Ungelöst BUG in v3.130.0? Versendung von sehr vielen "Offene Dienste Mails" heute

[christophCB-PH]

Hallo Church.Tools Team,

wir haben heute ungefähr zeitgleich zum Deployment der neuen v3.130.0 Version festgestellt, dass viele Gruppenmitglieder des Typs "Mitarbeiter" in Church.Tools eine "Offene Dienste" Mail bekommen haben. Laut der Doku (https://churchtools.academy/de/help/system-einstellungen/kommunikation-system-einstellungen/system-e-mails-im-ueberblick/) sollten nur Personen des Typs Leiter diese Mails bekommen.
Kann es sein, dass sich hier in Bug in der neuen Version eingeschlichen hat?

Wir konnten in der Konfiguration unserer Instanz Parkhaus.church.tools keine Fehler finden bzw. in den Release Notes / Changes Log auf einer Änderung an dieser Funktion.

Es würde uns freuen, wenn ihr das Thema analysieren könntet bevor weitere unnötige Mail an viele Personen raus gehen, die sich teilweise bei uns gemeldet haben.

Viele Grüße,
Christoph

[jziegeler]

@christophCB-PH schau mal im changelog nach, dort hat sich an der Stelle etwas verändert. Das sollte nun über die Berechtigungen laufen und nicht mehr implizit über die Rolle

[christophCB-PH]

Danke für die schnelle Rückmeldung, hatte nur unter Feature, nicht unter behobene Fehler gesucht. Dort finde ich:
"Events
Die Benachrichtigung zu offenen Diensten in den Dienstplaneinstellungen wird nur noch angezeigt, wenn die gruppeninterne Berechtigung +entry all vergeben ist. Der E-Mail-Versand berücksichtigt nun alle Gruppen mit dieser Berechtigung."
-> durch den Bugfix wurde direkt eine Mailversendung an alle Mitglieder aller Dienste Gruppen bei uns getriggert, wenn ein Dienst in nächster Zeit offen ist.

Hätten wir vorab die Information irgendwo finden können, dass diese Berechtigung nun ab sofort die Mail Funktion beinhaltet? Wir hatten die Berechtigung "Planer, d.h. auch besetzte Dienste bearbeiten" (+entry all) bisher auf der Gruppentyp Dienst Ebene als Berechtigung vergeben, damit ein einfaches tauschen der Dienste möglich war.

@jziegeler Hast du eine Idee, wie wir dies nun lösen können? Wir wollen weiterhin, dass die Mitglieder einer Gruppen andere Personen direkt eintragen können aber nur die Verantwortlichen einer Gruppe die "Offene Dienste" Mail bekommen.

[d3chris]

Das stellt auch uns vor Herausforderungen, aber in der anderen Richtung. Wir hatten neben der Rolle Mitarbeiter*in, die eine Teilnahmerolle ist, extra eine Rolle Mitarbeiter*in (selbstplanend) geschaffen, die eine Leitungsrolle ist.

Das hat zwei Gründe:

• Wir haben Gruppen, die sich eine wöchentliche Erinnerung wünschen, da sonst das eigenverantwortliche Dienste eintragen immer wieder einschläft. Eine reine Erinnerung wäre mittlerweile auch über Routinen realisierbar, aber das wurde vorher auch schon manuell probiert und hatte nicht den Effekt, wie die Mail mit der Liste der offenen Dienste.
• Und der meiner Meinung nach wichtigere: Mitarbeitende, die nur die App nutzen, bekommen wöchentlich eine Übersicht über die offenen Dienste und müssen sich nicht einzeln durch alle Events klicken.

Ich will diesen Personen aus verschiedenen Gründen jetzt aber nur ungern einfach so das Recht +entry all geben.

@jziegeler Habt ihr für einen solchen Fall eine Lösung? Oder wäre es eine Option die Mail zeitnah an ein separates gruppeninternes Recht zu binden, wenn sie nicht an alle Leitungsrollen gehen soll?

[jziegeler]

@christophCB-PH die Möglichkeit zum tauschen bekommst du auch ohne dieses Recht hin. Das ist eine Einstellung im Dienst selbst, die das erlaubt, da gibt es einen eigenen Flow für wie das Tauschen funktioniert.

[Karin D]

@jziegeler Tauschen hilft leider manchmal nicht und es muss kurzfristig einfach eine Person aus dem Dienst gelöscht und eine andere hinzugefügt werden. Daher haben bestimmte Gruppen und Rollen das Planerrecht, z. B. Gottesdienstleiter/-innen.
Planer im eigentlichen Sinne sind sie aber nicht.

[Jochen Kalmbach]

@jziegeler Wir haben das gleiche Problem... hunderte von E-Mails, obwohl wir nur aktiviert hatten, dass nur die Personen eine E-Mail bekommen sollen, die als Planer eingetragen sind... jetzt bekommen plötzlich ALLE Personen in dem Dienst diese E-Mail...
hat jetzt zu zig Nachfragen, teilweise auch sehr negativ (warum wird man hier fast gezwungen Dienste anzunehmen) geführt....

Stimmt der Text dann noch bei den Veranstaltungen???
"Informiere mich wöchentlich über offene Dienste in Gruppen, in denen ich Planer bin" Ja/Nein...

[BiKi]

Wir haben auch das Problem.
Die Mitarbeiter bestimmter Gruppen haben das Planer-Recht, um z.B. Dienste kurzfristig zu ändern (der Klassiker: ein Mitarbeiter fällt krank aus, ein anderer übernimmt und will sich dafür kurz eintragen, das geht dann aber nur, wenn der ursprüngliche Mitarbeiter abgesagt hat).
Die Mails haben auch hier zu großer Verwirrung geführt.

Ich würde mir wünschen, dass die Rechte aufgeteilt sind:

1. das Planer-Recht, das normalerweise eben nur wenige Personen haben (die normalerweise eben die Dienste planen).
2. das Recht haben, auch besetzte Dienste zu bearbeiten

Aktuell scheint beides ja nur über +entry all zu gehen oder habe ich da was übersehen? Und daran hängen auch noch die Mails