Gelöst Anzahl der Gruppen-Anmeldungen übersteigt lizenzierte Personenzahl

[LoHan]

Hallo! Wir hatten vor ein paar Wochen eine Regionalkonferenz in unserer Gemeinde, zu der ca. 150 Gäste erwartet wurden. Dazu hatten wir eine Gruppe mit Anmeldung angelegt. Lief zunächst auch prima. Da es sich ausnahmslos um Personen aus anderen Gemeinden handelte, bekamen die Personen den Status "unbekannt", um nach der Konferenz die Personen leicht zu identifizieren und wieder löschen zu können. Nach ca. 70 Anmeldung wurden wir von außerhalb informiert, dass die anmeldenden Personen eine Meldung angezeigt bekamen, dass das Limit von 200 Personen im Lizenzpaket erreicht wurde. Wir selbst bekamen keinen Hinweis bzw. eine Meldung.

Wir haben dann kurzerhand auf Paket M (500 Personen) umgestellt, damit zügig wieder angemeldet werden konnte. Ein paar Tage nach der Konferenz wurden dann die Personen mit dem Status "unbekannt" gefiltert, ins Archiv geschoben und dann endgültig gelöscht. Wir haben jetzt wieder den alten Personenbestand und können wieder auf Paket S umsteigen. Für simple Anmeldungen die Lizenzen jedesmal hin und her zu switchen, halte ich für uns und für ChurchTools nicht ideal.

Wie lässt sich so ein Szenario besser umsetzen? Es wäre sinnvoll, dass Personen, die neu über eine Anmeldung reinkommen, zunächst einen definierten Status bekommen, mit dem sie erstmal nur als Teilnehmer eines Events erfasst sind und nicht weiter verwendet werden können. Erst später wird entschieden, ob sie über einen anderen Status (oder ein anderes Merkmal) in die Gemeindestruktur übernommen werden sollen und damit auch die lizenztechnische Personenzahl beeinflussen. Ist dies nicht der Fall, dann sollten die Personen die Lizenz nicht beeinträchtigen und könnten anschließend direkt wieder gelöscht werden.

Hat schon mal jemand ähnliche Erfahrungen gemacht oder eine Idee, wie man es besser lösen kann?

[DJSudermann]

@LoHan Ihr könntet die Funktion "Neuen Benutzer anlegen" deaktivieren, dann bekommt der Leiter einfach eine Mail mit den Daten der angemeldeten Personen

[LoHan]

@DJSudermann Ja, das ist schon richtig. Leider ist dann aber auch die Übersicht weg. Man hat dann nur einen Stapel loser Anmeldungen und müsste die dann wieder extern verwalten, z.B. mit einer Exceltabelle o.ä., wenn man sich einen Überblick verschaffen möchte, wie viele Anmeldungen beispielsweise aus einer bestimmten Gemeinde kommen.

[Andi 1]

@LoHan Ich vermute einfach mal, dass CT einfach alle angelegten Benutzer zählt (abzüglich das Archiv) und mit der Lizenz abgleicht – völlig unabhängig von Status, Gruppenzugehörigkeit etc. Ich erachte das so auch als sinnvoll.

Hier wurde schon einmal das selbe Problem geschildet mit dem selben Ergebnis: Lizenz aufstocken und nach Abschluß wieder downgraden. Wenn das nur 1x im Jahr vorkommt ist das doch eine gute Möglichkeit. Und falls ihr es viel öfter braucht, wäre die größere Lizenz evtl. ja eine dauerhafte Option...

[LoHan]

@Andi-1 Danke für deine Antwort. Ich hatte, trotz Suche, nicht gesehen, dass das Problem schon mal gepostet wurde. Die Anmeldung und Verwaltung über die Gruppe ist schon eine feine Sache, die man nicht mehr missen möchte. Bei uns kommt eine Anmeldung in der Größenordnung eher selten vor. In diesem Fall werden wir dann wohl auch die größere Lizenz behalten. In absehbarer Zeit steht eh die Eingliederung einer Campusgemeinde an.