Einsatzplanung Arbeitsbereich in Churchtools



  • Ich leite bei uns in der Gemeinde die Lobpreisteamplanung und wir haben Churchtools im Einsatz. Im Normalfall planen wir immer ein Quartal im voraus, d.h. ich habe eine Excel-Tabelle mit allen Terminen für das nächste Quartal, in die jedes Teammitglied einträgt, zu welchem geplanten Termin die jeweilige Person mitspielen/mitsingen kann. Basierend darauf werden dann die Aufgaben (Leitung, Instrument, Gesangsstimme, etc.) zugeordnet und anschließend auf Churchtools übertragen.

    Meine Frage ist nun: Gibt es eine solche "Blanko-Planung" in Churchtools, in der man basierend auf den eingetragenen Events im Kalender, einen solchen Forecast machen kann?

    Zum Beispiel trägt der Pianist ein, dass er am 03.05, 10.05. und 24.05. spielen könnte und ich als Verantwortlicher kann ihn dann für den 03.05. und 24.05. einplanen. Wenn dann plötzlich was dazwischen kommt plane ich ihn am 24.05. aus und sehe aber direkt, dass Pianist 2 sich auch für diesen Termin eingetragen hat und übernehme ihn als Ersatz.

    Gibt es solche Funktionen? Leider kam ich mit Webrecherche und Youtube da nicht weiter.

    Thx for help



  • Hallo @lotr0301

    Churchtools bietet hier ein gegensätzliches Konzept.

    Über "Abwesenheiten" gibt es die Möglichkeit, dass Mitarbeiter sagen können, wann sie nicht da sind. Das kannst du dann beim Einteilen sehen (Person ist eingeklammert) und die Mitarbeiter entsprechend nicht eintragen. Genauso siehst du auch, wenn jemand schon einen anderen Dienst hat.

    Allerdings kann man die Abwesenheit nicht auf bestimmte Dienste beschränken, sondern sie gilt immer für alle.

    Vielleicht hilft es euch ja weiter, auch wenn ihr euer Prozedere etwas umstellen müsst. Ansonsten gibt es meines Wissens auch einen Feature-Request für eine Art Doodle-Funktion.


  • ChurchToolsMitarbeiter

    Danke für die Antwort. Ja, das Prinzip ist tatsächlich so gedacht wie @hallo144 es beschreibt. Es gibt dem Leiter die Freiheit, die anderen einzuteilen, wann er es für gut erachtet. Und der Mitarbeiter sagt, wann er nicht kann.

    Es gibt einige Ideen, wie man die Teameinteilung optimieren kann (z.B. ganze Teams auf einmal eintragen, statt jeden Dienst einzeln).
    Da wir nacheinander verschiedene Module überarbeiten und optimieren werden (was natürlich seine Zeit dauert, wenn man es richtig machen will), fließen eure Ideen mit ein. Aber für den Moment wird das Konzept wie es ist bestehen bleiben.


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