Gottesdienstanmeldungen

metowa20

@hbuerger Vielen Dank. Ich arbeite mich auch gerade in diese spezielle Thematik ein. Ein paar Fragen haben sich noch ergeben. Darf ich diese hier einfach in der Reihe stellen?

Kann ich das Anlegen der Gruppen pro Sonntag evtl. etwas beschleunigen, in dem ich irgendwelche Vorlagen verwenden kann? z.B. als Basis eine bereits erstellte Gruppe? Ansonsten sind es schon einige Klicks pro Gruppe: Ort, Uhrzeit, Zielgruppe, die ganzen Anmeldeinformationen, Zusätzliche Felder, Gruppentreffpunkt usw.
Wo wird eingestellt, welche Rolle jemand bekommt, der sich über das Anmeldeformular anmeldet?
Die Adresse unseres Gruppentreffpunktes liegt in der "Karte" ca. 1km daneben. Kann ich das irgendwie korrigieren?
In dem Screenshot der Gruppenhomepage steht über dem Titel jeder Gruppe nochmal in klein "Gottesdienst". Wo kommt dieser Wert her?
Wenn ich in den automatischen Emails ein Datum verwende, dann muss ich für jede "Gruppe", also Gottesdienst, dann die automatischen Mails separat konfigurieren? Oder muss ich das sowieso, weil der automatische Mailversand sowieso an die explizite Gruppe gekoppelt ist?
Könnte man ier evtl. auch Vorlagentexte verwenden? So dass das erstellen der Texte ein wenig flotter von der Hand geht?

Ich hoffe, dass unsere Gemeinde dann den Worklflow in Churchtools für die Anmeldungen überzeugend findet und wir das dann dafür nutzen können...

LG

jziegeler

@metowa20 hier ein paar Antworten zu deinen Fragen:

es gibt am unteren Rand einer Gruppe ein Kopieren-Icon
über Einstellungen in der Gruppe kannst du die Anmeldung zur Gruppe konfigurieren, ob sie sofort wirksam wird oder ob eine Freigabe notwendig ist. Je nachdem wird die Rolle, die in den Stammdaten unter Gruppentyp-Rollen definiert ist vergeben:
Die Treffpunkte werden eigentlich exakt nach der Adresse dargestellt. Vielleicht noch mal neu speichern?
Das ist die Gruppenkategorie
Beim kopieren einer Gruppe kannst du angeben, ob die automatischen Mails auch kopiert werden sollen, wenn welche definiert sind

Ich hoffe das hilft dir weiter beim Einrichten.

metowa20

@jziegeler Vielen Dank, das ist ja echt super. Das spart absolut Zeit...

Dann muss ich nur noch die Angaben zum Datum in den automatishen Mails jeweils nach dem Anlegen anpassen. Das ist überschaubar.

Das mit der Adresse und der Anzeige in den Karten, das ist definitiv so, dass die Anzeige nicht richtig ist. Ich denke, ich schreibe das mal dem Support, da ist das vermutlich besser aufgehoben.

LG

jziegeler

@metowa20 die Karte können wir uns dann im support direkt anschauen, löst das Problem vielleicht schneller ...

metowa20

Eine Frage betrifft noch das Checkin: Im Checkin kann ich die Personen ja nicht filtern, d.h. es werden alle Personen angezeigt, unabhängig von der Rolle. Also auch alle, die auf der "Warteliste" stehen.
Es sollte aber schon irgendwie kontrolliert werden, dass:
a) die Anzahl der Personen nicht überschritten wird
b) die Person, die vor mir steht, auch auf der Gästeliste steht

Nun kann die Person, die den Checkin vornimmt, zumindest im Gruppenfeld sehen, wieviel Personen schon eingecheckt sind. Aber sie hat keine Kontrolle darüber, ob die Person, die eingecheckt wird, auch auf der Gästeliste steht.

Wie kann das gelöst werden? Ohne jetzt wieder eine extra Liste vorher zu drucken?
Das wäre doch gerade der Charme auch des Checkin, dass ein Mitarbeiter die Gäste begrüßt, mit einem Tablet unter dem Arm, und dann die Leute gleich eincheckt, und dabei jederzeit die Kontrolle über Anzahl und Gästeliste hat.

LG

silvias1963

@metowa20 Hallo,
Zu Punkt 3: Bei uns wird in der Karte die Adresse ungenau angezeigt, wenn an der Hausnummer noch ein Buchstabe hängt, also z. B. "23 a". Hier darf kein Leerzeichen zwischen der Zahl und dem Buchstaben sein, sonst wird es falsch dargestellt. (Das widerspricht leider den Regeln von DIN 5008 von Formatierung von Adressen. Da gehört eigentlich ein Leerzeichen zwischen!)
Ist das bei euch vielleicht der Fall?
LG, Silvia

metowa20

@silvias1963 Vielen Dank.
Nein, wir haben nur die 2 in der Adresse.
Es ist aber so, dass ich die Straße in der Adresse abgekürzt hatte, also Str. statt Straße. Wenn ich das Wort ausschreibe, wird der Ort richtig angezeigt....

hbuerger

ChurchTools nimmt die hinterlegten Adresse und nutzt die OpenStreetMap um die Koordinaten herauszufinden mittels einenes dritten Service. Wenn Koordinaten (Anzeige auf der Karte) falsch sind z.B. weil ein Marker nicht an der richtigen Adresse ist, dann ist diese Adresse vermutlich beim OSM direkt falsch eingetrage.

Das OSM Projekt ist öffentlich und ihr könnt dort selber die Adressen korrigieren. Damit helft ihr euch und dem Projekt direkt

MK

@metowa20 sagte in Gottesdienstanmeldungen:

Dann muss ich nur noch die Angaben zum Datum in den automatishen Mails jeweils nach dem Anlegen anpassen. Das ist überschaubar.

Kann man schon Informationen zur Gruppe per Platzhalter eingeben, so wie [Vorname]? Z.B. [Titel] Dann müsste man das nicht jedes Mal ändern. Das wird doch schnell mal vergessen und dann hat der Teilnehmer ein falsches Datum!

hbuerger

Ja, aber beschränkt. Akutell funktioniert das nur mit [Vorname], [Nachname], [Spitzname].

metowa20

Hallo @hbuerger
Dieser Thread scheint ja eher eine Fragensammlung zum Thema Gottesdienstanmeldung zu sein. Ich hoffe, dass ich dann diese Frage hier auch noch stellen kann:

Über "Gruppentreffen pflegen" ist ja dann der Export der Personen möglich, die teilgenommen haben. Kann man hier einstellen, dass dann auch die Telefonnummer mit in den Export gelangt? Bei mir werden nur Vor und Nachnamen, sowie die Teilnahme exportiert.
Aber gerade die Kontaktinformation ist ja das, was wir bei den Anmeldungen abfragen, und was dann auch in der Liste drin sein sollte...

Lieben Dank

hbuerger

Die Frage habe ich in den Blog Posts beantwortet.

metowa20

@hbuerger Ich möchte mich vorneweg wirklich mal Bedanken für euren unermüdlichen Einsatz und eure Unterstützung. Ich finde es auch richtig gut, dass ihr mit konkreten Vorschlägen uns User unterstützt, bestimmte Dinge und "Probleme" im Gemeindealltag zu bewältigen und umzusetzen. Danke auch für alle Anregungen und Ideen dazu.

Deine zwei Blogposts habe ich natürlich gelesen und so umgesetzt, und ich habe auch verstanden, worum es geht und dass extra Personenfelder dafür angelegt werden müssen.
Wahrscheinlich habe ich mich nicht genau genug ausgedrückt. Mir ging es um den Export, den ich aus dem Popup anstoßen kann, den ich bekomme, wenn ich unten in der Gruppe auf Gruppentreffen pflegen klicke. In diesem Export sind die Telefonnummern nicht enthalten.

Hier sind sie drin:

Es haben sich aber weitere Ungereimtheiten für mich ergeben, die ich hier gerne nennen möchte.

Im Export sind alle Personen enthalten, die in der Gruppe eingetragen sind, völlig egal, welche Rolle sie haben. Will ich also mit dieser Exportfunktion eine Liste fürs Gesundheitsamt erstellen, muss diese Liste hinterher von Hand bereinigt werden.
Oder ich lasse halt die Liste als Gruppenfilter in Personen anzeigen, filtere dann noch die entsprechenden Rollen raus oder rein, je nachdem, und exportiere dann die Personen. Dazu muss ich dann noch eine Exportvorlage definieren.
Hm. Ein Listenexport aus dem Gruppenmodul heraus, gefiltert nach Rollen (oder alle Rollen) wäre doch an der Stelle hilfreich. Mein Leiter sagt, es hört sich kompliziert an, das alles.
In deinem Screenshot im zweiten Blogpost führst du eine Person mit der Rolle Teilnahme beantragt" auf, in der Spalte Gruppenteilnahme hat sie aber teilgenommen, was ja laut dem Konzept eigentlich nicht gehen sollte, da "Teilnehme beantragt" ja in dem Fall Warteliste bedeutet.

Das würde ja bedeuten, dass diese Person dennoch an der Veranstaltung teilgenommen hat, obwohl sie nicht auf der Gästeliste gestanden hat.
Ok, kann ja theoretisch vorkommen.
Die Frage ist für mich aber, wie soll das jetzt sicher in der Exportliste dokumentiert werden? Dann müsste ja die Exportliste wieder von Hand gefiltert werden, aber nicht nach Rollen, sondern nach "Gruppenteilnahme" = 1 (bzw. 100% je nach Export), weil die Rolle "Teilnehmer" keine Garantie darüber gibt, ob jemand vielleicht nicht doch teilgenommen hat.
Oder ihr schafft die Möglichkeit, beim Checkin nur die Personen anzeigen zu lassen, die eine bestimmte Rolle haben. Dann würde wieder gelten: Rolle Teilnehmer = teilgenommen
Wenn der Checkin eine neue Person anlegt, passiert folgendes:
a) Das Feld für die Telefonnummer, das ich außerdem als Pflichfeld deklariert habe, wird nicht abgefragt -> nicht gut!
b) Die neu angelegte Person bekommt die Rolle Teilnehmer zugewiesen und wird als eingecheckt angezeigt. -> so soll es sein!
c) in der Gruppenübersicht wird die Teilnahme mit 100% angezeigt, aber Farbe grau, also offen

Im Popup zur Gruppentreffenpflege spiegelt sich das ebenfalls wieder:

Im Export aus der Gruppenübersicht sieht das wiederum so aus (= 100% Teilnahme):

Und im Export aus dem Gruppentreffenpflege-Popup so (= keine Teilnahme):

Daraus folgt für mich: Obwohl der Checkin die Person eingecheckt hat, ist im Export nicht mit Sicherheit zu sagen, ob die Person nun teilgenommen hat oder nicht, insbesondere vor dem Hintergrund, dass auch Personen mit der Rolle "Teilnahme angefragt" eingecheckt werden können.

Ich lasse mich sehr gerne korrigieren, vielleicht habe ich etwas übersehen. Aber momentan sieht das für mich nach Inkonsistenz bei den Daten aus

Ich kann meinen Leiter verstehen, der Besorgnis äußert, weil es sich kompliziert anhört. Im Endeffekt ist es das aber nicht wirklich, denn gerade der Listenexport wird ja hoffentlich nie zum Tragen kommen, und wenn, dann kann der Weg über den Gruppenfilter im Personenmenü gegangen werden.
Ich wollte nur darauf aufmerksam machen, vielleicht entstehen ja dadurch zusätzliche gute Ideen. Und vileleicht können diese "Ungereimtheiten" noch glattgezogen werden...

LG

Andy

@metowa20 den Export kannst du doch über die Filter in der Personenliste machen. Da kannst du ja selbst auch vorgeben, welche Stammdaten (Telefonnummer z. B.) exportiert werden sollen. Und wenn du alle nicht erschienenen vorher aus der Gruppe nimmst, dann ist es doch eigentlich korrekt.

hbuerger

Zuerst einmal: Bitte schön. Freut mich, dass wir euch helfen können mit konkreten Lösungsvorschlägen.

Du hast Recht, dass hier ChurchTools noch etwas inkonsitent ist und dass es irgendwie verschiedene Export Möglichkeiten gibt. Das Personen & Gruppen Modul ist historisch gewachsen und wir sind ja konsequent dabei immer wieder Dinge zu verbessern. Aber aktuell müssen wir noch etwas damit Leben

Dass im Screenshot eine Person mit "Teilnahme beantragt" als teilgenommen makiert ist ist richtig. Der Punkt ist der, wie ihr das handhabt ist komplett euch überlassen. ChurchTools macht euch keine Vorgaben, ob die Rolle "Teilnehmer" = anwesend bedeutet (dann könnt ihr auch das Gruppentreffen-Feature und Checkin komplett ignorieren) oder ob ihr über die Gruppenteilnahme geht.

Mein Gedankengang war der, dass es ja durch aus sein kann, dass eine Person trotzdem vor der Tür steht und ich sehe, dass irgendwie die Hälfte der Leute nicht gekommen ist (auch im Screenshot sichtbar), also kann ich die Person ja durch aus rein lassen in den Saal. Für mich ist es nur wichtig zu wissen wer da war. Die Warteliste/Gästerliste soll ja nur zur Unterstützung dienen, dass nicht plötzlich ein ganzer Reisebus unerwartet vor der Tür steht.

Das im Export alle Teilnehmer drin stehen ist richtig und bis heute wurde es nie gebraucht, dass der Export nochmals gefiltert werden müsste. Im Gegenteil ich finde es gut dass alles drin ist. Das CSV, dass exportiert wird kann ja mit wenig Aufwand in Excel bearbeitet werden. Und sind wir mal ehrlich: Es wird jetzt nicht jede Woche vorkommen, dass du einen Export machen musst und dann händisch 200 Teilnehmer aussortieren müsstest.

metowa20

@Andy Diese Möglichkeit hatte ich ja schon erwähnt. Meine Anregung sollte ja sein, ob man das zukünftig etwas geradliniger für diesen speziellen Anwendugsfall, der ja plötzlich alle Gemeinde betrifft, und dies vermutlich über einen längeren Zeitraum, gestalten könnte.

@hbuerger Ich verstehe das vollkommen, und es ist auch gut, dass die Handhabung, wie wir etwas interpretieren wollen, bei uns liegt. Das ist ja gerade auch der Vorteil eines modularen Systems. Ich finde nur, beim Thema Export für diesen speziellen Fall (Anwesenheitslisten für das Gesundheitsamt) unterstützt uns Churchtools noch nicht so, wie ich mir das vielleicht vorstellen würde.
Das Problem ist meist, dass der eigentliche Leiter der Gruppe nicht auch den Checkin durchführt. Nach dem Gottesdienst muss also die Liste der Gruppenteilnehmer um die Datensätze bereinigt werden, die nicht teilgenommen haben.
Wenn ich als admin (und vielleicht nicht mal anwesend gewesen) das nun tun soll, woran erkenne ich dann, ob jemand teilgenommen hat? An der zugewiesenen Rolle? Oder an der Anzeige zur Gruppenteilnahme?
Du würdest jetzt sagen, dass wir das selbst definieren müssen. Ja, ok, einverstanden. Aber dann muss ich sagen, dass wir das Modul Checkin nicht benutzen könnten, weil ich momentan potentielle Dateninkonsistenzen nicht verhindern kann.
Klar, ich könnte der Personen, die den Checkin durchführen würden, sagen:

Bitte keine neue Personen anlegen, sondern in dem Fall die Daten auf ein Blatt schreiben und dem Leiter zukommen lassen. Oder
Bitte bei einer neu angelegten Person die Telefonnumer abfragen und auf einen Zettel schreiben und dem Leiter zukommen lassen, damit der Leiter dann die Telefonnummer nachträgt und die Person zusätzlich als "hat teilgenommen" markiert (obwohl sie über das CheckinModul eingecheckt wurde).

Oder der Leiter filtert sich vor dem Gottesdienst die Teilnehmerliste im Gruppenfiltermenü des Personenmenüs, dann exportieren, noch ein wenig nachbearbeiten (Optik) und ausdrucken. Und der Checkin checkt die Leute dann per Haken auf der Liste ein. Nach dem Gottesdienst wird die Gruppe einfach gelöscht, ebenso alle Datensätze der Personen, die teilgenommen haben, und die Liste wird abgeheftet. Oder die Liste wird nach dem Gottesdienst zur Hand genommen und die Gruppenteilnehmer entsprechend nachbearbeitet und aufgeräumt.

Ich würde sehr gerne das Checkin Modul dafür nutzen, sehe aber momentan die genannten Punkte als "Problem". Das Problem heißt eigentlich "potentielle Dateninkonsistenz" und damit potentielle Mehrarbeit, die ich mit einer gedruckten Liste nicht habe.
Und natürlich der Punkt, dass ein Pflichtfeld, dass ich für die Gruppe definiert habe, beim Neuanlegen einer Person im CheckinModul nicht mal abgefragt wird.

Ich verstehe auch einfach nicht die Logik, die dahinter steckt, dass eine über das Checkin Modul neu angelegte Person, die damit ja für die Veranstaltung eingecheckt wird, nicht an zwei von vier Stellen als "hat teilgenommen" markiert wird.

Wie ist das denn bei den anderen so? Nutzt ihr das Checkin Modul dafür? Habt ihr keine Probleme, die Teilnahme sicher zu dokumentieren? Erweisen sich meine Überlegungen als nicht relevant ?
Bin mir noch nicht sicher, wie wir damit umgehen sollen. Ignorieren oder Papierliste drucken.

LG

andrea.schulz

@metowa20 Hallo. Wir exportieren die Gruppenliste und haken auf Papier ab wer teilgenommen hat. Neue werden auf Papier ergänzt und dann in Churchtools angelegt für das nächstemal.

Wir haben ein Feld „Anzahl Personen“ als Pflichtfeld. Die Orga Rolle hat hier keinen Eintrag und zählt damit nicht als Person. Diese OrgaPerson dient nur als Briefkasten für Mitteilungen und ist an eine reale Mailadresse umgeleitet. Alle Mitarbeiter tragen sich gleichzeitig auch als Teilnehmer ein.

Bisher werden die Papierlisten noch nicht ins System übertragen aber diese Fleißarbeit kommt vielleicht noch.

mafe

Vielen Dank für die tolle Anleitung, @hbuerger !
In unserer Stadt müssen wir nicht nur dokumentieren, wer bei welchem Event war, sondern auch auf welchem Platz er gesessen hat... Angenommen, die Plätze sind durchnummeriert - gibt es die Möglichkeit, das auch per CT unkompliziert zu regeln? Also zB automatische Platzvergabe per Autoincrement? Oder ist es dann doch am einfachst, das händisch nachzutragen?

metowa20

@andrea-schulz Danke, ich habe das mit dem Checkin erst mal gecancelt, wir werden zunächst auch nur auf Papier ausdrucken.

@all
Ich habe heute die Anmeldung freigegeben, und ich habe bereits jetzt drei doppelte Datensätze in der Datenbank.
Das Problem dabei ist, dass ich die Personen nicht einfach so herausfiltern kann.
Ich könnte ja sagen, nach dem Gottesdienst ist es egal, ich lösche alle Datensätze von den Personen, die noch auf der Warteliste standen.
Nun sind das aber teilweise Personen, die anderweitig in der Gemeinde mitwirken. Ich finde es sehr aufwändig, hier über Filter die Personen zu finden, die ausschließlich zum Zwecke der Anmeldung angelegt wurden, und dabei auch die Dubletten dann mit zu entfernen.
Viel zu groß ist meiner Meinung nach die Gefahr, dass man sich verklickt und versehentlich falsche Leute entfernt.

Ich beobachte mal wie das weiter geht.
Momentan denke ich, dass für die reine Dokumentationspflicht das ganze System über Gruppenanmeldungen und dem einfügen aller Personen in die Datenbank zu kompliziert ist und vor allem zu viel an Folgearbeit erzeugt.
Eine simple Liste, in die sich Leute mit Telefonnummer eintragen, und deren Daten absolut nichts mit der Personendatenbank in Churchtools zu tun hat, das wäre wünschenswert.
Eintragen lassen, Liste drucken, fertig. Nach drei Wochen löschen und gut ist.

Da die Daten ja korrekt gepflegt werden sollten, besteht das nächste Problem beim hinzugefügten Telefonfeld. Da ich eine Telefonnummer erfassen muss, muss ich es als Pflichtfeld deklarieren. Nun gibt es aber Menschen, die haben keine Telefonnummer im Sinne der Datenbank, sondern nur eine Handynummer. Und da fängt das Dilemma an. Tragen sie die Handynummer in das Telefonnumerfeld, sind die Daten nicht korrekt eingetragen, weil Handynummer ist nicht gleich Telefonnummer. Füge ich das Handyfeld als Pflichtfeld ins Formular mit ein, erhebe ich bei den meisten Leuten mehr Daten als notwendig, weil eine Nummer ja ausreichen würde. Ausserdem müsste der Nur-Handynummerbesitzer seine Nummer zweimal eintragen, weil zweimal Pflichfeld. Mache ich kein Feld als Pflichfeld, besteht die Möglichkeit, am Ende keine Telefonnumer der Person zu haben.

Ich kann es drehen und wenden wie ich will, ich sehe jede Menge Nacharbeit und Datenkorrektur auf mich oder uns zukommen.

Ich habe jetzt wirklich sehr viel Zeit in das ganze Thema "Gottesdienstanmeldungen" investiert und Gespräche geführt und Mails geschrieben. Aber aktuell sehe ich nicht, wo da der echte Mehrwert für uns ist gegenüber Tools wie z.B. wo2odermehr.de liegen soll.
Wenn diese ganze Nacharbeit zur Datenkorrektur nicht besser wird, dann sehe ich mich für eine simple Lösung plädieren, außerhalb von Churchtools.

Man kann der Sache zugute halten, dass es nach einigen Läufen auch besser werden kann, da viele Leute dann bereits angelegt sein werden. Muss aber nicht.

Es ist aber auch wirklich zum Haare raufen. Da sind Mitarbeiter, die schon lange in Churchtools angelegt sind, weil sie regelmäßig mitarbeiten. Dann werden sie vom Ehepartner angemeldet, natürlich (!?) dann mit der Mailadresse vom Partner, und schon habe ich den Mitarbeiter doppelt im System. Das nervt, echt. Und bereinige ich das, werden die Personen das nächste mal garantiert wieder falsch eingetragen...Irgendeiner schafft das doch immer.

Sorry, ist jetzt eine Frustantwort geworden. Ich weiß, zwingt mich ja keiner, das über Churchtools und genau so zu machen. Musste das jetzt irgendwie loswerden.

Bitte auf keinen Fall persönlich nehmen...

LG

andrea.schulz

@metowa20 Kopf hoch. Seh doch mal das Positive: Ihr habt jede Menge neue Gottesdienstbesucher (auch nach den Dubletten). Bei uns sind die gottesdienstgruppen nicht wirklich „öffentlich“ beworben sondern nur nach der Churchtool Anmeldung aufrufbar. So kennen wir diejenigen die sich anmelden immer schon und haben mindestens eine Mailadresse. Wer noch nicht angelegt ist meldet sich persönlich und wird dann in Churchtools mit allen nötigen Daten angelegt - oder bei einmaligem Besuch nur auf dem Papier.

An Deiner Stelle würde ich die Tel nicht als Pflichtfeld machen sondern bei bekannten Personen von Churchtools als Felder (Festnetz und Handy) dazu schreiben lassen. Wenn die Tel auf der Papierlisten leer ist bekommt derjenige eine speziell Rolle „Teilnahme ohne Tel“. Die autom Teilnahmebestätigung begrüßt als Neuen und fragt dann nach der Tel. Außerdem steht diese „Rolle“ auf der Papierlisten wenn bis dahin die Tel noch nicht nachgemeldet wurde. Dann fragt der Mitarbeiter bei dem Eingangscheck.