[Off Topic] Richtlinien für die Benutzung von Mailadressen der Kirche



  • Hallo Zusammen,

    ich habe eine kurze Frage, wo sich ggf. schon jemand anders Gedanken drüber gemacht hat. Bestimmten Mitarbeitern bei uns in der Gemeinde geben wir offizielle E-Mail Adressen um z.B mit Erstbesuchern in Kontakt zu treten oder auch um einfach die Office365 Plattform zu nutzen. Diesen würde ich nun gerne ein offizielles Dokument an die Hand geben, wo gewisse Rahmenbedingungen für die Benutzung der E-Mail Adresse stehen. Ich meine hier so absolute "low-brainer" wie, dass diese E-Mail Adresse nicht für illegale Zwecke missbraucht werden darf oder nur für die Gemeindearbeit zu verwenden sei. Das sollte sich von selbst verstehen aber ich finde es immer gut, so etwas noch einmal an die Hand zu geben und würde uns absichern, falls es doch einmal zu missbrauch kommen sollten.

    Hat von euch jemand so ein Dokument oder haltet Ihr das für übertrieben?

    Für jeden Input dankbar 🙂


  • admin

    @Timot Auf soetwas verzichten wir. Allerdings führe ich alle Personen mit gemeindlicher Mailadresse in einer Gruppe. Diese Gruppe ist dann berechtigt auf eine Wiki-Kategorie, in der wir die Einrichtung für verschiedene Geräte bzw. Betriebssysteme erläutern und ein Signaturmuster und -logo zur Verfügung stellen.

    Wird vom Sekretariat eine Person mit dem Status "Teilnahme angefragt" der Gruppe hinzugefügt, erhält die Person eine automatische Mail, in der auf das Dokument hingewiesen wird und in der Mail erwähnen wir, dass möglichst sämtlicher gemeindlicher Schriftverkehr über diese Adresse erfolgen soll. Nach Rückmeldung, dass die Adresse auf mind. einem Endgerät eingerichtet ist, wird dann der Status auf "Teilnehmer" geändert und die neue Mailadresse in den Stammdaten in CT hinterlegt. Auch über diesen Schritt geht dann eine automatische Info an die Person raus, damit sie das bei der nächsten Anmeldung in den CT berücksichtigen kann.

    Das hatte ich hier schon mal beschrieben.


  • admin

    @Timot Off Topic vom Off Topic, du kannst über eine Sicherheitsgruppe definieren, dass Leute sich zwar im Office-Universum bewegen können, da sie eine Lizenz erhalten haben, aber verhindern, dass sie die Adresse aktiv als E-Mail nutzen



  • Habt ihr überhaupt keine Bedenken hinsichtlich Privatsphäre, wenn ihr sowas nutzt?

    https://www.datenschutzbeauftragter-info.de/datenschutz-office-365-dsgvo-konformer-einsatz-im-unternehmen/



  • Vielen Dank für eure Antworten.

    @Andy: Was du beschreibst ist ein sicherlich guter Prozess, doch dafür sind wir als Gemeinde noch nicht organisatorisch aufgestellt. Bei uns läuft das alles noch auf Zuruf und entsprechend wenig Struktur habe ich dahinter liegen. Bis jetzt habe ich in CT nur eine entsprechende Gruppe wo ich Personen pflege, die einen entsprechenden Zugang in die Office Welt haben. Die Idee einer WIKI Kategorie mit weiterführenden Informationen finde ich aber ganz gut. 🙂

    @MichaelG: Das war mir so nicht bewusst, doch würde mir einige 'Bauchschmerzen' nehmen. Wir haben einige die den Zugang benötigen, jedoch eben keine E-Mails versenden müssen bez. auch sollten. Werde ich mir einmal ansehen.

    @rena: Sicherlich war dies ein Thema bei uns. Doch für uns als Gemeinde ist das ganze Thema einfach schwer zu greifen. Am Ende des Tages können wir nur sagen, dass wir uns für einen der Marktführer entschieden haben der das Thema DSGVO auch sicherlich sehr aktiv betrachtet, da er ja auch zukünftig in der EU Umsatz machen möchte.


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