Ungelöst BUG in v3.130.0? Versendung von sehr vielen "Offene Dienste Mails" heute
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@christophCB-PH schau mal im changelog nach, dort hat sich an der Stelle etwas verändert. Das sollte nun über die Berechtigungen laufen und nicht mehr implizit über die Rolle
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Danke für die schnelle Rückmeldung, hatte nur unter Feature, nicht unter behobene Fehler gesucht. Dort finde ich:
"Events
Die Benachrichtigung zu offenen Diensten in den Dienstplaneinstellungen wird nur noch angezeigt, wenn die gruppeninterne Berechtigung +entry all vergeben ist. Der E-Mail-Versand berücksichtigt nun alle Gruppen mit dieser Berechtigung."
-> durch den Bugfix wurde direkt eine Mailversendung an alle Mitglieder aller Dienste Gruppen bei uns getriggert, wenn ein Dienst in nächster Zeit offen ist.Hätten wir vorab die Information irgendwo finden können, dass diese Berechtigung nun ab sofort die Mail Funktion beinhaltet? Wir hatten die Berechtigung "Planer, d.h. auch besetzte Dienste bearbeiten" (+entry all) bisher auf der Gruppentyp Dienst Ebene als Berechtigung vergeben, damit ein einfaches tauschen der Dienste möglich war.
@jziegeler Hast du eine Idee, wie wir dies nun lösen können? Wir wollen weiterhin, dass die Mitglieder einer Gruppen andere Personen direkt eintragen können aber nur die Verantwortlichen einer Gruppe die "Offene Dienste" Mail bekommen.
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Das stellt auch uns vor Herausforderungen, aber in der anderen Richtung. Wir hatten neben der Rolle Mitarbeiter*in, die eine Teilnahmerolle ist, extra eine Rolle Mitarbeiter*in (selbstplanend) geschaffen, die eine Leitungsrolle ist.
Das hat zwei Gründe:
- Wir haben Gruppen, die sich eine wöchentliche Erinnerung wünschen, da sonst das eigenverantwortliche Dienste eintragen immer wieder einschläft. Eine reine Erinnerung wäre mittlerweile auch über Routinen realisierbar, aber das wurde vorher auch schon manuell probiert und hatte nicht den Effekt, wie die Mail mit der Liste der offenen Dienste.
- Und der meiner Meinung nach wichtigere: Mitarbeitende, die nur die App nutzen, bekommen wöchentlich eine Übersicht über die offenen Dienste und müssen sich nicht einzeln durch alle Events klicken.
Ich will diesen Personen aus verschiedenen Gründen jetzt aber nur ungern einfach so das Recht
+entry allgeben.@jziegeler Habt ihr für einen solchen Fall eine Lösung? Oder wäre es eine Option die Mail zeitnah an ein separates gruppeninternes Recht zu binden, wenn sie nicht an alle Leitungsrollen gehen soll?
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@christophCB-PH die Möglichkeit zum tauschen bekommst du auch ohne dieses Recht hin. Das ist eine Einstellung im Dienst selbst, die das erlaubt, da gibt es einen eigenen Flow für wie das Tauschen funktioniert.
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@jziegeler Tauschen hilft leider manchmal nicht und es muss kurzfristig einfach eine Person aus dem Dienst gelöscht und eine andere hinzugefügt werden. Daher haben bestimmte Gruppen und Rollen das Planerrecht, z. B. Gottesdienstleiter/-innen.
Planer im eigentlichen Sinne sind sie aber nicht. -
@jziegeler Wir haben das gleiche Problem... hunderte von E-Mails, obwohl wir nur aktiviert hatten, dass nur die Personen eine E-Mail bekommen sollen, die als Planer eingetragen sind... jetzt bekommen plötzlich ALLE Personen in dem Dienst diese E-Mail...
hat jetzt zu zig Nachfragen, teilweise auch sehr negativ (warum wird man hier fast gezwungen Dienste anzunehmen) geführt....Stimmt der Text dann noch bei den Veranstaltungen???
"Informiere mich wöchentlich über offene Dienste in Gruppen, in denen ich Planer bin" Ja/Nein... -
Wir haben auch das Problem.
Die Mitarbeiter bestimmter Gruppen haben das Planer-Recht, um z.B. Dienste kurzfristig zu ändern (der Klassiker: ein Mitarbeiter fällt krank aus, ein anderer übernimmt und will sich dafür kurz eintragen, das geht dann aber nur, wenn der ursprüngliche Mitarbeiter abgesagt hat).
Die Mails haben auch hier zu großer Verwirrung geführt.Ich würde mir wünschen, dass die Rechte aufgeteilt sind:
- das Planer-Recht, das normalerweise eben nur wenige Personen haben (die normalerweise eben die Dienste planen).
- das Recht haben, auch besetzte Dienste zu bearbeiten
Aktuell scheint beides ja nur über +entry all zu gehen oder habe ich da was übersehen? Und daran hängen auch noch die Mails
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@BiKi sagte in BUG in v3.130.0? Versendung von sehr vielen "Offene Dienste Mails" heute:
Ich würde mir wünschen, dass die Rechte aufgeteilt sind:
- das Planer-Recht, das normalerweise eben nur wenige Personen haben (die normalerweise eben die Dienste planen).
- das Recht haben, auch besetzte Dienste zu bearbeiten
Falls so etwas in der Art angedacht wäre, würde ich einfach für ein separates Recht für die "Offene Dienste"-Mail plädieren. So wie es das ja quasi irgendwie auch für die Änderungen in den Gruppen gibt. Das würde jedenfalls Flexibilität in alle Richtungen bringen und nicht die Mails an ein zweites Recht packen, das sowieso schon existiert.
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Wäre es außerdem möglich, dass jemand von @ChurchToolsMitarbeiter etwas dazu sagt, wie der Umgang mit der neuen Änderung geplant ist? Wird daran nicht mehr geruckelt oder packt ihr das nochmal an? Ich würde die Thematik bei uns gerne mit den betroffenen Teams besprechen und versuchen eine dauerhafte Lösung zu finden. Und das, falls irgendwie möglich eher in zwei Wochen als in zwei Monaten. Falls ihr dazu noch nichts Abschließendes sagen könnt, ist das auch kein Weltuntergang. Ich wäre allerdings dankbar um irgendein Zeichen, um die Situation einschätzen und mich ein wenig darauf einstellen zu können.
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@jziegeler Wir nutzen das normale Tauschen Feature aber wir haben für alle Mitarbeiter auch das Planer Feature aktiviert, damit im Krankheitsfall o.ä. einfach die Dienst Einteilung geändert werden kann ohne, dass der Verantwortliche für den Dienst aktiv werden muss.
Wir wären auch Fan davon, dass Recht aufzuteilen und nicht, wie nun als Bugfix geschehen neu zu kombinieren (Rolle -> Recht Änderung mit den unschönen Auswirkungen).
Also entweder, wie von BiKi vorgeschlagen ändern oder alternativ ein neues Recht für Dienstplanung mit aktiver offene Dienst Erinnerung hinzufügen und die "offene Dienste Mails" bei entry all+ wieder entfernen.@ChurchToolsMitarbeiter Eine zeitnahe Lösung des Themas wäre super, da wir wissen sollten, wie es mit diesem Bug/Feature weiter geht. Wir müssen, wenn es kein Update gibt, unsere Instanz zeitnah komplett umkonfigurierten, damit in wenigen Tagen nicht wieder sehr viele Personen unnötige Mails bekommen.
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@christophCB-PH @d3chris @BiKi @Karin-D @Jochen-Kalmbach
Danke für euer Feedback. Wir werden in einer .1-Version diese Änderung wieder anpassen.Nach der .1-Version wird es dann so funktionieren, dass diejenigen eine E-Mail erhalten, die:
- Eine Leitungsrolle in einer verknüpften Dienstgruppe haben und das "Planer"-Recht besitzen.
- In Dienstplan > Einstellungen die Option "Informiere mich wöchentlich über offene Dienste in Gruppen, in denen ich Planer bin und eine Leitungsrolle habe" aktiviert haben (dafür passen wir auch den Text an dieser Stelle an).
Dennoch überlegen wir, durch zusätzliche Erweiterungen eure Anwendungsfälle, für die ihr aktuell Teilnehmerrollen die "Planer"-Rolle gegeben habt, besser abzudecken, wie bspw. das hier oft erwähnte "Tauschen".
Wann die .1-Version veröffentlicht wird, können wir noch nicht sagen. Aber es besteht für euch dann erstmal keine Notwendigkeit eure Konfiguration neu anzupassen.
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@Marcel-Tuchner Super, vielen Dank!
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@Marcel-Tuchner Danke fürs Feedback! Wir hatten auch das Problem, daß plötzlich hunderte Mails versandt wurden. Als "neu"-Admin war ich da auch erst einmal überfordert.
Viele Grüße,
Jörg
