Einführung von CT in den Gemeindebetrieb …

[mflessi]

Hallo,

wir haben CT vor ca einem halben Jahr in die Gemeinde eingeführt. Mir ist aufgefallen, dass einige Mitarbeiter sich immer noch schwer mit CT tun. Das betrifft besonders die Anfragen für die Dienste usw. Habt ihr vlt. einige Tipps oder Erfahrungen, wie die Umstellung auf CT gelingen kann?

Liebe Grüße

Manuel

[Maronib]

@mflessi Das kommt halt drauf an, wie umfangreich ihr CT eingeführt habt. Wir haben den Umstieg per Anfang 2016 gemacht. Wir haben aber ganz bewusst "nur" die Gottesdienstmitarbeiter einbezogen. Das bedeutet: Auf CT zugreifen tun momentan nur die Leute, welche den Gottesdienst aktiv mitgestalten sowie ein paar Leute, die die ganze administrative Verwaltung machen (Kalender, Adressen, Raumverwaltung). Das war für unsere Gemeinde ein Schritt, der grad so ging.
Aber auch unter den aktuellen Mitarbeitern gabs einige, denen wir einfach Zeit geben mussten. Gerade die Einteilung der Dienste läuft nicht über Anfrage bei uns, weil einfach nicht alle Mitarbeiter damit klar kämen (1. sind sie nicht so oft am Computer, dass zeitnahe Rückmeldungen möglich sind, 2. sind sie sich gewohnt, einfach eingeteilt zu werden).
Konkret läuft das so, dass wir eine Person haben, welche die Diensteinteilungen jeweils für zwei Monate macht. Dies geht dann als Übersicht (pdf oder Ausdruck) an alle Beteiligten.

Somit laufen wir eigentlich vor allem im Hintergrund und in der Ablaufplanung auf CT. Nach aussen sehen die Leute vor allem veränderte Layouts gegenüber früher. Wirklich geändert hat sich nur für die aktiven Gottesdienstgestalter (Ablaufplanung) und die Administration etwas (gesamte Verwaltung). Alle andern müssen nicht wirklich mit CT arbeiten. Dies kommt dann vielleicht in einem nächsten Schritt. Ist zur Zeit aber nicht nötig.

[xMRi]

Auch bei uns wird es primär für den Godi Bereich benutzt, obwohl wir auch angefangen haben, Maßnahmen und auch das Gemeindeverzeichnis natürlich Online zu stellen.

Die Gottesdienstplanung (Prediger/Musikteam/Moderator) läuft bei uns bisher in 3/6 Monatszyklen.
Hier wird oft mit Doodle gearbeitet. Der Wunsch ist einfach Planungssicherheit für einen längeren Zeitraum. Da fehlen CT einfach noch ein paar PEP (Personal-Einsatzplanungs-Mechanismen), oder auch etwas Doodle mäßiges.

Die Ton/Beamer Technik organisiert sich selbst und die belegen Ihre Dienste entsprechend. Auch unser Kirchenkaffee nutzt zwar jetzt den Dienstkalender, plant sich aber auch klassisch, nach Absprachen und WhatsApp und Emails.

Die Akzeptanz ist grundsätzlich gut, aber eben nicht flächendenkend.

Mein Tipp: Gut zureden. Immer ein Ansprechpartner der gleich zur Hand sein kann und tatkräftig auch mit einfachen Worten (auch mal langsam) erklären kann.. Regelmäßige Emails mit Tipps und Tricks und ein Handbuch im Wiki mit den wichtigsten Tätigkeiten können helfen. Aber nichts geht über das "persönliche Erklären".
Und allen muss klar sein (und es ist gut zu erwähnen), solche Systeme ersetzen nicht das Sprechen miteinander... und es ist gut das auch laut zu sagen, denn gerade das befürchten manchem, dass es unpersönlicher wird...

Die Akzeptanz ist eben gegenüber solchen Systemen sehr unterschiedlich.
Und die "Ängste", "Ansprüche" und "Überforderungsgefühle" sind eben auch unterschiedlich.
Mit der Zeit wird mehr kommen... auch bei uns.

Leider kann ich auch nichts besseres sagen als diese Allgemeinheiten.

[daniel_]

Ich habe bei uns viele Videotutorials produziert, wo die wichtigsten Sachen erklärt sind. Außerdem fahre ich zu den Leuten und erkläre ihnen an ihrem Rechner, wie die für sie wichtigen Funktionen funktionieren. Weiterhin planen wir auch Schulungstage für die Mitarbeiter, Bereichsleiter usw. Das ist das Beste, wenn sie es einfach machen und ausprobieren. Außerdem sollte man einen Ansprechpartner haben, den Leute anrufen können. Das funktioniert bei uns sehr gut. Mittlerweile arbeiten fast alle Mitarbeiter (16 - 70 Jahre) bis auf einige Ausnahmen mit dem System. Das nach ca 1,5 Jahren seit der Einführung.

[Lutz]

@daniel_h sagte in Einführung von CT in den Gemeindebetrieb …:
> Ich habe bei uns viele Videotutorials produziert, wo die wichtigsten Sachen erklärt sind.

Kannst du uns diese online stellen?

Lutz

[DigitalPastor]

@daniel_h Danke für den Hinweis. Könnte ich ZUgriff auf deine Schulungsvideos haben?

[DigitalPastor]

Wir haben es Anfang Juli eingeführt und vor allem erst Mal auf der Gemeindeleitungsebene, Leitern, Gruppenleiter und verantwortlichen Mitarbeitern. Momentan laufen Schulungsabende, die vor allem die Termin und Gottesdienstplanung betreffen. Manche tun sich schwer, weil es viel Neues auf ein Mal ist, andere Stellen sich mutig der Herausforderung trotz höherem Alter. Davon bin ich begeistert.

Vor allem ist es komfortabel und dirket nutzbar, weil ich es in unsere GemeindeApp (Webzugang: http://fegmt.chayns.net) mit eingebunden habe und so alle Infos an einem Ort sind.
Ich habe angeregt, dass leiter mehrmals die Woche darauf zugreifen sollten, damit sie sich an die Handhabung gewöhnen. Hier und da treffe ich mich auch einzeln mit Leuten und erkläre ihnen alles, was sie wissen wollen.

Was deutlich wird: Der mobile Zugang und die Übersichtlichkeit von CT (zoomen, Informationen pro Bildschirmzeile ..) muss gerade für den Umgang mit Tablet und Smartphones dringen verbessert werden. Wenn man dicke Finger hat zielt man sich tot, bis man das Icon getroffen hat:

[mflessi]

Vielen Dank für euere Erfahrungen und Tipps. Es wird wohl noch ein paar Monate/Jahre brauchen, bis alles „reibungslos“ funktioniert.

Liebe Grüße

Manuel

[Andy]

@mflessi Ich hatte mich hier bisher mit Tipps zurückgehalten.
Jetzt auch nur eine Kleinigkeit am Rande:
Wir starteten mit einem Beta-Betrieb für die Pastoren, Gemeindebüro, Lobpreis und ein paar Kleingruppen Ende Oktober 2014. Für einen großen Kreis gab es Ende November 2014 die große Kick-Off-Schulung, Produktivstart war am 01.01.2015. Nun führen wir regelmäßig Workshops für Interessierte durch. Wir nennen das "CT-Anwenderforum". Da kann jeder mit seinen Fragen kommen und wir gehen die gemeinsam durch. Häufig endet es aber in einer Schulung über die Basics. Bringt was!

Wie ich bereits unter Lob&Kritik erwähnte, legen wir bei jeder Veranstaltung Notizblocks aus:

Wir erhoffen uns davon, dass die Mitglieder immer wieder an das Tool erinnert werden und es somit an Akzeptanz gewinnt und zur Alltäglichkeit wird.

Nach nunmehr knapp zwei Jahren (seit Beta-Betrieb) ist das auf jeden Fall so. Es gibt wenige Arbeitsbereiche, die noch ein wenig holprig mit den CT unterwegs sind oder sich bisher z. B. für die Dienstplanung verschließen. Wenn ich so etwas wahrnehme, dann spreche ich das behutsam an und baggere alle paar Monate mal. Für einen Bereich habe ich z. B. einfach mal parallel den Dienstplan in die CT eingepflegt und stumpf die E-Mail-Funktionen aktiviert. Plötzlich kommt positive Resonanz, da man ja an Dienste erinnert wird usw. Also führt man für die Leute mal eine Gruppenschulung durch und siehe da ... es läuft.
Es bedarf also durchaus Initiative des Admins oder anderer Verantwortlicher! Und ja ... es braucht Zeit und Geduld. Lohnt sich aber!