Ungelöst Dienstplan Übersicht der Einteilung
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Hallo zusammen,
nachdem unsere Teams so langsam die Dienstplanung über ChurchTools abwickeln kommen z.B. Fragen wie die folgende auf:Woher weiß ein Teammitglied, wenn es z.B. im ersten Gottesdienst eingeteilt wurde, wer im zweiten Gottesdienst dieselbe Rolle zugeteilt bekommen hat, um sich ggfs. vorher abzusprechen was die Vorbereitung an geht? Somit muss das Rad nicht immer neu erfunden werden. Konkret ist das für unseren Kinderdienst regelmäßig von Relevanz. Mitarbeiter A bereitet dort für Gottesdienst A ein Spiel, Input und eine Basteleinheit vor. Dasselbe macht Mitarbeiter B für Gottesdienst B. Wüssten sie voneinander könnte z.B. der eine sich auf das Spiel und der andere sich auf den Input konzentrieren, sodass diese Aufgaben nicht unbedingt doppelt gemacht werden müssen…
Wie löst ihr das bei euch?
Ich weiß mir aktuell nur mit einer Druckansicht zu helfen, die ich dem Team nach der monatlichen Diensteinteilung zur Verfügung stelle. So haben sie neben ihrer individuellen Einteilung auch eine Gesamtübersicht, wer, wann und wo dient. Das Problem dieser Lösung ist aber, wenn Mitarbeiter nach dem Ausdruck nochmals tauschen ist die Übersicht nicht mehr aktuell. Also m.M.n. keine saubere Lösung.
LG, Alex
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@alexentz
Hi Alex, zunächst müssen sich die Personen innerhalb von CT "sehen" können. Ist das bereits der Fall? Vermutlich sind sie in einer gemeinsmen Gruppe, dann kannst du das darüber lösen.
Außerdem kannst du das Recht vergeben, dass diese Gruppe "Dienste einzelner Dienstkategorien" sehen kann. Klicke dazu bei der Gruppe auf "Berechtigungen" und stelle es unter "Globale Berechtigungen durch Gruppenzugehörigkeit" entspr. ein.Ergebnis: Unter Events sieht jeder aus der Gruppe, wer wann dran ist.
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@Andi-1
Hi Andy und danke für deine Antwort. Leider bekomme ich es nicht hin bzw. bin nicht sicher, ob ich dich richtig verstehe. Kannst du mir evtl. 1-2 Screenshots schicken, wie das bei dir aussieht?Zu deiner Frage, alle Personen sind in der gleichen Gruppe können sich also auf jeden Fall sehen.
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@alexentz wenn du eine Gruppe öffnest / ausklappst, hast du rechts unten den Punkt "Berechtigungen verwalten".
Dort öffnet sich ein neues Fenster. Im oberen Teil geht es um "Globale Berechtigungen durch Gruppenzugehörigkeit", darunter um "Gruppeninterne Berechtigungen".
Im oberen Teil siehst du eine Tabelle. Fahre mit der Maus in den Bereich "Teilnehmer" und klicke auf "Bearbeiten". Dort legst du fest, was Teilnehmer dieser Gruppe alles dürfen.
In dem "Rechte-Baum" kannst du unter "Events" und "Dienste einzelner Dienstkategorien" entweder alles anklicken, oder nur einzelne Kategorien. zB "Musik"
Wenn du die Rechte vergeben hast und eine Person aus dieser Gruppe simulierst, sollte der/diejenige unter "Events" die Kategorie "Musik" sehen inkl. aller eingeteilter Personen.
Klappt das?
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@Andi-1
Danke Andi! Deine Antwort ist im Weihnachtstrubel untergegangen. Daher melde ich mich jetzt erst. Das Thema ist aber nach wie vor akut und hemmt unsere Teamleiter auf ChurchTools umzusteigen. Kann mir nicht vorstellen, dass es nur uns so geht…Die von dir erwähnten Einstellungen sind alle soweit gesetzt. Sprich über die Web Ansicht habe ich theoretisch die Möglichkeit die Einteilungen zu sehen. Allerdings und das ist für die meisten Mitarbeiter und Teamleiter interessant, ist der Wunsch da auch eine Übersicht in der App zu haben. Denn 90% unserer Nutzer nutzen nur diese und nicht das Web…
Hinzukommt, dass wir mehrere Gottesdienste pro Sonntag gestalten und die Übersichtlichkeit des Event Moduls im Web aufgrund der Vielzahl an Teams die im Einsatz sind m.M.n. sehr zu wünschen übrig lässt.
Vielleicht liegt das aber auch an der zugrundeliegenden Struktur unserer Dienstkategorien. 
️ Hab mich dabei versucht auf 6 zu beschränken. Allerdings liegen diesen 6 Dienstkategorien dann wiederum 35 Dienste zu Grunde… 
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@alexentz sagte in Dienstplan Übersicht der Einteilung:
Sprich über die Web Ansicht habe ich theoretisch die Möglichkeit die Einteilungen zu sehen. Allerdings und das ist für die meisten Mitarbeiter und Teamleiter interessant, ist der Wunsch da auch eine Übersicht in der App zu haben. Denn 90% unserer Nutzer nutzen nur diese und nicht das Web…
Wenn du die Dienst-Einteilungen im Web sehen kannst, siehst du sie auch in der App.
Kannst du einen Teamleiter (im Web) mal simulieren? Was sieht er/sie dann?
Sind alle eingeteilten Personen in der selben Gruppe, auch wenn sie zu unterschiedlichen Gottesdiensten Dienst haben? Oder gibt es dafür bereits unterschiedliche Gruppen?Das was du vorhast geht auf jeden Fall, irgendwo klemmt's halt noch mit den Rechten
lG
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@Andi-1
Das ich die Teammitglieder in der App sehe ist weniger das Problem. Allerdings wie ich dorthin komme ist für die meisten nicht vertretbar bzw. das ich eben nur das einzelne Event (pro Gottesdienst) sehe mit wem ich diene. Vor allem wenn man bisher die Dienstplanung über eine Excel Liste geführt hat in der sich jeder eintragen konnte und dann am Ende eine schöne Übersicht hatte, wer an welchem Sonntag im Monat X mit wem wo dient.In der CT App musst du explizit ins Event bzw. den Gottesdienst reingehen, um zu erfahren, mit wem man jetzt dient. Eine Wochen- bzw. noch besser Monatsübersicht fehlt hier leider komplett. Oder zumindest ein Gottesdienst übergreifender Überblick wird händeringend gewünscht, was ich sehr gut nachvollziehen kann. Wenn ich als Mitarbeiter A nämlich nur im Gottesdienst A eingeteilt bin, weiß ich nichts von Mitarbeiter B im Gottesdienst B. Gerade das wäre aber für interne Absprachen hilfreich! Wie gesagt könnte ein Mitarbeiter auch an diese Info kommen, er muss aber explizit im Gottesdienst B um herauszufinden, wer dort dient.
Viel schöner und nützlicher wäre daher eine Tages-/ Wochen- oder gar Monatsübersicht der eingetragenen Dienste.
Kann man das evtl. über den Gruppen Kalender abbilden (Stichwort Dienstplan abonnieren)? Das wäre vielleicht für den Moment eine Zwischenlösung habe ich bisher aber auch noch nicht hinbekommen…
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A alexentz hat auf dieses Thema verwiesen
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@alexentz ah ok, jetzt habe ich es besser verstanden. Es geht gar nicht um das Thema "Sichtbarkeit" (Rechte) sondern tatsächlich um eine verbesserte Übersicht. Da geht es mir ähnlich wie dir, für einen ähnliche Situation habe ich bereits einen FR erstellt.
Für das ganz konkrete Problem von dir ("Wer hat im Gottesdienst B den gleichen Dienst wie ich im Gottesdienst A") finde ich es aber vertretbar, einmal Gottesdienst B zu öffnen und nachzusehen. Das wäre doch kein riesen Thema, oder?
Eine komplette Übersicht wie im Web fehlt leider tatsächlich in der App. Ich rate unseren Teamleitern daher, zur Organisation die Webversion zu verwenden (zB für einen schnellen Überblick, wo noch Dienste offen sind etc.). Das geht dort wesentlich schneller.
Die App ist im Vergl. zur Webversion noch verhältnismäßig jung und mE (noch länger) kein vollständiger Ersatz fürs Web. -
@Andi-1
Ja da liegt es wohl an mir dem Leitern und Mitarbeitern zu helfen gewohntes hinter sich zu lassen und in dem Fall zwei Klicks mehr in Kauf zu nehmen, um an das Ergebnis zu kommen.Allerdings muss m.M.n die App in Sachen Funktionalität und Übersichtlichkeit im heutigen Zeitalter absolute Priorität haben. Einen Leiter bekomme ich vielleicht noch dazu zur Organisation zu benutzen aber einen Mitarbeiter schon nicht mehr. Zumal bei uns wirklich mindestens 90% aller CT Benutzer mit der App auskommen bzw. arbeiten.
P.S. meine Stimme hast du für deinen FR eben auch bekommen.
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@alexentz sagte in Dienstplan Übersicht der Einteilung:
Zumal bei uns wirklich mindestens 90% aller CT Benutzer mit der App auskommen bzw. arbeiten.
Ist bei uns ganz genauso.
Für uns war es vor ca. 2 Jahren auch eine Umstellung. Und manches fand ich früher (mit Excel & Co) tatsächlich auch noch besser, insb. beim Thema Übersichtlichkeit. Aber in Sachen Funktionalität war es für uns ein riesen Schritt nach vorne. Bei Excel hast du entweder das Problem, dass nach einem Tausch nichts mehr aktuell ist, oder aber der Leiter ständig den Plan anpassen muss, oder dass jeder den im Plan ändern kann und dadurch Chaos droht. All das ist mit CT Vergangenheit (+ Erinnerungen an Dienste + Abwesenheiten + Gruppenchat .....).Ist wie immer ein Abwägen der Vor- und Nachteile