Kommunikation mit Jugendlichen/Eltern

mafe

Folgendes Problem:
Ich möchte regelmäßig Mails an unsere Jugendlichen verschicken.
Einige Jugendliche haben die Mail von ihren Eltern gespeichert. Einige haben schon ihre eigene Mail-Adresse gespeichert. Allerdings sind die Jugendlichen im Schnitt deutlich unzuverlässiger im E-Mail-Lesen, als ihre Eltern. Wenn ich also nur an die Jugendlichen eine Mail schicke, dann ist die Gefahr groß, dass viele das nicht mitbekommen.

Lösung bisher: Ich verschicke dieselbe Mail einmal an alle Jugendlichen und dann einmal an alle Eltern.
Nachteil. Manche Eltern bekommen die Mail doppelt, weil ihre Mail-Adresse nun zweimal verwendet wurde (einmal fürs Kind und einmal bei ihnen selber). Andere Eltern schreiben wir, weil sie es unnötig finden, die Mail zu bekommen, wenn ihr Kind die doch eh zuverlässig checkt.

Neuer Lösungsansatz:
In den Daten zu jeder Person ein neues BOOL-Feld anlegen "Eltern-parallel-informieren". Wenn das auf WAHR steht, dann wird jede E-Mail in Kopie an die Eltern geschickt. Folgendes sollte dabei beachtet werden:

Falls die Mail-Adressen identisch sind (ggf. alle drei: Kind, Vater, Mutter), dann wird die Mail natürlich nur einmal gesendet.
Die Mail an die Eltern sollte einen eigenen Header bekommen, der deutlich macht: "Das ist die Kopie einer Mail, die auch an Deinen Sohn [Vorname] (bzw. Deine Tochter [Vorname]) geschickt wurde."

Nun kann ich immer noch die Eltern gesondert anschreiben, wenn ich das möchte. Einziger Nachteil: Ich kann nicht mehr die Kinder anschreiben, ohne, dass die Eltern informiert werden (außer ich habe bei allen vorher den Haken weggemacht ....). Ich kann mir gerade keine Situation vorstellen, wo das relevant sein sollte. Man könnte es aber ggf. mit einer Einstellung im Mailer regeln: "Eltern informieren für diese Mail deaktivieren!" oder so...

David

Vielleicht kann man das noch weiterspinnen und auch die Funktion "Mail nur an Eltern" integrieren.

@mafe sagte:

Einziger Nachteil: Ich kann nicht mehr die Kinder anschreiben, ohne, dass die Eltern informiert werden (außer ich habe bei allen vorher den Haken weggemacht ....).
[...]Man könnte es aber ggf. mit einer Einstellung im Mailer regeln: "Eltern informieren für diese Mail deaktivieren!" oder so...

Eine Einstellmöglichkeit im Mailer klingt für mich sinnvoll...

don

@mafe Wir hatten bereits gleiche Ideen und soviel ich weiss auch das Anliegen deponiert, weil wir gerne die Kinder auch direkt ansprechen möchten.
Inzwischen haben wir alle Kinder mit einer email verfasst. Falls sie keine eigene hatten, wurde diejenige der Mutter, danach des Vaters reinkopiert. Somit können wir sie endlich anmailen.

Nun wünschen wir uns, dass die Mails nicht 6fach rausgehen, wenn wir eine Mail an alle schreiben und dann 6köpfige Familien involviert sind, welche nur eine Email-adresse haben. Da wäre es gut, wenn die Mails nur einmal rausgehen, aber das Serienbrieffeld diejenigen Vornamen einträgt, welche nun beim Mailversand wirklich angesprochen werden sollen.

mafe

Ein weiterer Gedanke, wie man die Kommunikation mit Eltern erleichtern könnte:

Problem: KiGo-Mitarbeiter sehen (zB über die Rechtverwaltung) bestimmte Kinder-Gruppen. Leider sind die Kontaktdaten bei den Kids nicht immer hilfreich (nicht eingetragen, veraltet, Kind checkt keine Mails,...).

Lösung: Wer ein minderjähriges Kind sehen darf, darf automatisch die zugeordneten Eltern sehen. Entweder global oder auch optional als eigenes Recht.

DerJoshi

Ich würde das Thema gerne auch noch einmal aufgreifen. Wir stehen vor genau diesem Problem auch regelmäßig, da wir unsere Rangerteams in CT verwalten, würden uns über die oben vorgeschlagene Möglichkeit also sehr freuen!

Ein weiterer Gedanke zur Diskussion, der deutlich weniger flexibel ist, aber auch für unterschiedliche Szenarien interessant sein könnte (und vllt einfacher umsetzbar): Wäre es möglich, einfach mehrere hinterlegte Mailadressen innerhalb einer Person mit einem Stern als "Standard" zu markieren und wenn ich diese Person zu einer Mail hinzufüge geht die Mail einfach an alle mit Stern markierten Adressen raus?
Wenn man dann in den Stammdaten unter "Kontakt-Label" noch "Vater" und "Mutter" (oder einfach nur "Eltern") hinzufügt kann man bei Kindern, deren Eltern nicht in der Gemeinde sind, die Mailadressen direkt mit eintragen und erreicht auch das obige Ziel. (wenn die Eltern eh gesondert gepflegt werden wäre das natürlich wieder doppelte Datenpflege, das würde eig keinen Sinn machen...)

Vorschlag zum Workaround, den wir jetzt vermutlich vorerst umsetzen: Wir werden für einen eigenen Gruppentyp "RR-Team" eine zusätzliche Gruppenrolle "Eltern" definieren und die Eltern in die Gruppe mit aufnehmen. Dann kann man über das Kontaktieren der Gruppe auch die Eltern mit anschreiben und bei Bedarf über entsprechende Filter auch nur die Eltern oder nur die Kinder anschreiben - natürlich verbunden mit deutlichem Mehraufwand und Fehleranfälligkeit bei der Gruppenpflege, da man bei einem Gruppenwechsel immer dran denken muss, neben dem Kind auch die Eltern zu pflegen. Spätestens bei Gruppen vom Typ "Maßnahme" für Camps wird das Konzept dann aber auch schon wieder beliebig unübersichtlich und kompliziert, wenn ich da auch immer die Eltern mit aufnehmen will/muss, sie bei der Berechnung der Teilnehmerzahl aber wieder rausrechnen muss,...

bwl21

@DerJoshi eine Variante wäre auch, dass man beim Versenden einer Email eine Hierarchi angeben kann, an wen die Mail geht. Wenn bei allen Kindern eine E-Mail der Eltern mit drin steht könnte man beim Versenden der Mail sagen, dass es

Eltern
wenn keine Eltern eingetragen sind, an die bevorzugte Adresse geschckt werden soll.