CDB synch bzw. offline nutzen



  • Hallo,

    leider hat meine Suche kein Ergebnis gebracht und ich weiß, das CT grundsätzlich als online-Tool gedacht ist, dennoch würde mich interessieren ob es eine Möglichkeit gibt die Einträge in der CDB in irgend einer Form mit Outlook/ Apple Adressbuch zu synchronisieren. Leider passiert es immer wieder, dass ich offline bin, aber dennoch Zugriff auf die Mitgliederliste brauche. Beim export als csv-Datei ist das Problem, dass z.B. das Geburtsdatum in 3 Felder geschreibeen wird, was in meinem Adressbuch so nicht übernommen werden kann.
    Hat jemden eine Ahnung, was da machbar ist?

    Liebe Grüße
    Markus


  • ChurchToolsMitarbeiter

    Mit Excel kannst Du das Geburtsdatum mit VERKETTEN zusammenstellen:
    =VERKETTEN(E1;".";F1;".";G1)

    Zu Deiner andren Frage: Es gibt noch den V-Card Export direkt aus einer Personendetailansicht heraus. Mehr gibt es momentan nicht, ist aber auch schwierig, weil es kein wirklichen Standard gibt. Es gibt zwar noch WebDAV/CardDAV, aber das wurde so komplex entworfen, dass es kaum einer wirklich gut unterstützt.



  • Alles klar, Danke für die Antwort.

    Eine CT-App, die die Datensätze auf Tablet/ Smartphone speichert ist aktuell wahrscheinlich auch nicht in Planung, oder?

    Erfolgt die Synchronisierung mit Optigem eigentlich bidirektional? Und wie wird mit doppelten Datensätzen umgegangen?

    Liebe Grüße


  • ChurchToolsMitarbeiter

    Also es ist keine App in Planung die sich lokal die Daten speichert.
    Die Synchronisierung erfolgt in beide Richtungen. Bei doppelten Datensätzen kannst Du per OptigemNR in ChurchTools steuern wer womit synchronisiert wird.



  • Das ist der Thread, der am ehesten zu meinem Anliegen passt 🙂
    Gibt es vielleicht die Möglichkeit (ähnlich wie beim Abonieren der Kalender) ein Abonment für "meine Personen" in ChurchTools zur Verfügung zu stellen?

    Jetzt ist es gerade so, dass ich bei jeder Mail an eine Person unserer Gemeinde ich mich erst in ChurchTools einloggen muss, dort dann die VCard exportiere und lokal importiere. Dann habe ich die E-Mail Adresse etc. um meine Mail zu verschicken. Änderungen an der E-Mail Adresse etc. bekomme ich nur mit, wenn ich wieder manuell nachschaue.

    Viel sinnvoller wäre es da, die Adressdaten abonieren zu können. Das würde glaube ich auch voll zum Konzept von ChurchTools passen. Damit habe ich lesenden Zugriff auf die Personendaten, für die ich auch im Webinterface Leseberechtigung habe. Wenn sich entweder meine Berechtigungen oder die Personendaten verändern, ändert sich auch mein Abonment und ich brauche keine "Doppelte Buchführung" auf meinem lokalen Rechner mehr machen. Das wäre ein großer Mehrwert für viele Nutzer, ins besondere uns Pastoren :-).

    Technisch sollte das relativ einfach möglich sein. Was denkt ihr?


  • admin

    @skipy wenn man seine Arbeitsweise ein wenig umstellt, dann ist das lokale Speichern einer vcard doch eigentlich gar nicht nötig.

    Einfach CT immer offen haben und es als Adressbuch verwenden. Klickt man bei einer Person auf die Mailadresse, dann öffnet sich automatisch der lokale Mailclient. Schreibt man an eine Gruppe oder an einen gefilterten Personenkreis und klickt dann auf "x Personen kontaktieren", dann kann man das auch so einstellen, dass das lokale Mailprogramm automatisch mit den entsprechenden Adressaten in einer neuen Nachricht startet. Hier kann man auch noch wählen, ob die Empfänger die Mail als Blindkopie (Bcc) oder als offenen Verteiler (An) erhalten.

    Auf mobilen Geräten funktioniert das mailen direkt aus der App auch tadellos. Person suchen, auf Mailadresse klicken und schon wird diese im Mailprogramm als Empfänger übernommen.



  • @Andy Das funktioniert, solange ich ChurchTools als einzige Quelle aller meiner Daten verwenden möchte. Das wird aber vermutlich bei niemandem der Fall sein.

    Denn zum einen gibt es einige Leute, welche die nötigen DSGVO Unterlagen nicht unterschreiben wollen (z.B. der Bürgermeister 😉 ) bzw. ich habe noch einen ganzen anderen Stapel an Kontaktdaten, die nicht in ChurchTools rein sollen. Die Kontaktdaten bleiben also lokal gespeichert. Das ist auch richtig so.

    Gleiches gilt beim kalender. Auch wenn ich meinen privaten Kalender über ChurchTools verwalten könnte, würde ich das nicht tun. Weil die Entwickler von ChurchTools das erkannt haben, wurde zusätzlich zum Kalender-Modul eine Abonment via iCal eingeführt. Somit kann ich meinen lokalen und meinen Church-Tools Kalender auf allen Endgeräten vereinen. Mein Vorschlag ist nichts anderes sondern lediglich die Bitte das konsequent auch beim Adressbuch so weiterzuführen ;-).

    Ich bin mir sicher, dass dieses Feature vor allem den Leuten zu Gute kommt, die viel mit ChurchTools arbeiten, so wie ich :-).


  • admin

    @skipy Das Protokoll, das dafür m. E. in Frage kommen würde, ist CardDAV. Meines Wissens unterstützt z. B. Outlook das nicht und man benötigt wieder ein spezielles AddOn für Outlook.

    welche die nötigen DSGVO Unterlagen nicht unterschreiben wollen

    Das verstehe ich nicht ganz. Was ist denn der Unterschied, ob die Kontaktdaten lokal auf deiner Festplatte oder in CT gespeichert sind? Wenn du sie im Rahmen deines Dienstes speicherst, ist der Speicherort m. E. irrelevant. Die Tatsache der Speicherung/Verarbeitung an sich ist entscheidend.



  • @skipy ich tu mich auch noch etwas schwer damit, den Sinn zu verstehen.

    Du willst also Kontaktdaten aus irgendeinem Grund nicht in Churchtools ablegen. ok. Der Speicherung dieser Daten (dann bei dir lokal) haben die Leute ja trotzdem zugestimmt, vermutlich über die Kontaktkarten. Nun gut.
    Du willst zusätzlich synchronisierte Kontakte aus Churchtools irgendwo außerhalb von Churchtools mit diesen anderen nicht in Churchtools enthaltenen Kontakten "zusammen" irgendwie verfügbar haben?

    Wenn es das ist, dann würde ich das mit einem lokalem Mailclienten machen, wie @Andy schon geschrieben hat. Du kontaktierst die Personen in Churchtools, die Mailadressen werden an den lokalen Clienten übergeben, anschließend fügst du noch die Empfänger (Oder Empfängergruppe) aus deinem lokalen Adressbuch, die du nicht in Churchtools haben wolltest, und die deswegen auch nicht über Churchtools gepflegt werden (können), hinzu und fertig.

    Und wie oft ändert sich eine Mailadresse? Das kommt doch nur alle paar Schaltjahre mal vor. Dann bekomme ich einen Delivery-Error, und ich schicke diese eine Nachricht dann nach, wenn ich die neue Adresse ermittelt habe.

    Ich denke wie @Andy , du könntest deine Arbeitsweise einfach nur umstellen. Weg von dieser vcard Sache und direkt die gewünschten Mailadressen aus Churchtools in dein lokales Mailprogramm als Empfänger oder CC oder BCC setzen lassen. Dann ist es immer aktuell.
    Ich habs nicht durchgespielt, aber ich glaube nicht, dass du damit mehr Klicks als mit diesem vcard export machen musst.

    Wäre ich Datenschutzbeauftragter bei euch, würde ich diese Praxis sogar eher hinterfragen, weil es so gesehen erst mal keinen ersichtlichen Grund gibt, eine Kopie der personenbezogenen Daten woanders neu abzulegen. Das widerspricht grundsätzlich dem Datenschutzgedanken.
    Das aber nur nebenbei, gehört für mich aber irgendwie zur Diskussion dazu...

    [edit:typos]



  • Hallo @Andy und @metowa20,

    danke für eure rege Beteiligung. 🙂

    @metowa20 sagte in CDB synch bzw. offline nutzen:
    Wenn es das ist, dann würde ich das mit einem lokalem Mailclienten machen, wie @Andy schon geschrieben hat. Du kontaktierst die Personen in Churchtools, die Mailadressen werden an den lokalen Clienten übergeben, anschließend fügst du noch die Empfänger (Oder Empfängergruppe) aus deinem lokalen Adressbuch, die du nicht in Churchtools haben wolltest, und die deswegen auch nicht über Churchtools gepflegt werden (können), hinzu und fertig.

    Kurz zum klarstellen. Es geht mir nicht primär um die E-Mail Adressen, sondern genauso um Telefon- und Handynummern oder Addressbucheinträge für Hausbesuche. Der von euch beschriebene Workflow (einmal direkt über ChurchTools die Mail verschicken und sie dann lokal im Cache haben) funktioniert da leider nicht. Ich brauche die Telefonnummern ja offline auf meinem Handy.

    @Andy sagte in CDB synch bzw. offline nutzen:
    Das verstehe ich nicht ganz. Was ist denn der Unterschied, ob die Kontaktdaten lokal auf deiner Festplatte oder in CT gespeichert sind? Wenn du sie im Rahmen deines Dienstes speicherst, ist der Speicherort m. E. irrelevant. Die Tatsache der Speicherung/Verarbeitung an sich ist entscheidend.

    Die Frage lautet: Ist es egal, wo ich die Daten abspeichere?

    Nein. Der Speicherort ist nicht irrelevant. Den meines wissens muss der Eigentümer der Daten wissen und (am besten schriftlich) zustimmen WO und zu welchem Zweck sie gespeichert werden. Das bedeutet, ich müsste theoretisch jeder Person, von der ich die Visitenkarte erhalte eine schriftliche Einverständniserklärung unterlegen, dass die Daten in ChurchTools gespeichert und verarbeitet werden.
    In der Praxis wird niemand (z.B. dem Bürgermeister, Städtischen Jugenderefernt, Turnverein, usw.) ein DSGVO-Formular zuschicken und ihn darum bitten, seine Daten in ChurchTools speichern zu dürfen. Wenn ich die Telefonnummer von jemandem persönlich bekomme und auf meinem Handy speichere, ist das eine Grauzone ins Private hinein.

    Zweitens ist ChurchTools in erster Linie zur Speicherung von Personen unserer Kirchengemeinde gedacht. Es gibt einige Gruppen und Überschneidungen, die nicht in ChurchTools rein sollen.

    Drittens habe ich auch konkrete Fälle bei uns in der Gemeinde, wo Leute mir zwar ihre Handy-Nr geben (als Pastor) mich aber explizit darum bitten, die Handy-Nr nicht in ChurchTools abzuspeichern. Blöd, aber Realität.

    => Ja, primär sollen die Daten in ChurchTools stehen. Es gibt in der Realität aber mehr als genug Fälle, wo ich manche Daten lokal und andere Daten in ChurchTools speichern muss. Das wird sich glaube ich nicht ändern lassen.

    @metowa20 sagte in CDB synch bzw. offline nutzen:
    Wäre ich Datenschutzbeauftragter bei euch, würde ich diese Praxis sogar eher hinterfragen, weil es so gesehen erst mal keinen ersichtlichen Grund gibt, eine Kopie der personenbezogenen Daten woanders neu abzulegen. Das widerspricht grundsätzlich dem Datenschutzgedanken.

    Das "Kopieren" eines Addressbucheintrages wird von ChurchTools ja bereits von Haus aus unterstützt über VCard-Downloads. Die Sinnhaftigkeit einer lokalen Kopie zu diskutieren ist also müsig.

    @metowa20 sagte in CDB synch bzw. offline nutzen:
    Das widerspricht grundsätzlich dem Datenschutzgedanken.

    Das stimmt so glaube ich nicht ganz. Es geht beim Datenschutz vor allem darum, dass man genau weiß wo die Daten sind und jeder nur das sieht, was er braucht.

    Und genau darum geht es ja bei meinem Vorschlag. Wenn die Kontaktdaten (z.B. Handy-Nr) "aboniert" werden, dann liegen sie lediglich im Cache lokal (z.B. auf dem Handy) vor. Und auch NUR die Personen werden lokal gecached, mit denen ich über eine Gruppe verbunden bin (Datenminimierung). Gruppenänderungen oder Löschungen werden somit auch auf dem lokalen Cache direkt umgesetzt. Somit lassen sich gesamte (lokale) Adressbucheinträg automatisiert auf vielen lokalen Endgeräten ändern/entfernen. Ich weiß von mehreren großen Werken mit eigener IT, wo sie das aus DS-Gründen genau so umsetzen. Anders ist eine automatische Datenlöschung im großen Stil fast nicht zu realisieren.

    Es geht mehr darum, ob man auch noch die Kontrolle über die "lokalen Datenkopien" behalten möchte. Und das geht glaube ich am Besten über Abonments. So gesehen ist aus Datenschutzgründen das Abonieren gegenüber dem "lokalen importieren" von Addressbucheinträgen meiner Meinung nach vorzuziehen.

    @skipy Das Protokoll, das dafür m. E. in Frage kommen würde, ist CardDAV. Meines Wissens unterstützt z. B. Outlook das nicht und man benötigt wieder ein spezielles AddOn für Outlook.

    Ja. CardDAV ist das entsprechende Protokoll dass sich als defakto Standard in der OpenSource Community durchgesetzt hat. Es wird auch in den von mir erwähnten Werken eingesetzt. CardDAV RFC6352 verwendet das vCards-Format (rfc2425, rfc2426, rfc6350). Das vCard-Format kommt in ChurchTools ja bereits beim Download zum Einsatz. Thunderbird und das Apple Addressbuch unterstützen CardDAV meines Wissens nativ. Für Outlook gibt es, wie du sagtest, passende Plugins.

    => Da CurchTools bereits eine Schnittstelle zu vCards anbieten hält sich der Entwicklunsaufwand vermutlich in Grenzen. Passende Pakete wie z.B. sabre/dav machen eine RFC-Konforme Schnittstelle gut machbar. Zu Mal es ja nur um "lesenden" Zugriff geht.

    Danke @Andy und @metowa20 für euer Mitdenken und Argumentieren.


  • admin

    @skipy sagte in CDB synch bzw. offline nutzen:

    Ich brauche die Telefonnummern ja offline auf meinem Handy.

    CT-App?



  • @skipy Ich glaube, dass der Threadtitel hier möglicherweise verwirrend ist, denn du schreibst ja, dass es um Kontaktdaten geht, die nicht in CT gespeichert sein sollen/dürfen - warum auch immer, spielt keine Rolle.

    In dem Thread gings aber, wenn ich das richtig verstanden habe, genau darum, Datensätze aus Churchtools heraus irgendwie zu synchronisieren bzw. lokal verfügbar zu haben.
    Das trifft ja für dich z.T. nicht zu, denn Daten, die in CT nicht drin stehen, können dann auch nicht woanders hin synchronisiert werden. Logisch.

    Sollen also diese nicht in CT gespeicherten Daten mehreren Personen synchronisiert zur Verfügung gestellt werden, wäre vielleicht eine Nextcloud-Instanz die Lösung. Da kann dann jeder mit entsprechender Berechtigung Adressen per CardDAV synchronisieren. iOS von Haus aus, Android mittels separater App.

    Für alle Daten aus CT würde ich persönlich dann eben die CT App nutzen, wenn mir die Webfunktion nicht "ausreicht". Von "lokal" kann man da aber nicht sprechen, da die Daten ja immer online angefordert werden. Aber mit der App ist man ja heute so gut wie immer online.
    Der vCard Export wäre mir da echt zu umständlich.
    Ich würde das also so machen:

    • Ich sitze am PC -> Nutzung von CT Web nebenher, sowie lokal gespeicherter Adressen
    • Ich nutze das Smartphone -> Nutzung der CT App, sowie lokal gespeicherter Adressen
      Tatsächlich ist es bei mir so, dass ich "lokal" gespeicherte Adressen in meiner privaten Cloud (Nextcloud), die ich selber hoste, speichere und sie sowohl am PC als auch am Smartphone aktuell zur Verfügung habe. Das hat aber nichts mit Churchtools zu tun.

    Dein Gedanke ist vielleicht einfach, alle Daten, die aus CT und die lokal gespeicherten, irgendwie an der gleichen Stelle, wie z.B. im Adressbuch von Thunderbird, zur Verfügung zu haben. Das kann ich auch irgendwo nachvollziehen.
    Aber so, wie es aktuell ist (und ich lassen den vcard-Export mal außer Acht), kann man doch auch gut arbeiten, da alle Daten immer und jederzeit verfügbar sind.


  • admin

    Offtopic:

    @metowa20 sagte in CDB synch bzw. offline nutzen:

    Tatsächlich ist es bei mir so, dass ich "lokal" gespeicherte Adressen in meiner privaten Cloud (Nextcloud), die ich selber hoste, speichere und sie sowohl am PC als auch am Smartphone aktuell zur Verfügung habe. Das hat aber nichts mit Churchtools zu tun.

    +1