Ticket bzw. Aufgabenverwaltung in ChurchTools

MRBaum

ChurchTools entwickelt sich ja zur umfassenden Software zur Verwaltung und Steuerung vom Gemeinde-Alltag.
Nun kommt es ja oft vor, dass Mitarbeiter A für Mitarbeiter B eine Aufgabe hat.
Dabei kann es sich um Veranstaltungs-, Gruppen-, Ressourcen- oder Projektbezogene Aufgaben handeln. Wie wäre es, wenn in ChurchTools nun ein entsprechenden Modul (z.B. ChurchTasks) verfügbare wären, in dem Mitarbeiter A an Mitarbeiter/Gruppe B eine Aufgabe stellen kann. Diese Aufgabe könnte dann mit vorhandenen Einträgen (aus dem Kalender, Ressourcen, Veranstaltungen) verknüpft werden oder auch nicht.
Manchmal will der Kassierer auch einfach nur dem Bauteam sagen, dass auf dem Klo die Lampe kaputt ist.
Es gibt ja bereits etablierte Aufgaben (Ticket-)Systeme auf dem Markt, allerdings wäre es schade, wenn dieses System außerhalb von ChurchTools laufen muss, wenn doch alles andere schon hier vorhanden ist.

Wenn seitens der Community bzw. ChurchTools ein Bedarf/gesteigertes Interesse besteht schreibe ich gerne mal ein Lastenheft, wie ich es mir für uns vorstellen würde. Ist vielleicht was für Version 4.x

Martin

MichaelG

Hört sich echt gut an.

Vielleicht lässt sich aber eher was gutes vorhandenes verbinden, als immer alles von Grundauf neu zu machen.
Dann können eher die vorhandenen Module verbessert werden in die Tiefe als in CT in die Breite zu wachsen (das eine schließt das andere nicht aus, kommt auf vorhandene Ressourcen an)

Wir nutzen zB Wunderlist was echt super funktioniert. (Keine Ahnung ob das technisch hier möglich ist)
https://developer.wunderlist.com/documentation

Auch arbeitet MS gerade an einem Planer Modul. Könnte auch interessant sein. CT konnte evtl. über Azure und LDAP eingebunden werden (wobei wichtig ist, dass Office 365 für Gemeinden kostenlos ist)

Nur ein paar Ideen ...

jojo281008

@MRBaum Ich fänd ToDos innerhalb von CT auch sehr hilfreich Vor allem wenn man Aufgaben für jemanden erstellen kann!
@MichaelG Am sinnvollsten wäre es vermutlich innerhalb von ChurchDB und ChurchService oder? Ich fänds zum Beispiel klasse, wenn man bei der Planung eines Gottesdienstes (eventuell auch innerhalb des Ablaufes) ToDos erfassen könnte, die dann jeweils bearbeitet und abgehakt werden könnten?
@administrators Wird hieran irgendwie gearbeitet?

Falls jemand diese Funktion auch noch für hilfreich erachtet, gerne für den ERSTEN Beitrag voten indem ihr auf den Pfeil nach oben (unter dem Beitrag) klickt

Toubson

Da stelle ich mich voll hinter. Das ist eine geniale Idee.
Dieses Tool muss halt eben einiges auswerten können.
Es sollte Personenbezogen arbeiten können (ToDo´s einzelnen Personen oder Gruppen zuweisen>DB), rhythmische Wiederholungen beherrschen (Cal), wahrscheinlich sollte es auch in Verbindung mit einzelnen Events funktionieren (Event-Checklisten >Services) und zu guter Letzt natürlich auch Checklisten für die Vorbereitung der Räume für bestimmte Events (z.B. für den Hausmeister -Stell 50 Stühle für den Gemeinde-Info-Abend >Resources)
Es müsste also "hinter" all den einzelnen Kategorien laufen... Oder sehe ich da was falsch?

eneri

Eine einfach Lösung wäre doch, wenn man in Kommentaren zu Personen und auch in "Bemerkungen" oder anderen Feldern in Gruppen, Terminen etc. Personen markieren könnte.
Ähnlich wie hier im Forum mit @benutzername oder @vornamenachname und dann einen Text dazu.

Hallo zusammen,
wie sieht's denn hier aus? Ist so etwas in Arbeit oder wird darüber weiter nachgedacht?

LG
Seb

theo

Hallo,
ich würde mir auch sehr eine Aufgabenverwaltung wünschen. Gibt es schon etwas dazu auf der Roadmap?
Danke!

HD

Würde mich auch interessieren, ob man sowas plant, oder zumindest in Zukunft in Erwägung zieht.
Die Nachfrage bei uns in der Gemeinde ist zumindest da.

Andy

@hd das Ding hier ist so alt, dass doch längst jeder andere Wege gefunden hat. So scheint es zumindest bei uns zu sein...

MichaelG

@andy andere als damals geschrieben, fände ich es mittlerweile auch echt praktisch, bestimmte Task, Prozesse und Tickets direkt in CT zu erstellen.

Sehe dabei aber viele andere Dinge, die erledigt werden sollten;)

Als Tipp: wir nutzen aktuell Feshdesk in der kostenlosen Version. Klappt echt super

bwl21

@michaelg habt ihr eine gewisse ankopplung?

wir verwenden osticket. irgendwann werden wir das mal mit LDAP anbinden. Osticket sieht nicht so cool aus, funktioniert aber gut.

Das lassen wir z.b. die Mail-Rückläufer reinlaufen, so dass die Korrektur in Osticket verfolgt werden kann.

Auch unsere churchtools admin-Mail kommt dort an.

Eine einfache Ankopplung könnte sein, in einem Gemeinde-Handbuch mailto:links einzutragen

Ich bin da immer noch ein bisschen hin-und her gerissen, ob ich das in CT haben möchte oder nicht. Im Grunde schon, aber es gibt andere Prioritäten.

MichaelG

@bwl21 wir lassen seit jeher alle IT Tickets per Mail rein. Dann ging es in einen Teamskanal. Was einigermaßen gut geklappt hat, nur ging der Überblick verloren, wenn Zuviel gleichzeitig offen war.

Jetzt erstellt jede Mail ein Ticket (ging auch händisch, bei zb telefonischen Kontakt) und wir haben einen super Überblick mit Agent- und Gruppezuweisung.

Mein Gedanke bei CT war auch weniger ein IT-Ticketing zu ersetzen, sondern vielmehr etwas, das bereits da ist, auszubauen. Nämlich die Follow-ups. Für den Anfang ist es nett, aber eben doch wenig flexibel (man müsste sehr viel in den Stammdaten basteln und hat vermutlich immer noch nicht alles abgedeckt).
Es geht dann um so Sachen wie: Person möchte Kontakt zu Kleingruppen oder Seelsorge, Person will sich taufen lassen, ich will Person nachgehen, weil ich eine Frage habe, etc.
Diese Tickets müssten sich dann auch ganzen Teams anhängen lassen, nicht nur einzelnen Personen und es müsste ein besseres Notification-System geben.

Ginge also alles in Richtung CRM

bwl21

@bwl21 Ja, das finde ich auch. Das Followup it m.E. zu starr. Und zugegebenermassen ein Helpdesk ist ein neues System, das viel Funktionalität mitbringt welches von der Mehrzahl der Gemeindemitarbeiter nicht genutzt und nicht verstanden wird.

Mein Traum geht in folgende Richtung.

Anwendungsfälle

Besprechungsprotokoll: Eine Gruppe erstellt ein Protokoll mit Tagesordnung, Informationen, Beschlüssen, Aufgaben, Verantwortliche usw. um Besprechungen vorzubereiten bzw. Ergebnisse festzuhalten.
Meine Aufgaben: Als Mitarbeiter habe ich eine automatisch aktualisierte Liste von Aufgaben, auch aus verschiedenen Protokollen
Protokollauszug: Auszüge aus dem Besprechungsprotokoll können relevanten Arbeitsgruppen zugänglich gemacht werden.
Aufgabenverfolgung: Ein Besprechungsverantewortlicher kann den Bearbeitungsstatus von Aufgaben abrufen.
Kommentierung: Der Stand einer Aufgabe kann kommentiert werden, das Fälligkeitsdatum kann verändert werden.
Teilaufgaben: im Text einer Aufgabe können checkboxen eingefügt werden, um den Bearbeitungsstand der Aufgabe schnell sichtbar zu machen.
Besprechungsteilnehmer können Tagesordnugspunkte per E-mail an die "Besprechung" schicken
Eine "Besprechung" könnte allgemeiner als Aufgabenliste aufgefasst werden, die eine E-Mail Adresse hat, und an die man Einträge schicken kann (z.b. Anforderung irgendetwas zu tun)

...

Ansatz

es gibt zwei Entities: Protokoll und Protokolleintrag
Protokolleinträge werden im Kontext eines Protokolles erstellt, können aber auch in mehreren Protokollen eingeblendet werden
Sichtbarkeit von Protokolleinträgen hängt an der Zuweisung zu Gruppen bzw. Einzelpersonen.
...

Erfahrungen

Seit vielen Jahren mache ich dieses Verfahren mit Excel. Das funktioniert mit Excel aber nur in einem eingespielten Kreis, weil alle in der gleichen Datei arbeiten müssen, und die Konventionen in Excel strikt eingehalten werden müssen. Die protokoll-Übergreifende Aufgabenverfoltgung ist schwierig.

Wenn man so ein System hat, merkt man erst, wie viel Information hinten runterfällt, wie viele Beschlüsse gefasst, aber nicht umgesetzt werden ...

Daher muss man hinnehmen, dass Aufgaben auch durch Liegenlassen obsolet werden. Aber der Vorteil ist, man weiß welche Aufgaben liegen bleiben.

Soviel einfach mal um den Kopf zu leeren.

MichaelG

@bwl21 verstehe ich und kann ich nachvollziehen. Wir haben hier einen Mix aus OneNote und Planner. ABER: dafür braucht es nicht notwendigerweise ChurchTools.

Der Reiz an CT ist, dass die Personen bereits sind und ich CT nutzen kann um Menschen zu helfen Jüngerschaftsschritte zu gehen.

Aber ja, dein Wunsch hat natürlich auch seine Berechtigung

BeMiGro

Was spräche dagegen, das ans Kalendermodul anzuhängen?
Als Vorbild habe ich CalDAV / ICal im Kopf, das sowohl die Verwaltung von Terminen als auch Aufgaben erlaubt.
Lt. https://jtx.techbee.at/ gibt der Standard sogar noch einiges mehr her, z.B. Protokolle mit resultierenden ToDos - das habe ich selbst aber noch nicht getestet.

eppjo

@bwl21 Ich finde deinen "Traum" super, und würde mich für diese Funktionalität in CT auch freuen.

Gunnar

@Andy Also ich habe noch immer keine Lösung, die Gruppenübergreifend genutzt wird.
Leider bekomme ich Anrufe, Zettelchen, Emails und WhatsApp Nachrichten und muss daraus dann in meiner Freizeit Aufgaben machen die ich in dieser Zeit eigentlich schon gerne mal bearbeitet hätte.
Zu Aufgaben gibt es bei mir oft Rückfragen, die eigentlich ja neue Aufgaben an jemand anderes sind.
Aufgaben-Status: Neu, In Arbeit, On hold, Warten
Priorität, Ursprung, Start/Ende Datum, Verknüpfungen mit anderen Aufgaben.
Aus meiner kleinen Weltsicht also kein Wunder, dass das noch keiner angegangen hat bei ChurchTools.