Unsere Caféarbeit in churchtools integrieren

[lomtas]

Wir betreiben als Gemeinde ein kleines Café, welches z.B. Samstagvormittags ein Frühstücksbuffet anbietet. Diese Arbeit gibt es bei uns inzwischen seit über 10 Jahren, das war bevor wir Churchtools eingeführt haben. Seinerzeit habe ich dafür ein kleines Tool geschrieben, welches z.B. die Organisation der Mitarbeiter im Café ermöglicht. Mit zunehmender Nutzung von Churchtools frage ich mich nun, ob wir die dort installierten Abläufe evtl. in Churchtools integrieren können. Dabei stoße ich auf folgende Punkte/Ideen, die ich nicht direkt mit meinem Wissen zu CT lösen konnte - weiß jemand von euch mehr?

1. Die Mitarbeiter tragen sich bei uns selbstständig in die Liste zur Mitarbeit ein. Dabei wählen sie aus, ob sie die ganze Zeit vor Ort sein können, oder nur einen Teil der Öffnungszeit und welchen Teil (aktuell in Stundenscheiben umgesetzt). Ich könnte jetzt in Churchtools dafür einen Dienst erstellen, in den der Mitarbeiter sich einträgt. Dann könnte der Mitarbeiter bei der Zusage kommentieren von wann bis wann er dabei wäre. Gibt es eine Möglichkeit den Kommentar bei Zusage mit in der Dienstübersicht anzuzeigen?

2. Da das Frühstücksbuffet Samstags sehr gut besucht ist, empfiehlt sich eine Reservierung. Dafür gibt es momentan kein öffentliches System - das funktioniert nur per Anruf und / oder Email, ohne zu wissen, ob es noch freie Plätze gibt. Ich dachte daran, dass hier evtl. die öffentlichen Gruppen von Churchtools genutzt werden könnten. Allerdings müsste dann

   • Für jeden Samstag eine Gruppen angelegt werden. Kann man das evtl. automatisieren?
   • Die Möglichkeit bestehen, eine bestimmte unbenannte Anzahl von Personen anzumelden. Momentan kann man jeweils nur eine Person bei öffentlichen Gruppen über das Anmeldeformular eintragen, oder?

Scheint mir also evtl. noch nicht ganz die richtige Lösung zu sein. Der Rest der Themen, die da so umgesetzt sind, funktioniert eigentlich ganz gut in Churchtools (Dateien über ein Wiki den Mitarbeitern zur Verfügung stellen, im Blick behalten wer wann eine Hygieneschulung hatte, Mitarbeiterlisten pflegen, …)

Bin gespannt, ob ihr noch weitere Ideen für die beiden oben genannten Themen habt.

[Denis Gelb]

zu Punkt 1 hätte ich eine Idee:
mal angenommen das Cafe läuft 4 Stunden, 9-13 Uhr. dann könntest du sagen es gibt eine Frühschicht 9-11 und eine Spätschicht 11-13. die Dienste Frühschicht und Spätschicht legst du je als Dienst zum Event an und multiplizierst sie mit der Anzahl Personen die du für die jeweilige Zeit brauchst, zum Beispiel 5 Personen. Dann steht im Service:
FS 1 (Frühschicht)
FS 2
FS 3
FS 4
FS 5
SS 1
SS 2
SS 3
SS 4
SS 5

und da können sich jetzt die Leute einfach eintragen. und wenn jemand komplett da ist dann nimmt er halt ein FS und ein SS.

wenn euer Cafe aber komplexer ist, kommt Churchtools da ein wenig an seine Grenzen weil das Thema ja doch schon ziemlich speziell ist...

[hbuerger]

Zu erst einmal, echt cool dass ihr sowas Anbietet

Punkt 1: Ja man kann in den Events Stammdaten für einen Dienst die Einstellung vornehmen, dass auch beim Zusagen ein Kommentar angegeben werden kann.

Die Idee von @Denis-Gelb hatte ich auch. Also eher in Schichten zu denken, dass macht das Planning etwas einfacher. Denn die Kommentare bei der Zusage siehst du erst wenn du auf den Dienst Klickst und dann die Historie ansehen kannst. Dann musst du für jeden Mitarbeiter das öffnen und einen händischen Plan ertellen, wer wann da ist. Wäre mir zu viel Aufwand.

Punkt 2: Eine öffentliche Gruppe wäre hierfür noch der beste Weg. Automatisch kann man Gruppen nicht erstellen. Aber du könntest eine Samstags-Buffet Gruppen-Vorlage erstellen (das ist einfach eine ganz normale Gruppe) und dann einfach die Gruppe kopieren (kleines Icon neben dem Gruppen-Löschen Mülleimer, sofern die Rechte dafür richtig gesetzt sind).

Man kann pro Gruppe eine Maximale Teilnehmer Anzahl angeben. Wenn die erreicht ist, dann kann sich keiner mehr Anmelden über das Gruppenformular. Allerdings, wie du richtig sagst es müsste sich jede Person individuell anmelden.

Ich denke, hier wäre am einfachsten ein zusätzliches Gruppenfeld, sodass eine Person bei der Anmeldung auch eine Anzahl an Gästen angeben kann, die die Person noch mitbringt. Quasi wie im Restaurant: Ich reserviere auf meinen Namen einen Tisch für 5 Personen. Falls irgendwas wäre, dann könnte ich diese eine Person anschreiben und ihr absagen oder Ähnliches.

[Andy]

Ich hatte für die Tischreservierungen irgendwie noch über die Verwendung von (virtuellen) Ressourcen nachgedacht ... aber so richtig bin ich damit auch nicht weitergekommen.