Protokolle verwalten

vovo

@BerndW ja, das stimmt. Da CT sehr gut Kontakte und Gruppen verwalten kann, liegt es auch nahe, dass es Gruppensitzungen gibt, die protokolliert werden und für die es eine entsprechende Tagesordnung und Planung geben muß.

Wir "vergewaltigen" im Moment den Ablauf eines Events um so etwas wie eine Tagesordnung zu erstellen. Dazu muss die GL-Sitzung als Event angelegt werden, und jeder Diakonatsleiter (Mitgliede der GL) für diese Sitzung als Dienst geplant werden kann. Das hat den Vorteil, das alle Teilnehmer der GL die Möglichkeit haben Ihre Themen auch im Voraus schon auf die Tagesordnung zu setzen, ein Zeitfenster einzuplanen und erinnert zu werden das sie einen Tagesordnungspunkt in der nächsten Sitzung zu moderieren haben. Wenn man jetzt aus dieser Tagesordnung nun gleich das Protokoll schreiben könnte, wäre das ein starkes Tool.

85% ist schon da, jetzt müßen "nur noch" die letzten 15% programmiert werden.

Andy

@vovo interessante Vorgehensweise ...

vovo

@vovo sagte in Protokolle verwalten:

@BerndW ja, das stimmt. Da CT sehr gut Kontakte und Gruppen verwalten kann, liegt es auch nahe, dass es Gruppensitzungen gibt, die protokolliert werden und für die es eine entsprechende Tagesordnung und Planung geben muß.

Wir "vergewaltigen" im Moment den Ablauf eines Events um so etwas wie eine Tagesordnung zu erstellen. Dazu muss die GL-Sitzung als Event angelegt werden, und jeder Diakonatsleiter (Mitgliede der GL) für diese Sitzung als Dienst geplant werden kann. Das hat den Vorteil, das alle Teilnehmer der GL die Möglichkeit haben Ihre Themen auch im Voraus schon auf die Tagesordnung zu setzen, ein Zeitfenster einzuplanen und erinnert zu werden das sie einen Tagesordnungspunkt in der nächsten Sitzung zu moderieren haben. Wenn man jetzt aus dieser Tagesordnung nun gleich das Protokoll schreiben könnte, wäre das ein starkes Tool.

85% ist schon da, jetzt müßen "nur noch" die letzten 15% programmiert werden.

@silvias1963 Danke für dein Vote zu meinem Beitrag. Bitte unbedingt den OBERSTEN Beitrag von @Andy voten, damit das Ganze Thema deine Stimme bekommt und damit Priorität.

Andy

@vovo sagte in Protokolle verwalten:

Bitte unbedingt den OBERSTEN Beitrag von @Andy voten

@vovo das hat @silvias1963 schon vor längerer Zeit getan.

silvias1963

@vovo Hi, ich fand aber gerade deine Lösung gut! Das war quasi ein . Damit hatte ich nämlich auch begonnen.
Aber du hast Recht, ich vote mal für eine noch bessere Lösung, bzw. hatte es vorher schon getan.
LG, Silvia

Andy

Hier wurde gerade frisch gevotet, darum hole ich es noch mal an die Oberfläche. Aber ggf. muss man die Nextcloud-Variante wirklich noch mal durchspinnen. Mit dem Deck-Modul, den Mindmaps etc. gibt es da ja ggf. wirklich eine sinnvolle Lösung, wenn man es über den LDAP-Service koppelt.

vovo

@andy
Das Deck Modul in Nextcloud ist doch ein Kanban System und das Mindmap eine graphische Strukturierungsmöglichkeit. Ich verstehe nicht wie du das zur Protokollerstellung nutzen willst? oder fokusierst du nur auf die Möglichkeit das die Gruppenmitglieder (GL) Themen einreichen können?
Kannst du das mal näher ausführen?

Andy

@vovo nicht wirklich für komplette Protokolle, aber für die Organisation von Tagesordnungspunkten und der Nachverfolgung der Umsetzung (erledigt, in Arbeit, verschoben usw.). War ja nur so ein Gedanke ...

schollth

Ich finde die Idee super und kann es als Wunsch nur unterstreichen. Vor einiger Zeit habe ich mal folgenden Wunsch formuliert:

Es gibt einen Baustein "Agenda / Protokoll".
Der Baustein kann zu Veranstaltungen hinzugeschaltet werden.
Im Vorfeld der Veranstaltung können die Berechtigten eine Agenda-Vorlage laden und gemeinsam füllen.
Der Leiter schließt dann die Agenda ab und kann sie an alle Teilnehmer automatisch versenden.
Auch in der App ist die Agenda einsehbar, so wie auch ein Gottesdienstablauf einsehbar ist.
Bei der Sitzung selbst wird aus der Agenda das Protokoll.
Der Protokollführer kann alle Notizen in die digitale Agenda eintragen, editieren, erweitern und schlussendlich abschließen.
Das fertige Protokoll enthält einen digitalen Zeitstempel, und eine Änderungshistorie mit Benutzerkennung.
Das Protokoll kann nach Abschluss an alle versendet werden und wird automatisch im Archiv oder Wiki gespeichert.
Alle Berechtigten haben natürlich Zugriff auf das Protokoll und mit einer Suchfunktion kann man Stichworte wiederfinden.
Anlagen können hochgeladen und dem Protokoll beigefügt werden. Und über den Checkin wären sogar Teilnehmerlisten möglich.
Ändert sich die Gruppe (z.B. durch Leitungswahlen) haben über diesen Baustein auch neue Gruppenmitglieder die Berechtigungen auf alte Dokumente zuzugreifen.

Gunnar

@schollth Sind "Aufgaben" (Task, To do, Aktion) kein Bestandteil eurer Protokolle? So mit Verantwortlicher + Datum ...

Ich wundere mich sehr, dass es kein solches Modul in CT gibt, obwohl so viel in Gemeinden besprochen und beschlossen und als Aufgaben vergeben wird.

bwl21

@gunnar ja, da hänge ich gerade auch dran. Mein Plan ist, das Protokoll als fortlaufendes Protokoll in Nexctcloud abzulegen, und dort auch zu bearbeiten (da ja die Bearbeitung von Files in Wiki nicht geht). Die Navigation zu der Datei läuft über das Wiki.
Für die Gruppe gibt es ein gegenüber in Nextcloud (via ldap).

Ich möchte dazu einen Excel-Vorlage für ein Projektbuch verwenden, so dass man dort auch suchen, sortieren und Aufgaben verfolgen kann. Durch ein Script möchte ich die Projektbücher konsolidieren, so dass man auf Leitungsebene z.B. eine Ampelliste bekommt.

Das ganze ist ein Workaround - der bei mir aber schon seit 20 Jahren läuft (Provisorien leben halt sehr lange) - hart an der Grenze zu Murks. Aber was tut man nicht alles vor lauter Verzweiflung.

Ich habe mich ein bissen mit so Sachen wie https://www.stackfield.com/de/ und ähnlichem befasst. Das ist schon nicht übel - bin aber nicht sicher, wie gut es im Detail dann passt. Ich hätte lieber eine solche Gemeindekollaboration in CT, und nicht nochmal ein umfangreiches externes Tools mit vielen Überlappungen.

MP

@schollth Diese Punkte von @schollth fände ich super.

Wünschenswert fände ich noch das man die Daten auf "Knopfdruck" für alle freigeben kann und dann gleich per Mail versendet werden.
Wir arbeiten viel mit "siehe Anlage 1". Das kann man im Protokoll verschriftlichen die Dokumente im Dateiname "Anlage X" benennen und nach der Sitzung per Mail an alle Teilnehmer versenden.

vg
marc

Ketty

@michaelg sagte in Protokolle verwalten:

wir protokollieren alles über Office 365 und OneNote.

ich schreibe meine Berichte auch alle im Word 365
Sowie auch meine Vorbereitungen.
Nur den groben Ablauf erstelle ich in der Zwischenzeit im Event-Modul - um ihn in einer Vorbereitungsversammlung vorzustellen und darüber auszutauschen.
Danach Bericht und Vorbereitung, alles im Word 365 - als .pdf abgespeichert und per Mail verschickt.

@michaelg sagte in Protokolle verwalten:

Über Office Gruppen gibt es Gruppenkalender um hierüber die Termine zu verwalten (geht dann auch als Email raus)

Würde mich interessieren wie du das genau machst.

Leider kann ich nur "installieren" und dann auch synchronisieren - (gleicher Server, gleiche Einstellungen - jedoch die 2. lässt sich einfach nicht installieren)

MichaelG

@ketty hierzu wäre es wichtig, dass du dich grundsätzlich mit Office365 beschäftigst. Wenn ihr das nutzt, gibt es sicher auch einen Admin, der alles eingerichtet hat und dir hier bestimmtes Vorgehen erklären kann. Habt ihr hier keinen Admin, gehe ich fast davon aus, dass ihr Office/Microsoft365 nicht im Einsatz habt

Ketty

@michaelg ich bin mein eigener Admin - und arbeite ausschliesslich mit dem Office 365 private Lizenz.

MP

@ketty
Das wäre halt eine Möglichkeit einfach die OneDrive-URL an die Kalendereinladung anzuhängen.
Oder aber dann solche Sachen im SPO von MS365 abzuwickeln.
Dummerweise bekommen wir kein MS365 und anderer Cloudspeicher möchte ich sehr, sehr ungern verwenden.
Daher finde ich die Idee dies über CT zu machen eigentlich ganz charmant.