Diensteinteilung: Selbstorganisation

Dave

Ist es möglich (und realistisch), dass sich die Event-Mitarbeiter für ihre Dienste selbst einteilen und die Diensteinteilung somit nicht zentral gemacht werden muss? Gibt es eine Gemeinde mit Erfahrung in Bezug auf so ein dezentrales, selbstorganisiertes System?

Im Moment machen wir die Diensteinteilung so, dass alle am Gottesdienst beteiligten Personen ihre Abwesenheiten eintragen und jemand (ich) dann die Diensteinteilung vornimmt. Falls der oben beschriebene Fall funktioniert, könnte man jemandem (mir) dadurch Arbeit sparen und die MA könnten ihre Lieblingsdaten gleich selbst auswählen.

pengel

Bei uns gibt es manche Teams, in denen sich die Leute aktiv über die App in die Dienste reinschauen und sich eintragen wo sie wollen. Ich weiß aber nicht, wie gut das läuft, ggf. muss man über den Chat dazu einen Anstoß geben. Zumindest sind immer genug Leute da.

Karin D

@Dave Das funktioniert nicht besonders gut. Im Autausch mit anderen Gemeinden höre ich das immer wieder.
Bei uns haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, sich selbst einzutragen. Das ist für besondere und außer der allgemeinen Planung auftauchende Veranstaltungen sinnvoll. Grundsätzlich regeln wir es aber so, dass jede Dienstguppe einen Verantwortlichen hat, der die Einteilung langfristig vornimmt. Absagen sind nicht möglich, tauschen ja. Das klappt schon lange sehr gut.

Andi 1

@Dave Wir handhaben es zu 90% so, dass es pro Dienst(kategorie) einen Verantwortlich gibt, der einteilt. Die Mitarbeiter können dann untereinander tauschen (nicht absagen!).
In einzelnen Gruppen machen wir es so wie von dir angestrebt. Das klappt idR auch ganz ok, ich sehe aber v.a. zwei Nachteile:

Was machst du, wenn sich an einem Termin niemand einträgt? Wer hat dann die Verantwortung? Kommt auch ein bisschen darauf an, wie kurzfristig ein Nachbesetzen möglich ist. Wenn man lange im Voraus plant ist es ggf. ok, kurzfristig kann es blöd werden
Planung ist am einfachsten in der Web-Oberfläche möglich, da man hier auf einen Blick alle (offenen) Dienste sieht. In der App ist das etwas nervig, da man jedes Event einzeln öffnen und nachsehen muss. Unsere Planer nutzen die Web-Version, manche Mitarbeiter nutzen grundsätzlich nur die App - das kann hier zu Frust führen. Es gibt schon einen entspr. Wunsch dazu im Forum

Simon2

@Dave Vorab: Bei uns kann sich JEDER in seinen Dienst selbst eintragen - passiert aber ziemlich selten (bei sehr treuen Seelen).

Wir haben so ziemlich alle Formen bei unseren Diensten:

Einige "Hauptdienste" (Predigt, Lobpreisleitung, ...) werden in regelmäßigen gemeinsamen Treffen (ca 2-3mal im Jahr) mit allen Betroffenen gefüllt. Vorteil: Das Verantwortungsbewusstsein ist sehr groß; es werden direkt Alternativen/Tausch/Wechsel ausgehandelt; echte Engpässe sind extrem selten und fallen sehr frühzeitig auf.
Einige (z.B. Lektorendienst) werden komplett vom Dienstleiter verteilt (ohne Möglichkeit zur Absage). Vorteil: Klare Verantwortung und es passiert extrem selten, dass Dienste offen bleiben - und wenn, dann fällt es sehr früh auf.
Nachteil: Kaum Verantwortungsgefühl bei den einzelnen Mitarbeiter; solange der Leiter keinen einteilt, passiert nichts (und die Mitarbeitern schauen auch nicht drauf, ob überall was eingetragen ist) und es liegt komplett beim Leiter.
Andere werden vom Leiter über Anfrage organisiert (Ab-/Zusage durch Angefragte).
Ähnlich zu 2), aber etwas mehr Verantwortungsbewusstsein bei den Mitarbeitern (hin und wieder tragen sie sich selbst ein). Hier funktioniert in meiner Wahrnehmung das Eintragen von Abwesenheiten am Besten (einfach, weil es Leute selbst nervt, wenn sie dauernd angefragt werden ).
Wieder andere (Kirchkaffee) sind komplett offen und es gibt tw. nichtmal einen offiziellen Leiter. Das passiert fast mehr über den Chat als die Dienstplanung und eher kurzfristig (da postet dann einer am Freitag "Ich kann Kaffee kochen und bringe Kekse mit - wer ist dabei?"). Vorteil: Am einfachsten für den Leiter (wo es ihn gibt). Nachteil: Manchmal gibt's halt keinen Kaffee.

Aber egal wie man sich organisiert - es bleiben ein paar Unabänderlichkeiten:

Wenn Leute nicht wollen/können, kommen sie nicht. Da ist es auch egal, ob sie sich in CT abmelden können o.ä..
Es gibt Pflichtbewusstere und weniger Pflichtbewusste - bei wem die Mitarbeit eine geringere Priorität in seinem Leben hat, ändert auch eine CT-Technik daran nichts. Und daraus folgend:
Oft bleiben die Dienste gerade an "lästigen" Zeiten (Ostern, "Brückentagsphase", Weihnachten/Neujahr, ...) immer wieder an denselben Leuten hängen.
Neue gewinnt man nie über die Dienstplanung. Das muss anders kommuniziert/beworben/eingefordert werden.

Das sind Aspekte, die man über andere Wege als die CT-Planung adressieren muss.

simons

Ich frage mich, ob man perspektivisch in die Richtung gehen könnte, dass ChurchTools Mitarbeitende automatisch für Dienste anfragt z.B. basierend auf Daten, die ohnehin bereits im System hinterlegt sind, wie z. B. Auslastung, vergangene Mitarbeit oder bisherige Einsätze.

Bei einer Absage könnte automatisch die nächste passende Person angefragt werden. Quasi ein intelligentes, teilautomatisiertes Dienstplanungssystem.

Natürlich hat so etwas immer Vor- und Nachteile und ersetzt keine persönliche Kommunikation. Aber als zusätzliche Funktion, um Mitarbeitende und Planungsverantwortliche etwas zu entlasten und mehr Automatisierung in Abläufe zu bringen, könnte das ggf. eine gute Sache sein.

Ungelöst Diensteinteilung: Selbstorganisation