Gottesdienstanmeldungen

metowa20

@andrea-schulz Danke für den Aufbau-Versuch
Es tut ja manchmal schon gut wenn man mal was losgeworden ist.
Zu eurem Setup: Das heißt eure Gottesdienstbesucher, die schon bekannt sind, haben alle einen Churchtools-Login? Und sie loggen sich in CT ein und danach "melden" sie sich zu einer Gruppe (Gottesdienst) an?

Das mit dem Telefon werde ich mit unserem Pastor noch besprechen, was da für uns praktikabel und einfach umzusetzen ist.

Es war jetzt auch die Formulierung im Anmeldeformular "Gruppenanmeldung" eine so große Barriere, dass Leute sich nicht angemeldet haben, weil sie nicht wussten, was das soll.
Dadurch, dass die Bezeichner in den Formularen aber nicht anpassbar sind, ist es halt dann so

LG

andrea.schulz

@metowa20 Ja genau. Die Gottesdienstanmeldung kommt bei uns erst nach der Churchtool Anmeldung.

Auf der Startseite steht in der roten Begrüssungsbox folgendes: Wir freuen uns dass wieder Gottesdienste in der EFG Großhadern stattfinden können. Auf der Startseite (Teilnahme beantragen Liste) könnt Ihr Euch für einzelne Gottesdienste anmelden. Aus aktuellem Anlass und um die Hygienevorschriften einzuhalten, ist die Teilnahmekapazität beschränkt. Bei Interesse und weiteren Fragen meldet Euch bitte unter ..... Hierüber erfahrt Ihr auch den aktuellen Stand zu den Kleingruppen und weiteren Gemeinde-Veranstaltungen.

Wir motivieren aber auch zur Nutzung der App. Das ist für die meisten leichter - Gottesdienst ins Suchfeld :-).

metowa20

@andrea-schulz Danke. Wir arbeiten uns irgendwie durch

Andy

@andrea-schulz sagte in Gottesdienstanmeldungen:

Die Gottesdienstanmeldung kommt bei uns erst nach der Churchtool Anmeldung.

Ich veröffentlicht die Gottesdienste also nicht via Gruppenhomepage auf der Website der Gemeinde?

Claudia

Hallo,
bei mir lässt sich die automatische Erstellung einer neuen Person, wenn sie sich anmeldet und die Person noch nicht existiert, nicht aktivieren. In den Einstellungen der Gruppe kann ich den Haken zwar setzen, dann erscheint allerdings nur die Auswahlbox "Status" und nicht die zwei weiteren. Speichere ich das ganze, ist die Einstellung nach kurzer Zeit wieder weg. Die Berechtigungen habe ich gesetzt, dass der Leiter Personen erstellen darf.
Muss ich noch etwas anderes einstellen?

Andy

@Claudia ich vermute, dass das ein Fall für den Support ist. Hast du evtl. bei den Stationen in den Stammdaten etwas geändert/gelöscht?

Claudia

@Andy ich hab den Support angeschrieben. Bei den Stammdaten habe ich nichts verändert. Mal sehen was bei rauskommt...

schpaik

Auch von mir erstmal ein großes Dankeschön für die Anleitung im Blog. Ich habe das heute nachgebaut und unserem Vorstand zum Testen gegeben und bis jetzt funktioniert das wie gewünscht. Allerdings habe ich auch noch keine Liste exportiert (und muss das hoffentlich auch nicht tun, denn das hieße ja...)

Bei der Anmeldung ist uns allerdings aufgefallen, dass bei der Anmeldung von Kindern das Geburtsdatum als Pflichtfeld abgefragt wird. Im Zuge der Datensparsamkeit sehe ich das kritisch und erkenne die Notwendigkeit nicht so ganz. Noch dazu, weil das Geburtsdatum der Kinder später in der Personenliste nicht auftaucht...

Kann mir jemand erklären, was der Grund für diese Abfrage ist bzw. wie ich das Geburtsdatum aus der Anmeldung entfernen kann?

jziegeler

Das Geburtsdatum ist insofern notwendig, als dass wir verifizieren müssen, ob das Kind nicht schon zu alt ist um seine eigene Zustimmung zum Datenschutz und so weiter zu geben. So ist die aktuelle Implementierung, wenn das nicht notwendig erscheint oder gewünscht ist bitte einen neuen Post aufmachen und dort diskutieren.

Denis Gelb

Moin. Ich hab ne Frage zu den Gruppenformularen.... ich habe die Beziehungen von Ehepaaren und Kindern gepflegt, aber im Formular werden nur die Ehepartner vorgeschlagen. Woran liegt das?

jziegeler

@Denis-Gelb haben die Kids ein Geburtsdatum eingetragen, welches unter 16 Jahren ist?

hbuerger

@mafe sagte in Gottesdienstanmeldungen:

In unserer Stadt müssen wir nicht nur dokumentieren, wer bei welchem Event war, sondern auch auf welchem Platz er gesessen hat...

Wow das sind ja krasse Vorschriften. ChurchTools ist nun kein Ticket-System um Platzkarten zu verkaufen. Ich denke das ist klar

Ich würde hier wohl manuell Hand anlegen und ein weiteres textuelles Gruppenfeld erstellen und die Platznummer einfach zu Teilnehmer in der Gruppe eintragen. Dann sind alle Infos in der Gruppe und wären auch gleich im Gruppenexport enthalten.

Nico Vogel

Moinsen, ich finde die Idee per Gruppen die Gottesdienstanmeldungen zu lösen auch nicht schlecht, jedoch finde ich für die älteren Leute ist es etwas kompliziert. Denn man muss bevor man sich anmelden kann ja eine E-Mail angeben, die jedoch nicht jeder hat besonders unter den etwas älteren Mitgliedern. Da wäre es praktischer würde sich direkt ein Anmeldeformular öffnen und die Angabe der E-Mail wäre optional. Oder was meint ihr?
Derzeit lösen wir das über Doodle, wo die Leute einfach nur Vornamen und Nachnamen angeben und die jeweilige Zeit auswählen müssen, nur finde ich das besonders in Verbindung mit dem Check-In Modul per Churchtools dies zu lösen schöner.

LG Nico

Denis Gelb

@jziegeler wir haben alle möglichen Altersgruppen, von kleinen 4-jährigen bis hin zur Volljährigkeit aber es wird absolut gar kein Kind vorgeschlagen.... müssen die Eltern ein Recht haben die Personen zu sehen?

metowa20

@Nico-Vogel Hallo Nico,ich schreibe dir mal meine Erfahrungen damit. Jede Gemeinde "tickt" aber auch andes, das sollte also immer im Hinterkopf behalten werden.

Da wäre es praktischer würde sich direkt ein Anmeldeformular öffnen und die Angabe der E-Mail wäre optional.

Vielleicht praktischer, ja. Aber die Funktion muss immer auch gegen andere Aspekte abgewogen werden. In diesem Fall wird über die vorgeschaltete Mailabfrage ein Missbrauch von Mailadressen recht zuverlässig verhindert, weil sich eben nur der anmelden kann, dem die Mailadresse auch gehört.
Leute, die keine Mailadresse haben, melden sich direkt bei der verantwortlichen Person, also dem dedinierten "Leiter" dieser Gruppe. Der trägt sie dann für den Gottesdienst ein.

Ansonsten ist, wie schon an anderer Stelle genannt, Churchtools ein gewachsenes Produkt und bietet nicht für alle Aspekte eine immer optimale Lösung.
Das, was du suchst, wäre vielleicht bei wo2odermehr.de schnell und unkompliziert machbar.

Mit folgenden "Problemen" bem Konzept zur Gottesdienstanmeldung über Churchtools muss gerechnet werden:

Leute scheitern, weil sie mit der Formulierung Gruppen-Teilnahme beantragen nicht klarkommen. Sie denken, sie sind falsch.
Personen ohne Mailadresse werden von ihren Kindern oder Enkeln angemeldet, natürlich dann mit der Mailadresse der Person, die sie anmeldet
Partner melden ihre ganze Familie über die selbe Mailadresse an. Hast du die Option Es soll eine neue Person erstellt werden, wenn sie noch nicht existiert aktiviert, bekommst du recht schnell doppelte Datensätze in dein System, wenn Personen bereits mit einer anderen Mailadresse angelegt waren.

Ich habe mir das nicht ausgedacht, das passiert bei uns real.

Zum Thema Doodle: Hier sehe ich zwei Probleme;

Datenschutz; insbesondere, wenn jeder sehen kann, wer sich schon angemeldet hat
Für die behördliche Kontakterfassung reicht keinesfalls nur der Name, es müssen meist auch Anschrift und Telefonnummer mit erfasst werden (siehe Corona-Verordnung des jeweiligen Bundeslandes). Kannst du das alles unter Wahrung des Datenschutzes in Doodle erfassen?

Zum Thema Checkin:
Das Modul ist für bestimmte Situationen gut geeignet, aber bei den Gottesdienstanmeldungen hakt es:

Man kann nicht nach Rollen filtern. Wenn du das konzept von @hbuerger zugrunde legst und mit Wartelisten arbeitest, werden dir alle Personen im Checkin angezeigt, auch die, die auf der Warteliste stehen. Die Person, die eincheckt, kann allein im Modul nicht erkennen, ob die Person eine Zusage hat oder auf Warteliste steht.
Für Personen, die basierend auf ihren bereits hinterlegten Daten angemeldet sind, hat der Checkin keine Kontrolle, ob eine Telefonnummer vorhanden ist oder nicht. Leider kann man Personen nicht auf das vorhandensein von Telefonnumern filtern.
Falls es im Checkinmodul möglich sein soll, direkt neue Personen anzulegen (kommt darauf an, ob euer Konzept das vorsieht), kannst du dort weder eine Adresse noch eine Telefonnumer anlegen. Ich habe noch keine Möglichkeit entdeckt, die angebotenen Datenfelder für diesen Fall anzupassen. Das geht nur für die Eingabemaske im Personen-Modul.
Und, obwohl die neu angelegte Person eingecheckt wird, wird in der Gruppenteilnahme der Teilnahmestatus auf offen gesetzt, also Churchtools weiß nicht, ob die Person teilgenommen hat oder nicht, jedenfalls nicht so ganz

Liste erstellen fürs Gesundheitsamt
Hier wirst du vermutlich über die Angaben der Kontaktdaten stolpern, insbesondere über die Problematik Telefon privat und Handynmmer. Es gibt Personen, die haben halt keinen Festnetzanschluss, sondern nur eine Mobilnummer. Oder sie geben die Festnetznummer nicht raus. Der Gruppenexport hilft in dem Fall nicht, weil hier nur die Felder exportiert werden, die du für die Gruppe auch angelegt hast.
Natürlich kannst du beide Felder für die Gruppe mit anlegen, aber das erzeugt neue Schwierigkeiten, wenn du mindestens eins zum Pflichtfeld machst. Kein Pflichtfeld anzugeben, ist aber auch keine Lösung, wenn man das ganze rein digital ohne Papierlisten lösen will.
Du musst also immer über den Personenexport gehen und davor aber alle Personen filtern, die an dem Gottesdienst definitiv teilgenommen haben.

Du siehst, es gibt einige Ecken und Kanten, die sich auftun, wenn das Gruppenmodul für die Anmeldungen zum Gottesdienst verwendet wird. Es kommt darauf an, was ihr wollt, mit welchen Hindernissen ihr ggf. leben könnt, oder ob ihr das Konzept abwandelt, damit es besser zu euch passt.

Unsere Gemeinde geht den Wewg mit Warteliste und Besucherliste, es wird aber für die Kontrolle eine Papierliste ausgedruckt und dort abgehakt. Diese Liste wird dann 4 Wichen aufbewahrt für den Fall der Fälle. Kein Checkinmodul, keine Pflege der Teilnahme in Curchtools.
Wir vergeben für alle Neunameldungen, die über das Formular reinkommen, einen eigenen Status. Mit diesem Status können wir nach dem Gottesdienst alle Datensätze filtern und so wieder entfernen. Auf diese Weise sollten auch alle Dubletten wieder entfernt werden, die im Rahmen der Gottesdienstanmeldungen entstanden sind.

jziegeler

@Denis-Gelb du meinst den Fall: ich bin eingeloggt und will mein Kind mit anmelden? In dem Fall muss entweder die Beziehung gepflegt sein oder das Kind die gleiche E-Mail-Adresse hinterlegt haben.

Die Altersgruppen spielen hier zurzeit noch keine Rolle.

Roland O.

Hat sich schon mal jemand mit dem Portal Church-Events (https://church-events.de/) beschäftigt? Ich dachte zunächst, dass sei von CT - ist es aber nicht. Allerdings möchte ich nicht noch eine Plattform für die Gemeinde eröffnen. Aber die Funktionen hören sich ziemlich überzeugend an. Hier ein Auszug aus den beschriebenen Funktionen und Möglichkeiten von church-events:
(Einfügung von der Seite church-events.de) "Deine Gemeinde bekommt ihr eigenes »Portal« und damit auch eine eigene Subdomain für Veranstaltungen. Sie könnte beispielsweise meinegemeinde.church-events.de lauten und wird bei der Anmeldung festgelegt.
Jeder, der die Webadresse Deiner Gemeinde kennt, kann sich die Veranstaltungen ansehen und dazu anmelden (unter Angabe von Namen und E-Mail).
Ein Administrator (z.B. der Pastor oder Gemeindeleiter) kann Veranstaltungen anlegen, löschen und bearbeiten.
Für jede Veranstaltung kann eine maximale Teilnehmerzahl festgelegt werden und auch definiert werden, wie viele Teilnehmer »auf einmal« angemeldet werden können.
Es gibt eine optional nutzbare Funktion, um bestimmte »Sitzplatzanordnungen« im Raum abdecken zu können.
Bei erfolgter Anmeldung wird man entweder in die bevorstehende Veranstaltung »eingebucht« oder gelangt auf eine Warteliste (sofern die Anzahl verfügbarer freier Plätze überschritten wurde).
Wird ein Platz frei, so rücken Personen von der Warteliste für die Veranstaltung automatisch nach.
Es wird eine Bestätigung über die Anmeldung versendet. In dieser E-Mail gibt es ferner einen Link, um sich wieder von einer Veranstaltung abzumelden und den Platz freizugeben.
Der Administrator kann die Teilnehmer einsehen und auch Teilnehmer löschen (bei Abmeldungen).
Alle Daten von angemeldeten Personen werden drei Wochen vorgehalten und nach dieser Zeit automatisch gelöscht. Damit können Gemeinden – beispielsweise in Rheinland-Pfalz – auch der Anforderung nachkommen, wonach die Gottesdienst-Besucher für drei Wochen nachgehalten werden müssen." (Einfügung Ende!)

Könnte man so was in der Art nicht auch mit CT realisieren?

metowa20

@Herr-O Ich würde so etwas ausdrücklich begrüßen.
Aus dem Bauch heraus würde ich vorschlagen, das als eigenes Modul zu integrieren, mit dem Ziel, ein umfassenderes Buchungssystem für alle Arten von Veranstaltungen oder auch Ressourcen zu realisieren. Ich glaube hier täte sich ein großes Nutzungsfeld auf.
Dann könnte man den ganzen Gruppenbereich auch dafür nutzen, wofür er eigentlich im Kern gedacht ist.
Sicherlich mag es da vielleicht Abgrenzungsfragen geben, da sich ja die Themen auch immer irgendwie überschneiden und nicht klar trennen lassen. Aber vielleicht ist das ja eine clevere Idee, über die es ich lohnt, (nochmal) nachzudenken.

Dieser Thread wurde schon mehrfach, auch von mir (Sorry) gekapert, aber der gemeinsame Nenner ist doch das Thema Gottesdiensdtanmeldungen, das viele in diesen Zeiten beschäftigt und wo Lösungen gesucht werden. Ich finde es eigentlich schon gut, wenn Diskussionen auch unter Bezug zu einem konkreten Thema stattfinden. Es ist aber auch klar, dass ein Thread mit dutzenden von Seiten irgendwann auch nichtmehr von Anfang an gelesen wird...

LG

Nico Vogel

@metowa20 Echt cool das du mir das so geschildert hast, das hilft mir sehr weiter das besser einzuschätzen und das für unsere Gemeinde anzupassen. Außerdem hast du mir gut die Ecken und Kanten gezeigt so das ich das besser handhaben kann und so auch gut mit unserer Gemeindeleitung abschnacken kann.
Ich stimme dir auch zu, habe mich erst seid kurzem an den öffentlichen Gruppen probiert und bin auf das Problem mit den Älteren gestoßen und hab überlegt wie man das simpler machen könnte, aber du hast vollkommen Recht, die derzeitige Lage lässt eh keine groß einfacheren Möglichkeiten zu.

D. Winkler

Vielen Dank erst mal an CT für die super Anleitung! Es wurde ja viel zum Thema geschrieben, und ich hoffe, ich habe die Antwort auf meine folgende Frage nicht übersehen: An welcher Stelle bindet ihr den Link zu euren Datenschutzrichtlinien ein, mit den rechtlichen Hinweisen? Ich würde es gerne auf die Gruppenhomepage bringen, bevor die Interessierten ihre Teilnahme beantragen...da sie ja an der Stelle bereits ihre Daten angeben. Ist das möglich? Dann könnte man nämlich gleich im Anmeldeformular ein ja/nein - Auswahlfeld einbetten, in dem die Person bestätigt, sie gelesen zu haben.