmal anzugeben, wann er da ist.

Oder jeder trägt sich halt selber ein, first come first serve quasi

Mit der Möglichkeit, dass ich einfach mal einteile und die Mitarbeiter tauschen dann halt, da hab ich bisschen Sorge, dass es dann in eine Art TauschRausch ausartet, weil ich halt weiß, dass viele, z.B. durch Schichtdienste oder auch andere Verpflichtungen, einfach nicht jeden Sonntag zur Verfügung stehen.

Die Verfügbarkeiten im Vorfeld abfragen, und zwar integriert aus ChurchTools heraus, das wäre so genau mein Feature...

Aber mal sehen, man kann ja auch mal was ausprobieren...

metowa20

hab gerade einen dazu passenden Thread gefunden:
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