Erfahrungen mit Kalendern

d3chris

Hallo liebe ChurchTools-Community,

unsere ChurchTools-Installation hat sehr klein begonnen und ist in den letzten sechs Jahren immer weiter gewachsen und dabei leider auch immer unübersichtlicher geworden. Aus diesem Grund wollen wir nun die gesamte Struktur überarbeiten, damit jeder nur das sehen muss, was er auch braucht. Das gestaltet sich auch in allen Modulen, außer im Kalendermodul, recht einfach. Unsere Rechteverwaltung ist eher offen. So sollen Team- und Gruppenleiter selbst Termine eintragen, was manchmal dazu führt, dass ein Termin auf der Webseite landet, der dort eigentlich nicht hingehört. Oder manche Termine werden gar nicht eingetragen und stattdessen nur eine Anmeldegruppe erstellt. Und, und, und. Viel davon hängt aber auch mit zu wenig Schulung für die verantwortlichen Personen zusammen, was wir auch ändern müssen. Gruppenkalender nutzen wir bisher gar nicht, was ich schade finde, da sie, meiner Meinung nach, mit den Besprechungsanfragen auch Potenzial haben.

Wie geht ihr mit den Kalendern um? Wie stark differenziert ihr die Kalender? Dürfen Personen, die Termine eintragen, alle anderen Kalender sehen? Erstellt ihr verknüpfte Anmeldungen oder separate Gruppen? ...

Ich freue mich über jeglichen guten und schlechten Erfahrungen, von denen ich lernen kann. Gerne auch Dinge, die ich nicht angesprochen habe. Bestimmt gibt es einiges, an das ich noch nicht gedacht habe.

Beste Grüße, Chris

Karin D

@d3chris Nach einer großen Umstrukturierung handhaben wir es so:

In der Kategorie Gemeindekalender haben wir für die diversen Veranstaltungen Kalender definiert: Gottesdienst, Gemeindeveranstaltungen, Allianztermine ...
Diese Kalender sind alle öffentlich.
Ein einziger Kalender "sonstige Termine" ist nicht öffentlich. Diesen Kalender können alle Mitglieder sehen.
Das Schreibrecht ist immer an die Funktion der User gebunden. Wer organisatorisch mit den jeweiligen Terminen etwas zu tun hat, darf schreiben, alle anderen nur lesen. Gemeindleitung und Sekretariat dürfen immer schreiben.

Die Gruppenkalender sind nur für die jeweiligen Gruppen sichtbar, die Gruppenleitung oder ein Organisator dürfen schreiben.
Ein Gruppenkalender ist für allgemeine Termine, Schulungen und Besprechungen definiert. Diesen können alle Mitglieder und Freunde sehen, schreiben dürfen alle Gruppenleiter.
Gruppenkalender werden auch für die Organisation unseres Putzdienstes oder Arbeiten am Haus und im Garten genutzt.

Für einige Gruppen gibt es einen Gemeindekalender und einen Gruppenkalender. Für interne Termine wie Besprechungen würde zwar auch der Gemeindekalender ausreichen, für Besprechungsanfragen ist der Gruppenkalender erforderlich und hat sich als gutes Instrument erwiesen.

Grundsätzlich können Ressourcen nur mit einem Termin gebucht werden. Daher wird bei einer Terminplanung immer angezeigt, wenn es zu Konflikten kommen würde, auch wenn man selbst keinen Zugriff auf einen bestimmten Kalender hat.

Termine mit Anmeldegruppen nutzen wir sehr häufig. Bisher haben wir gute Erfahrungen damit gemacht.

Der Hausmeister kann alle Kalender sehen.

Simon2

Bei uns ist das ähnlich wie bei @Karin-D

Allerdings haben wir weniger "Gemeindekalender" und dafür ein paar "Gruppenkalender" für die Öffentlichkeit sichtbar (für "zielgruppenorientierte" Termine); Vorteil: Ich muss weniger Leute Schreibzugriff auf Gemeindekalender geben und auch dort können Terminersteller den Zugriff einschränken. Wir haben dabei eine Gruppenstruktur mit "untergeordneten Gruppen":

Eine Gruppe ist z.B. "Jugend & junge Erwachsene" und die einzelnen Dienstgruppen (Konfi, JugendGoDi, .... ) sind Untergruppen mit eigenen Kalendern, wo die Teams ihre nur für sie sichtbaren Termine pflegen. So ist dann der JugendGoDi im Kalender "Jugend & junge Erwachsene" eingetragen (= öffentlich sichtbar), die Vorbereitungstreffen der Band, des "Inhaltsteams",.... in deren eigenen.
Anmeldegruppen nutzen wir fast gar nicht; sind wir selbst gerade in der Erprobungsphase.

Gruß

Simon2

kantor_mfb

Neben den hier genannten Punkten ist bei uns die bewährte Praxis (offenbar bei euch nicht so verbreitet), viele Buchungen, die keine weitere organisatorischen Informationen benötigen, nur als Ressource laufen zu lassen. Das sind zum Beispiel kleine Besprechungen, externe Vermietungen, Reinigung… und auch einige Gruppen, die ChurchTools selbst nicht nutzen (Senioren z. B.) und daher für die Verwaltung nur durch ihre Raumnutzung (und Gruppeninfos) relevant sind.

Im Kalender steht dann nur noch alles, was entweder
-öffentlich relevant (auch Website) ist,
-Events mit entsprechenden Diensten/Abläufen hat,
-in Gruppenkalendern von Gruppen steht, die selbst intensiv ChurchTools nutzen

Damit haben wir eine ganz gute Übersicht gewonnen. Man sollte wohl von dem Gedanken „Papierkalender“ weg kommen, wo alles in einer Übersicht (=unübersichtlich) zusammen steht und mehr taskbezogen denken. Zumindest bei unserer Gemeindegröße mit mehreren Standorten und über 100 Gruppen.

Gunnar

@kantor_mfb @d3chris Bei uns ist jede Resourcenbuchung an einen Kalendereintrag gebunden, damit man weiß, welche Gruppe/Veranstaltung im Raum ist

Wir haben folgende öffentliche Kalender (Edit nur Gemeindeleitung): Gottesdienste / öffentliche Veranstaltungen / externe Veranstaltungen / Feiertage / Schulferien
Nicht für alle zu sehen (Edit nur Gemeindeleitung): interne Veranstaltungen / private Veranstaltungen
Ebenso restriktiv, aber alle Gruppenleiter dürfen schreiben: interne Gruppentermine (nicht jede Gruppe braucht einen eigenen Kalender, alle regelmäßigen Kleingruppen könnten hier drin sein, aktuell nur wenn Raum gebucht)

kantor_mfb

@Gunnar sagte in Erfahrungen mit Kalendern:

@kantor_mfb @d3chris Bei uns ist jede Resourcenbuchung an einen Kalendereintrag gebunden, damit man weiß, welche Gruppe/Veranstaltung im Raum ist

Wenn die Ressourcenbuchung im Titel „Besprechung Konfiteamer“ oder „Vermietung Skatrunde“ heißt, weiß man es ja auch. Wenn man wissen will, wer/was in einem Raum ist, schaut man eben in Ressourcen. Im Kalender ist das viel zu unübersichtlich, weil bei uns meistens x Dinge parallel laufen (eben an unterschiedlichen Orten)

Aber so lange da jeder mit seinem Workflow zurecht kommt und es extra den opt-in-Haken für Buchung nur mit Kalendereintrag gibt, sind ja alle glücklich. Ich finde Kalender+Ressourcen in ChurchTools wirklich sehr ideal gelöst. Danke ans Team!

d3chris

Vielen Dank euch allen, @Gunnar, @kantor_mfb, @Karin-D und @Simon2, für die vielen Antworten! Die vielen gut funktionierenden Konzepte lassen natürlich sehr viel offen, aber ich bin sehr froh darüber. Das lässt mich hoffen, dass es für uns in der Zukunft gut funktionieren kann, egal, wie wir fahren. Hauptsache, wir kommunizieren richtig, wie mit den Kalendern umzugehen ist.

Gelöst Erfahrungen mit Kalendern