Dienste Zusagen oder Anfragen

[Andy]

@metowa20 Die Frage stellst du mir jetzt ja nicht als Admin, sondern als Dienstgruppenleiter ... und da frage ich immer an. Ich teile nie direkt ein. Auch, wenn Abwesenheiten wie Urlaub im Vorfeld eingetragen werden, kann es bei meinem Team durchaus die Situation geben, dass die Person zwar im Gottesdienst ist, aber nicht für den Dienst zur Verfügung steht. Parallele Dienste würde ich bei der Einteilung sehen, aber wenn z. B. der junge Papa sein Kind beaufsichtigen muss, trägt er das nicht als Abwesenheit ein, auch, wenn er an dem Sonntag natürlich nicht für den Dienst zur Verfügung steht.
Es gibt aber sicherlich auch andere Vorgehensweisen. Ich kenne bei uns auch Teams, bei denen vorher gedoodelt wird (oh Graus!) und die Leute dann direkt mit Zusage eingetragen werden.

[metowa20]

@Andy vielen Dank.
Ja, ich komme auch (als Dienstleiter) aus einem doodle-ähnlichen System, habe mich aber echt vom Gegenteil überzeugen lassen
Aber ich habe direkt eine konkrete Frage zu deinem Szenario: Frägst du immer nur eine Person an, und das dann solange, bis jemand zusagt? Oder frägst du gleich mehrere Personen an, in der Hoffnung, dass wenigstens einer zusagt?
Wenn ich da mal an meine Techniker denke, etwa 5 für PC Dienst und 5 für Tontechnik. Und sagen wir, die tragen ihren Urlaub ein, und vielleicht ab und an mal einen Tag, wo sie nicht da sind. Aber ansonsten sind sie zwar physisch da, stehen für den Dienst aber dennoch oft auch nicht zur Verfügung. So in etwa hatte ich dich da verstanden.
Wie ist denn da so deine Anfragequote?
Wenn ich das auf meine Situation übertrage, und ich, sagen wir mal im schlimmsten Fall, im Schnitt 3 Personen pro Dienst anfragen würde, würde ich ja für jeden Sonntag 6 Anfragen manuell raushauen, macht für einen Monat im Schnitt 6x4=24 Anfragen, die ich absetzen müsste. Das ist doch ein nicht unerheblicher Aufwand. Oder macht man das dann halt so?
Das steht und fällt doch letztlich mit der Genauigkeit, mit der die Abwesenheitsplanung gepflegt wird. Hohe Genauigkeit = wenig bis keine Anfragen, geringere Genauigkeit = vermehrte Anfragen

Ich habe noch keine praktische Erfahrung mit diesem System, das ensteht alles gerade. Aber die Vorstellung, evtl. dutzende an Anfragen zu verschicken...
Also da würde ich meine Jungs irgendwie dann doch lieber dazu "erziehen", ihre Abwesenheiten konsequent zu pflegen. Dann mal eben mit dem Zauberstab über die Events huschen, einteilen mit Zusage - fertig

Welche Erfahrungen machen andere mit dem System? Wie gesagt, ich kann das mit den Anfragen momentan noch eher schwer im Churchtools-Universum einordnen...

[Andy]

@metowa20 Ich frage eine Person je Dienst an. Diese Person sagt i. d. R. zu. Sonst stellen die Mitarbeiter untereinander Tauschanfragen, so dass ich als Leiter da überhaupt nicht mehr dazwischen hänge. Die Jungs sind halt gut erzogen.

[metowa20]

ah ja. Und die Person, die du anfragst, wie wählst du die aus? Gut, wahrscheinlich vorher die Abwesenheit gecheckt, aber dann? Beliebig? Ich brauche doch dann irgendwie eine "Grundlage", auf der basierend ich dann jemanden anfragen würde. Was ist diese Grundlage, wenn es nicht zu 100% die Abwesenheiten sind und wenn es nicht Beliebigkeit ist?
Das finde ich ja gerade am Zaubestab so klasse, dass ich im Grunde nichts von Hand beachten muss, wenn alles ordentlich eingetragen ist.
Und Tauschanfragen gehen doch nur, wenn mehrere Personen bei einem Dienst zugesagt haben, oder? Und tauschen kann man auch erst, wenn man vorher schonmal zugesagt hatte?
Oder kann ich statt Absagen auch gleich tauschen (diese Möglichkeit beim Dienst gegeben vorausgesetzt)?

Etwas verwirrend...

[Andy]

@metowa20 ja, den Zauberstab nutze ich teilweise auch.
Du kannst ja immer nur eine Person anfragen und nicht mehrere gleichzeitig für einen Dienst!
Wenn eine Dienstanfrage kommt, kannst du auch direkt eine Tauschanfrage stellen:

[metowa20]

@Andy und beim Tauschen schlägt CT dann einen anderen Mitarbeiter aus dem Dienst vor, der laut Abwesenheitsplanung verfügbar ist und eine Anfrage geht dann an ihn raus? Dieser kann dann annehmen oder wiederum selbst tauschen...usw. usf. bis endlich jemand zusagt
Aber meistens sagt ja gleich einer zu, hast du gesagt, also bei euch.

Ja, ich denke, das hängt halt irgendwie mit der Dienstgruppe zusammen, welches System da besser reinpasst. Optimal wäre wohl 100% Abwesenheitspflege und direkt zusagen durch den Leiter (weils am schnellsten abgehandelt ist), aber wenn die Gruppe das halt nicht so macht, aus welchen Gründen auch immer, dann benötigt man vielleicht Abwesenheitsplanung plus nochmal extra Anfragen...
Danke dir für deine bereitwilligen Auskünfte...

[Andy]

@metowa20 ja, läuft so, wie von dir beschrieben. Klar könnte ich auch direkt für die Mitarbeiter zusagen; das würde bei der Gruppe, die ich aktuell im Auge habe, auch tadellos funktionieren.

Aber meine Mitarbeiter finden es gut, wenn sie von der App per Pushbenachrichtigung über die neuen Dienstanfragen informiert werden. Aber das ist wirklich Geschmackssache.

[wburger]

@Andy soweit ich weiß sendet die App doch auch dann eine Pushbenachrichtigung, wenn bei der Diensteinteilung gleich zugesagt wird.
LG Werner

[Andy]

@wburger super umso besser! sehe ich selbst als Einteilender ja nicht.

[Henric Resa]

@metowa20 Was bis her noch gar nicht zur Sprache kam:
Man kann das auch so einrichten, dass sich die Leute auch selbstständig einteilen können.

Grundsätzlich sollte ja niemand im Team sein, der eigentlich nie den Dienst machen will.
Demnach können die Teamler ja auch sich selbst aktiv zu Diensten eintragen, die ihnen eh passen.

Wenn das gut läuft, muss du noch weniger anfragen

[Andy]

@Henric-Resa genau. So machten es die Lobpreiser bei uns jahrelang. Inzwischen wird dort aber wohl auch angefragt.

[metowa20]

@Henric-Resa ja, vollkommen richtig. Wie das System "selbst eintragen" im Gesamtkontext einzuordnen ist, das ist auch eigentlich selbsterklärend. Mir ging es vor allem um die Frage: Wann direkt zusagen, wann anfragen, wenn doch beides mehr oder weniger auf der Abwesenheitsplanung basiert.
Leute, die sich selber eintragen, müssten eigentlich prinzipiell keine Abwesenheiten eintragen.

In der Praxis ist es wahrscheinlich immer irgendwo ein Mix aus allen drei Möglichkeiten.

Aber auch beim direkt eintragen sehe ich mögliche Grenzen.
Beispiel: Eine Person kann an zwei Sonntagen, trägt sich aber mal am ersten Sonntag ein. Eine andere Person ist nicht so schnell, will sich dann ein paar Tage später eintragen und kann aber nur am ersten Sonntag. Da dieser schon "belegt" ist, kann sich die Person nicht mehr selber eintragen.
Hätte nun die erste Person gewusst, dass die andere Person nur am ersten Sonntag Zeit hat, hätte sie sich am zweiten Sonntag eingetragen, da sie da ebenfalls Zeit hat, und hätte dem anderen damit die Chance gegeben, sich am ersten Sonntag einzutragen.

Klingt kompliziert, kann aber in meinen Augen die Grenze des "sich selber eintragens" sein.
Von daher, ausprobieren und sehen, was für jede Gruppe am besten passt, das ist wohl die Devise...