Kommunikation Gemeindebüro

Andy

Ich mag heute mal Off-Topic eine Frage stellen:

Wie managt ihr die Groupware-Funktionen in eurem Gemeindebüro? Speziell Terminplanung, Freigabe von Kalendern, Sekretärinnenfunktion usw.?

Einfach über Google-Kalender, eigenen Exchange-Server, Premium-Postfächer bei einem Provider? Kann auch mobil auf die Termine der anderen zugegriffen werden?

Bin auf Tipps und Erfahrungsberichte gespannt!

MichaelG

Office 365 über Stifter-helfen.de
Enterprise Linzenzen frei für NGOs

Nur die Desktop Apps müssen bezahlt werden.

Ansonsten ist von OWA über SharePoint bis Word Web App alles dabei.

Andy

@MichaelG Wow, super, gucke ich mir an. Danke.

MichaelG

Alternativ gibts auch Google for Work oder wie sie es nennen für NGOs

Ist halt eine Geschmacksfrage. Wir sind wegen Office zu MS. Google scheint manchmal flüssiger zu laufen. Auch find ich die Gmail, besser. Und G hat den Vorteil, dass viele damit vertraut sind.

MaxStro

@MichaelG wie viele habt ihr beantragt, bzw wie geht das ? Alle Mitarbeiter ? Wollte über Stifter helfen es für unsere Gemeinde pcs kaufen. Aber das Office 365 scheint interessant für mehrere Personen, die die Dokumente daheim haben und bearbeiten sollen ( Gemeindeleitung etc.)

MichaelG

@MaxStro Ich würde nicht über SH kaufen. Dort braucht ihr nur die Bestätigung. Dann am besten alles direkt über MS machen.

https://products.office.com/de-de/nonprofit/office-365-nonprofit-plans-and-pricing

Es ist an einige Bedingungen geknüpft. Z.B. brauchen die Nutzer eine feste Jobbeschreibung. Also man kann es nicht einfach an alle Mitglieder rausgeben.

Dann kann der E Plan kostenlos genutzt werden und falls noch Desktop Lizenzen gebraucht werden, können diese mit dem B Plan für 1,7 kombiniert werden.

Andy

@MichaelG Kann ich die Office365-Daten (vorrangig Kalender und Kalenderfreigaben) in einem vorhandenen Outlook aus Office Home & Business dann einbinden?
Es muss dann ja zwingend mit einer MS-Mailadresse gearbeitet werden, oder? Natürlich sollen die Adressen der jetzigen Gemeinde-Domain weiterverwendet werden.

MichaelG

@Andy also wir verwenden natürlich die Gemeinde Domain.

Ich habe (noch) eine Studentenlizenz die nicht über das Non Profit Konto läuft. Es funktioniert, nur gefühlt manchmal etwas holprig, gerade wenn ich mich mit Share Point verknüpfe. Kann aber auch an Mac MS liegen.
Leider ist OneDrive auch noch nicht auf dem Niveau von Dropbox etc.

Was aber nichts mit deiner Frage zu tun hat

Antwort: ja, nach meiner Erfahrung klappt es. (Läuft dann immer unter Geschäftkonto)

Andy

@MichaelG ich habe inzwischen gesehen, dass ich die Domain dort "registrieren" kann. Dann muss ich aber einen MX-Record hinterlegen, wenn ich das richtig verstanden habe. Das würde dann alle Gemeinde-Mailkonten betreffen. Wir würden aber nur etwa 5 - 10 Adressen im Office365-Umfeld verwenden wollen. Die anderen 70 Adressen müssten weiterhin im alten Umfeld (Strato) laufen. Auch das ist machbar? Sorry für die vielen Fragen.

MichaelG

@Andy Ja genau, das ist die Idee dahinter, komplett umzuziehen. Lohnt sich auch

Wir sind endlich von 1und1 weg. Musste da bei jedem Vertragswechsel den kompletten Mailserver neu einrichten, dh alle Konten ins Backup, Umzug, Neu einspielen....

Damit ist nun Schluss

Wie auch immer: Was gehen könnte (mit einigen Fragezeichen)
Solltest du zwei Server angeben können sucht die Mail sich den ersten raus, findet dort nicht die Adresse die bei MS liegt und versucht dann den zweiten, findet sie und kommt bei Outlook an. Für solche Spielchen kenn ich mich aber zu wenig aus, um hier Sicherheit geben zu können.

Andy

@MichaelG Man kann tatsächlich zwei Server angeben (Primär + Backup). Hm ...

@jmrauen , ich habe nun den konkreten Auftrag, mich danach zu erkundigen, welche Lösung ihr in der Elim einsetzt.
Magst du mal erzählen?

Mr.T.

Terminplanung usw läuft weitestmögliche über CT.

Für alles weitere gibt es ein eigens NAS auf das dann entsprechend zugegriffen wird.

Hoffe hab die Eingangsfrage richtig verstanden.

Andy

Habe etwas gefunden, dass mich total "anmacht":

Also UCS + Kolab (inkl. OwnCloud) hört sich erstmal genial an. Hier gibt es auch einen interessanten Beitrag von ZDNet dazu.

Kennt jemand das Zeug und hat bestenfalls schon Erfahrung damit?

jmrauen

Univention klingt interessant. Ich kenne auch ein Werk, was das bereits einsetzt.
Kolab hatten wir bei uns in der Elim vor Jahren mal ausprobiert, aber das Problem sind die Outlook-Anwender. Es gibt zwar Plugins, aber die laufen nicht sauber. Wenn dann müßte man meiner Erfahrung nach am besten von Outlook weg.

cvorn

@Andy sagte:

@MichaelG Man kann tatsächlich zwei Server angeben (Primär + Backup). Hm ...

@Andy : Das ist auf keinen Fall die richtige Lösung - beide Mailserver glauben dann, autoritativ zu sein, und wenn beide auf der gleichen Prioritätsstufe stehen, ist es reiner Zufall, ob man auf dem "richtigen" oder "falschen" Server ankommt. Korrekt wäre die Einrichtung nach folgender Anleitung:
https://support.office.com/de-de/article/Einführung-von-Office-365-mit-wenigen-E-Mail-Adressen-in-der-eigenen-benutzerdefinierten-Domäne-39cee536-6a03-40cf-b9c1-f301bb6001d7

Im Grunde gehen die E-Mails weiterhin an den alten Server, und werden für entsprechende Adressen dann zu Office 365 (an die bereitgestellte name@xxx.onmicrosoft.com-Adresse) weitergeleitet - und ausgehend kann Office 365 die Mails dann selber verschicken.

Momentan sehe ich das größte Hindernis für Office 365 beim Datenschutz - der Datenschutzbeauftragte aus München schreibt (http://www.erzbistum-muenchen.de/media/media31418320.PDF), dass Clouddienste zumindest nach der kirchlichen Datenschutzordnung leider nicht eingesetzt werden dürfen, obwohl z.B. bei den Maltesern weitläufig der Socura-Rahmenvertrag für Office 365 genutzt wird...

OliverStozek

@MichaelG also wir sind auch bei office365 und bei Stifter helfen habe ich verschiedene Office Lizenzen gekauft, aber bei stifter helfen habe ich noch nie office365 Lizenzen gesehen und wir habe auch bei office 365 nur die "Office 365 Business Essentials (gemeinnützige Organisationen) " und keinen E-Plan. kannst du mir da mal genaueres zu sagen oder schreiben?

MichaelG

@OliverStozek Du kannst im Admincenter weitere Lizenzen hinzufügen. Da gibt es dann einige die was kosten. U.a. Business Premium für 1,7€ mit dem Office Client. Und dort gibt es auch die E2 für 0,00€

MichaelG

@OliverStozek achso und du musst direkt über Microsoft gehen. Stifter Helfen brauchst du nur als Referenz. Aber alles beantragen geht über MS. Google mal nach Office 365 Non Profit. Da solltest du alles notwendige von MS finden

Joe999

Zwar ein bisschen Offtopic, aber vielleicht kann mir jemand helfen.
Ich habe heute versucht unsere EFG (Mitglied im Bund Evang.-Freikirchlicher Gemeinde K.d.ö.R.) bei Stifter helfen zu registrieren. Diese wollten aber nicht uns als Gemeinde gelten lassen sondern beharrten darauf, dass unser Verband Mitglied sein muss und wir ja nur eine „Abteilung“ sind. Wie habt ihr das gelöst?

BTW weil Offtopic: wäre ein Offtopic -Bereich im Forum denkbar? Hier ist so viel KnowHow für Gemeinde-Orga zusammen da wäre doch ein Offtopic-Bereich vielleicht eine Bereicherung...

Andy

@joe999 Wir sind auch Mitgliedsgemeinde in einer K. d. ö. R. , aber auch selbst ein eigenständiger e. V. Damit war die Registrierung dort kein Problem.