Follow Up Gruppenwechsel inkl. eigene Felder übernehmen

[MatthiasW.]

Hey Leute,

ich hätte gerne das Feature bei Follow-up mit Gruppenwechsel, dass die eigen definierten Felder und deren Inhalt mit in die Follow Up
Gruppe übernommen werden können.

Praktisches Beispiel:

Wir haben eine Musikschule, die wir über Churchtools organisieren.

Jetzt sind da eigene Felder in der "Klavier-Gruppe" hinterlegt wie z.B. Vertragsbeginn, Einzel- oder Gruppenunterricht, etc.

Nun dachten wir wir könnten Schüler, die die Musikschule verlassen einfach ins Archiv verschieben und bei Bedarf zurückholen.

Aber wenn wir sie zurückholen sind die Felder alle leer. Außerdem kann man im Archiv keine Felder sehen.

Also kam mir die Idee das mit Followup-Gruppen zu lösen. Also die Leute dann in eine Gruppe namens "Ehemalige" wechseln zu lassen, wo dann die Felder übernommen werden bzw. den gleichen Inhalt haben.

Der workaround für mich wäre, regelmäßig Excellisten zu exportieren und die Duplikate zu löschen, was auf Dauer nervig sein kann. Da würde ich lieber eine Gruppe füllen mit ehemaligen, die die Daten der 1. Gruppe übernimmt.

Was haltet ihr davon?

[eneri]

Prinzipiell eine gute Idee, aber so wie ich es verstanden habe sind die Felder in den Gruppen sehr individell einstellbar.
D.h. deine Klaviergruppe kann Felder haben "Vertragsbeginn" "unterrichtsart" "Lehrer" etc.
Und eine andere Gruppe kann andere Felder haben. Deshalb denke ich, wird es schwierig diese von einer Gruppe in ein andere Immer zu übernehmen ...

Hast du mal überlegt, die Tag-Funtkion zu nutzen? Für Einzel- oder Gruppenunterricht sollte das funktionieren.
Vertragsbeginn: wenn du das genaue Datum speicherst, dann werden die Tags irgendwann unübersichtlich. Aber wenn der Monat ausreicht, dann könntest du im Tag 2016/08 alle von August 2016 zusammen fassen.
Vorteil von Tags: man kann danach suchen und filtern
Nachteil: sie sind nur in der Person sichtbar, nicht in der Gruppe. Aber wenn du die Personen einer Gruppe in der Personenliste anzeigen lässt, dann kannst du in Spalte mit dem Dropdown auswählen, die Tags anzeigen zu lassen.

Idee 2:
weitere Gruppen anlegen für Einzelunterricht, Gruppenunterricht etc. und die Personen dann zusäzlich in diese Gruppen integrieren. Auch hier hättest du wieder die Möglichkeit, danach zu filtern und z.B. alle Klavierschüler die Einzelunterricht machen herauszufingen.
Ich glaube, man kann einstellen, ob die Gruppenzugehörigkeit beim Verschieben ins Archiv gelöscht wird oder nicht.

Nur so ein paar Ideen runtergeschrieben ... Ich hoffe, ich hab mich klar ausgedrückt

LG
Irene

[MatthiasW.]

@eneri sagte in Follow Up Gruppenwechsel inkl. eigene Felder übernehmen:

Ich glaube, man kann einstellen, ob die Gruppenzugehörigkeit beim Verschieben ins Archiv gelöscht wird oder nicht.

LG
Irene

Weißt du wo ich das einstellen kann?
Die Idee 2 kommt leider nicht in Frage weil es zu viele Daten sind. Das wären etliche Gruppen, die ich anlegen müsste.
Idee 1 finde ich aufgrund von der Kurzlebigkeit der Tags auch nicht passend. Wenn diese nämlich nicht genutzt werden über einen längeren Zeitraum werden sie gelöscht.

Soweit meine Info

[Andy]

@MatthiasW. Was man in den Admin-Einstellungen einstellen kann, ist das hier:

Das hat m. E. aber keine Auswirkungen auf die Gruppenzugehörigkeiten.

[MatthiasW.]

@Andy

danke, wird nur leider mein Problem nicht lösen

[Andy]

@MatthiasW. Ich weiß; wollte nur die Frage beantworten.

[eneri]

@MatthiasW. sagte in Follow Up Gruppenwechsel inkl. eigene Felder übernehmen:

Idee 1 finde ich aufgrund von der Kurzlebigkeit der Tags auch nicht passend. Wenn diese nämlich nicht genutzt werden über einen längeren Zeitraum werden sie gelöscht.

Naja, gelöscht werden sie nur, wenn sie niemandem zugeordnete sind. Aber man kann sie ja jederzeit neu erstellen, oder?