Wie kann ich Schritt für Schritt eigene DB-Felder in Churchtools realisieren?

In dieser Woche will ich mir intensiv Zeit nehmen für Churchtools.
Meine Frage ist, wie man Schritt für Schritt eigene DB-Felder in Churchtools erstellt.

ANLEGEN VON EIGENEN DB-FELDER (KURSE vor GEISTESTAUFE)
Ein Beispiel: Unsere Gemeinde bietet vor jeder Geistestaufe einen "Grundkurs des Glaubens" an.
Jetzt ist die Frage, wie ich ein eigenes DB-Feld in Churchtools pro Person anlegen kann, wo man
für jede Person "JA" oder "NEIN" eintragen kann, ob diese Personen vor der Geistestaufe einen
"Grundkurs des Glaubens" gemacht hat.

ANLEGEN VON EIGENEN DB-FELDER (SCHLÜSSELMANAGEMENT)
Ein weiteres Beispiel: Unsere Gemeinde hat zurzeit zwei Arten von Schlüsseln für Gemeindemitglieder,
die einen bestimmten Dienst in unseren Räumen verrichten. Meine Frage ist, wie ich ein eigenes DB-Feld
in Churchtools pro Person anlegen kann, wo man zwei Felder hat:
[HAUPTGEMEINDE-SCHLÜSSEL] und [LAGER-SCHLÜSSEL RAUM 1]
Bei diesen zwei Feldern kann man eintragen, ob die jeweilige Person einen Hauptgemeinde-Schlüssel
oder ein Lager-Schlüssel für Raum 1 hat. Mit "JA" und "NEIN" soll man dort eintragen können.

ANLEGEN VON EINWILLIGUNGEN/ZUSTIMMUNGEN
(HAUSORDNUNG, DATENSCHUTZ, FOTONUTZUNGSZUSTIMMUNGEN)
Ein drittes Beispiel: Unsere Gemeinde hat gerade begonnen Schritt für Schritt ein
Einwilligungs- und Zustimmungssystem im Büro aufzubauen, wo die Gemeindemitglieder
einer HAUSORDNUNG, den aktuellen DATENSCHUTZ und die ZUSTIMMUNG für die
NUTZUNG VON FOTOS auf der offiziellen Internetpräsentation unserer Gemeinde und
unserer "Gefällt mir"-Facebook-Seite bei Facebook zustimmen.
Die Frage ist nun, wie ich eigene DB-Felder anlegen kann, wo man schauen kann,
ob die jeweiligen Personen bereits eingewilligt oder zugestimmt haben.

hallo144

all diese Sachen kannst du meiner Meinung nach besser mit Gruppen lösen.

Kurse vor Geistes Taufe
Einfach für jeden Kurs eine Gruppe anlegen und diese unter einer Übegruppe zusammenfassen. Dann kannst du wunderbar damit filtern

Schlüssel
Mit Gruppen kannst du hier sogar noch Ausgabe- und Rückgabedatum und weitere Infos (z.B. Schlüsselnummer )erfassen. Entweder eine Gruppe für jeden Schlüsseltyp oder eine Gruppe für alles und den Schlüsseltyp als Feld(Auswahlfeld) erfassen

Zustimmungen
Auch hier bietet sind durch die Gruppe wieder die Möglichkeit ein Datum zu erfassen. Einfach für jedes Dokument einen eigene Gruppe anlegen.

@hallo144 Bist also der Meinung dies alles eher in Gruppen zu managen. Es ist halt die Frage, wie man optimal etwas visualisieren kann. Ich persönlich bin der Meinung, dass die Schlüsselvergabe per Datensatz besser ist als eine Gruppe dafür zu gründen. Aber auch die Einwilligungs- und Zustimmungsdinge. Gruppen sind ja eher für mich Hauskreise, Teams und Dienste aller Art. Die Vergabe von Schlüssel jedoch eher auf die Person selbst bezogen. Schauen wir mal wie sich alles weiter entwickelt. Die große Frage wird in Zukunft sein: Was bezieht sich auf eine Person? Und was bezieht sich auf eine Gruppe? Und was bezieht sich auf eine Person in Verbindung mit einer Gruppe?

hallo144

@fcgkitzingen
Also ich würde das alles in Gruppen erfassen, aber man kann es natürlich auch anders machen.

Ich bevorzuge Gruppen deshalb:

Man kann danach Filtern. Mit selbst erstellen Felder geht das meinens Wissens nicht wirklich
Man weitere Attribute (z.B. Ausgabedatum) und Bemerkungen hinzufügen. Bei Feldern braucht man dann gleich wieder mehr Felder und dann wird es unübersichtlich.
Es gibt ja auch den Gruppentyp "Merkmal", unter dem man sowas wie Einverständniserklärungen und Schlüssellisten erfassen kann.
Gruppen lassen sich in die Rechte-Hierachie einbinden und so die Rechte zum sehen und editieren der Infos vergeben (z.B. als untergeordnete Gruppe des Leitungsteams oder im Falle der Foto-Einverständniserklärung auch des Homepage-Teams).

Direkt als neues Datenbankfeld einer Personen würde ich nur Infos anlegen, die wirklich Individuell für eine Person sind, z.B. eine weitere Adresse, Mitgliedsnummer ...). Falls immer möglich würde ich versuchen, sowas in Gruppen auszulagern.
Gruppen kosten ja nichts und sind schneller erstellt als eine weiteres DB-Feld. Auch lässt sich das dann deutlich leichter umbenennen bzw. die Struktur verändern.

Wir haben z.B. auch eine Gruppe "Auto" in der erfasst wird, wer alles ein Auto hat und gelegentlich für die Gruppe Material rumfahren kann.

MichaelG

@fcgkitzingen Lass dich von dem Wort "Gruppe" nicht irritieren. Von der Wortbedeutung her, geht es klar um eine Ansammlung von Menschen, die z.B. einen gemeinsamen Termin wahrnehmen.

Von der Funktionalität her ist es aber viel mehr.
Wir haben z.B. einen eigenen Gruppentyp "Schlüssel" angelegt. Dann haben wir für jeden Schlüssel eine Gruppe (also wie Hallo144)
Der Eintritt in die Gruppe, ist das Datum der Schlüsselausgabe. Der Austritt aus der Gruppe ist das Datum der Schlüsselabgabe. Und zusätzlich ließe sich noch ein Dokument bei der Person hinterlegen, falls ihr das mit Unterschriften löst.
Was außerdem mit den Gruppen geht: Du kannst die Teilnehmerzahl auf die Schlüsselanzahl begrenzen. Heißt: Wenn es 5 Schlüssel gibt, kann man schnell nachsehen, wie viele Teilnehmer vorhanden sind und so verhindern, dass ein Schlüssel "versprochen" wird, der gar nicht da ist