Gelöst SMTP-Versand: „421 too many commands“ bei Massenmails – Sende-Rate in ChurchTools begrenzen?

[Philippe]

Hallo zusammen

Wir sind kürzlich vom allgemeinen ChurchTools-Versand (noreply-Adresse) auf unseren eigenen SMTP-Mailserver umgestiegen, um die Glaubwürdigkeit und Zustellrate unserer E-Mails zu verbessern. Der SMTP-Server liegt bei Amazon (WorkMail / SES), funktioniert grundsätzlich auch zuverlässig – aber:

Beim Versand von grösseren Gruppenmails (z. B. an >100 Empfänger) erhalten wir bei etwa 50 % der E-Mails die Fehlermeldung:

SMTP Error: data not accepted. SMTP server error: DATA command failed
Detail: too many commands
SMTP code: 421

Nach Recherche handelt es sich dabei offenbar um ein Rate-Limiting durch Amazon, das zu viele SMTP-Kommandos oder parallele Verbindungen pro Zeiteinheit blockiert. Leider lassen sich diese Limits bei Amazon aus SPAM-Schutzgründen nicht manuell erhöhen.

Meine Fragen an die Community:

• Nutzt sonst jemand ChurchTools mit eigenem SMTP-Server (z. B. Amazon, andere etc.)?
• Gibt es eine Möglichkeit, die Versandrate in ChurchTools zu reduzieren (z. B. Pausen zwischen Einzelmails oder Gruppierung)?
• Oder gibt es Best Practices, wie man damit umgehen kann?

Danke für eure Hilfe und Erfahrungen!

Viele Grüsse
Philippe

PS: Ja wir verwenden bereits Beiträge, aber es dauert noch bis alle auf die App umgestiegen sind. Zudem fehlt noch die Formatierung in den Beiträgen, aber das kommt sicher bald .

[Philippe]

Ich habe das Log detailliert ausgewertet und dabei festgestellt, dass ChurchTools die Nachrichten in Paketen von jeweils zehn Einzel-Mails versendet. Die ersten beiden Pakete werden vom Amazon-Server problemlos angenommen, danach setzt jedoch das Rate-Limit ein und der Grossteil der Mails wird mit „421 too many commands“ abgelehnt.

Paket	Zeitstempel	Gesendet	Fehlgeschlagen	Erfolgreich	Fehlerrate
1	22:04:57	10	0	10	0 %
2	22:05:06	10	0	10	0 %
3	22:05:09	10	8	2	80 %
4	22:05:12	10	10	0	100 %
5	22:05:15	10	9	1	90 %
6	22:05:16	10	10	0	100 %
7	22:05:19	10	9	1	90 %
8	22:05:20	10	10	0	100 %
Gesamt	–	80	56	24	70 %

[sctech]

@Philippe Du schreibst "Amazon (WorkMail / SES)". Wenn ich mich richtig erinnere, gibt es hier eine wichtige Unterscheidung:

• SES: Das ist der Service von Amazon zum Versand von Transaktions-Mails, explizit ausgelegt auf ein hohes Volumen.
• WorkMail: Das sind Mailpostfächer für Unternehmen; diese sind aber nicht für Massenversände gedacht. Hier werden typischerweise auch Limits beim Versand angewendet.

(Vielleicht täusche ich mich mit meiner Aussage, aber das habe ich aus einem früherigen Projekt so in Erinnerung.)

Kann es sein, dass du über WorkMail, statt über SES versendest und deshalb ein Limit angewendet wird?

Wir nutzen die Transaktions-Mails von Brevo zum Versand aus ChurchTools - damit sind wir sehr zufrieden. Link: https://www.brevo.com/de/products/transactional-email/

[Philippe]

@sctech Vielen Dank für deine Antwort.

Ja wir verwenden WorkMail, da wir einfach ein einfaches Postfach wollten für den Empfang / Versand von Email. So wie es scheint ist dies aber eine schlechte Idee für Massenemails.

Ein Umstieg auf SES scheint auf den ersten Blick kompliziert, da Amazon viele Sicherheiten will, dass man keine SPAM versenden wird.

Aber eine Frage zu Brevo und Transaktionsemail im allgemeinen: Habt ihr dies dann auch als „normalen“ SMTP Server eingebunden oder geht dies anders?

Ich nehme dankbar von deiner Antwort mit, dass ich zusätzlich zum normalen Postfach bei Workmail noch einen zusätzlichen Service brauche für die Transaktionsemails. Brevo mit den 300 Emails pro Tag kostenlos hört sich hier fabelhaft an, da dies genügen würde.

[sctech]

@Philippe Korrekt, WorkMail ist nicht für den Massenversand gedacht und führt zu Problemen. Du kannst aber WorkMail wie üblich für eure persönlichen/globalen E-Mailpostfächer verwenden und zusätzlich SES für den Versand aus ChurchTools einrichten.

Ähnlich wie bei Brevo wird es auch bei SES so sein, dass du im Einrichtungsprozess eine Authentifizierung für eure Domain vornehmen musst. Das sind DNS-Eintragungen die ihr bei eurem Provider vornehmen müsst; einfach ausgedrückt dienen diese dazu, Amazon/Brevo zu erlauben, über eure Domain Mails zu versenden.

Sowohl bei Amazon SES als auch bei Brevo erhältst du dann SMTP-Zugangsdaten, die du in ChurchTools eintragen kannst.

Ich hoffe, das hilft dir weiter!

[Philippe]

@sctech Verstanden, dann werde ich dies gerne versuchen . Vielen Dank für die Hilfe!

[Philippe]

@sctech Das Aufsetzen von Brevo hat wunderbar funktioniert. Trotzdem noch eine Frage: Leider wird beim Empfänger nur die in ChurchTool gesetzte Email Adresse angezeigt und nicht auch der in Brevo gesetzte Klarname für die Email. Ist das bei euch auch so oder gibt es einen Trick um dies zum laufen zu bringen? Vielen Dank für deinen Input.

[sctech]

@Philippe Schön, dass es geklappt hat! Wenn ich dich richtig verstehe, meinst du mit «Klarname» den Anzeigenamen, der beim Empfänger zusätzlich zur E-Mail-Adresse erscheint.

Dieser Anzeigename wird in ChurchTools je nach Art der Nachricht automatisch festgelegt:

• Bei Systemmails wird nur die E-Mail-Adresse angezeigt.
• Sendet eine bestimmte Person eine Nachricht, erscheint als Anzeigename der Name dieser Person.

Kurz gesagt: Der Anzeigename lässt sich nicht manuell ändern, sondern wird von ChurchTools vorgegeben.

[Philippe]

@sctech Alles klar, verstanden. Dies funktioniert tatsächlich so nachdem ich nun endlich nicht nur eine System Email als Test versendet habe.

Ich persönlich hätte es begrüsst, wenn man hier einen allgemeinen Anzeigename hätte setzen können, aber das ist wohl Geschmackssache.

Vielen Dank für deine Unterstützung in diesem Prozess!