E-Mail "Offene Dienste" abstellen



  • Hallo, ich habe in den Events einen Dienst "Musik" angelegt. Dort sind die Gruppen "Musiker" und noch einmal die Musikteams mit ihren jeweiligen Leitern und Mitarbeitern zugeordnet. Der Dienst wird bei uns von dem Leiter der Gruppe "Musiker" organisiert. Er sollte die Mail über offene Dienste auch möglichst erhalten.
    Nun erhalten aber auch immer alle Leiter der Musikteams (die ja auch dem Dienst zugeordnet sind) die Erinnerungen für die offenen Dienste. Kann ich das irgendwo abschalten, bzw. regeln?
    Hat da jemand eine Lösung?
    LG, Silvia


  • admin

    @silvias1963 du kannst zentral Einstellungen für den Dienst vornehmen ...

    Unbenannt.png

    ... und jeder kann für sich persönlich die Erinnerungen aus- und einschalten:

    Unbenannt1.png



  • @Andy Vielen Dank. Ich hatte das gesehen, aber gedacht, dass es sich dabei um die Anfragen/Vorschläge zu einem Dienst handelt, die wir natürlich brauchen und nicht um die Meldung für offene Dienste.
    LG, Silvia


  • admin

    @Andy bist du dir sicher?

    Ich gehe auch davon aus, dass hier eine Erinnerung für einen bereits zugesagten Dienst von einem Eingeteilten gemeint ist


  • admin

    @MichaelG Okeee ... was wäre dein Ansatz für die Problemlösung? Bin mir nicht ganz sicher, ob ich die Konfiguration von @silvias1963 wirklich verstehe ...



  • @Andy Meine Konfiguration: Obergruppe Musiker: Alle haben als Rolle "Mitarbeiter", das Gemeindebüro ist Organisator/Leiter. Dann gibt es darunter Untergruppen - die einzelnen Musikteams mit einem Leiter, der Rest wieder Mitarbeiter.
    In den Events sind dann dem Dienst Musik die Obergruppe Musiker und die einzelnen Teams (Untergruppen) zugeordnet. So kann ich mit dem Zauberstab auch ganze Teams zuordnen.
    Bis hierhin ist alles optimal. Nur: Weil es in den Untergruppen (=Musikteams) auch Leiter gibt, erhalten die zurzeit alle eine Mail, wenn es in den nächsten 60 Tagen noch offene Dienste gibt. Diese Email sollte im Idealfall nur der Leiter der (Ober)Gruppe "Musiker" bekommen, oder meinetwegen auch niemand.
    @Andy hab ich es jetzt deutlicher beschrieben?
    LG, Silvia


  • admin

    @silvias1963 jau... hatte ich jetzt fast schon so geahnt. Schaffe es an diesem Wochenende nicht mehr, mich damit konkret auseinander zu setzen bzw es zu simulieren. Vielleicht hat @MichaelG ja direkt eine Lösung parat.



  • @Andy Danke, für dein Mitdenken bisher. 👌🏻


  • admin

    @Andy leider nein. Hatte nur beim Mitlesen vermutet, dass es so nicht klappt.

    Aber ich kenne das Problem. Ich bekomme auch offene Dienste eines ganz anderen Standorts, weil wir uns der Übersichthalber nicht für jeden Standort neue Dienste anlegen



  • @MichaelG Ich habe es jetzt erst einmal "gelöst", indem ich bei den Events mit den offenen Diensten, die Dienste erst einmal rausgenommen habe. Also den Haken bei Musik entfernt. Ist natürlich gefährlich, weil man jetzt freie Dienste übersehen kann.
    Aber erst mal hören die Emails an die ganzen Leiter auf.
    LG, Silvia



  • @Andy sagte in E-Mail "Offene Dienste" abstellen:

    ... und jeder kann für sich persönlich die Erinnerungen aus- und einschalten:

    Unbenannt1.png

    @silvias1963 ist nicht die zweite von @Andy beschriebene Option für euch die Lösung? Jeder Gruppenleiter entfernt das Häkchen, dass er infor.iert werden möchte.



  • Hallo, bei uns ist das so gelöst: als Dienst mit ? steht standardmäßig nur der/die Lobpreisleiter(in). Sie werden zuerst eingeteilt. Dann öffnen sie mit dem Werkzeug bei Events die Dienstgruppe und holen sich Klavier, Gitarre, Gesang usw. dazu. So bekommen Klavierspieler keine Mails zu offenen Diensten sondern nur die Lobpreisleiter. Wenn jetzt ein Klavierspieler sich selbst eintragen will, kann er/sie das auch mit dem Werkzeugsymbol öffnen und den Dienst auswählen und gleich zusagen. Das liegt bei uns aber auch daran, dass die Instrumente schwanken und wir meistens entweder Klavier oder Gitarre haben. Andere Dienste würden sonst immer offen bleiben.



  • @andrea-schulz Ja, das ist bei uns ja (fast) auch so. Als erstes wird nur der Musikteamleiter eingetragen. Aber bei uns ist das Problem bei den Sonntagen, die noch gar nicht besetzt sind. Da bekommen dann immer alle Leiter die E-Mail. Deswegen habe ich jetzt erst mal den Dienst "Musik" auf Null gesetzt, damit die E-Mail nicht losgetreten wird.



  • Eventuell hab ich eine Idee, aber vorher erstmal ne Rückfrage (in der Hoffnung, dass ich die Info nicht überlesen habe):

    Welche Mail ("Betreff") meint ihr?

    1. Offene Dienste
      Übersicht mal allen Dienst eines Aufgabenbereichs
    2. Es sind noch Dienst offen
      Liste mit den Diensten, bei denen ein Nutzer noch zusagen muss

    c2f27840-0541-435a-b199-35a3be77a9de-image.png



  • @hallo144 Es handelt sich um die Meldung "Offene Dienste".
    LG, Silvia



  • Ok, diese Mail hängt am Gruppen-internen Recht "Planer" unter Events (s. auch in der Hilfe)
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    Ggf. auch mal übergeordnete Gruppen und auch die Gruppentypen anschauen, ob sich da irgendwo was durchvererbt.

    Bei uns funktioniert es übrigens so, dass nur Team-Leiter und Co-Leiter diese Mail bekommen. Irgendwelche übergeordneten Personen wie z.B. die Gemeindeleitung nicht. Wenn man denen (Übergeordnete Personen) Schreibrechte auf die Dienste geben will, kann man das über die Globalen Rechte lösen, ohne dass die Mail rausgeht.

    Edit: Tippfehler ausgebessert



  • @hallo144 Vielen Dank! Dieses Recht war tatsächlich bei zwei Musikteams beim Leiter angehakt. Dann teste ich jetzt mal, ob die Meldungen dann jetzt unterbleiben.

    LG, Silvia


  • ChurchToolsMitarbeiter

    Ich bin auf die Antwort gespannt! Bitte hier teilen.



  • @simonruehl Hallo, bis jetzt sind keine Meldungen über mehr "Offene Dienste" aufgetaucht. Da war dann doch wohl der Haken beim "Planer" für Verantwortlich. Vielleicht könnte man das in der Textbeschreibung des Planers noch mit erwähnen. Ich beobachte das aber weiter.
    LG, Silvia


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