Email bei Ressourcenbuchung und bestimmter Bedingung



  • Ist etwas seltsam formuliert, der Titel, möglicherweise 😅
    Der Hintergrund:
    wenn nicht-gemeindliche Veranstaltungen im Gemeindezentrum gebucht werden, muss dafür ein "Mietvertrag" ausgegeben werden, in dem auch die Mietkosten für den/die Räume beziffert sind. Eine Buchung wird erst dann"bestätigt", wenn der Vertrag unterschrieben ist.
    Der Geldeingang der Mietkosten muss "überwacht" werden.

    Der Flow wäre dieser:

    1. Die Person frägt die Räume per Mail oder Telefon an (außerhalb Churchtools)
    2. Es wird überprüft, ob die Räume noch frei sind (von der dafür verantwortlichen Person)
    3. Der Anfragende bekommt einen Mietvertrag zugeschickt (zur Zeit von einer anderen dafür verantwortlichen Person)
    4. Wenn der Mietvertrag unterschrieben zurück kommt, wird die Buchung in Churchtools "bestätigt". Zusätzlich bekommt der Kassierer eine Nachricht, damit er dann den Geldeingang auf dem Schirm hat und überprüfen kann.

    Die Knackpunkte dabei sind:

    • der Flow soll nur angewendet werden wenn jemand (extern oder Gemeindemitglied) eine oder mehrere Räume (Ressourcen) für eine nicht-gemeindliche Veranstaltung anfragt.
      Es muss also irgendwie unterschieden werden, ob die Anfrage gemeindlich ist oder nicht.
    • Es müssen Benachrichtigungen entsprechend dem Stand der Buchung, also "Voranfrage" und "Bestätigt" verschickt werden.

    -> Muss ich dafür dann einen eigenen Kalender verwenden, sozusagen für die nicht gemeindlichen Veranstaltungen im Gemeindehaus?

    -> Würde das mit den Benachrichtigungen so funktionieren?

    -> Könnte man das vielleicht auch ganz anders als beschrieben lösen? Was wäre ein guter Ansatz?

    Danke für eure Ideen.


  • admin

    @metowa20 Wenn die Anfrage eingeht, kann man die anfragende Person in CT anlegen und einer Gruppe "Raummiete extern" mit der Rolle "Voranfrage" hinzufügen. Über eine automatische Mail könnte dann ein Standardtext mit einem Link zum Vertrag verschickt werden.

    Kommt der Vertrag dann unterschrieben zurück, setzt man die anfragende Person in der Gruppe auf "bestätigt" und es geht eine Bestätigungsmail raus.

    In der Gruppe "Raummiete extern" kann man zusätzlich eine (versteckte) Rolle "Zahlungsverkehr" anlegen und diese dem Kassierer zuordnen. In der Gruppe dann noch das Feld "Zahlungseingang (J/N)" mit einem höheren Sicherheitslevel anlegen und der Rolle "Zahlungsverkehr" in den gruppeninternen Rechten den entsprechenden Level zuweisen, damit der Kassierer dieses Feld auf "Ja" setzen kann, wenn das Geld eingegangen ist.

    Muss ich dafür dann einen eigenen Kalender verwenden, sozusagen für die nicht gemeindlichen Veranstaltungen im Gemeindehaus?

    Ein eigener Kalender muss nicht zwingend dafür angelegt werden. Hängt sicherlich ein wenig davon ab, ob man die CT-Kalender im Web auf der Gemeinde-Homepage veröffentlicht. Wenn das der Fall ist, dann sollte man ggf. einen Kalender verwenden, der nicht veröffentlicht wird. Grundsätzlich ist ja gar kein Kalender für die Buchungen erforderlich, aber es ist sicherlich übersichtlicher, wenn man dafür einen (eigenen) verwendet.



  • Hallo @Andy , vielen Dank dir. Das gibt auch jeden Fall noch Ideen. Mit Gruppen könnte das auch machbar sein.
    Ich hänge allerdings noch an einem Punkt, und das ist die DSGVO. Wenn wir die Person anlegen, muss sie ja der Speicherung zustimmen. Wie kann ich aber im Sinne der Bestimmung sicher sein, dass der Anfragende, der per persönlich, per Telefon oder Mail anfrägt, der erforderlichen Speicherung zustimmt? Bei der mündlichen Option besteht die Gefahr, dass das Thema vergessen wird. Bei der Mail ist das garnicht möglich.

    Es ist schade, dass das Ressourcenmodul in dieser Hinsicht noch nicht so ausgebaut ist und man an mehreren Stellen "Hand anlegen" muss, um sowas zu realisieren, was wir hier vorhaben: Datenschutz-Abfrage, Person anlegen, Person in Gruppe schieben, Ressource als "Warten auf Bestätigung anlegen", Später dann Ressource als "Bestätigt" oder "gelöscht" markieren, je nachdem.

    Was mir aber auf jeden Fall gut gefällt, sind die automatischen Mails zu den Rollen, um so den Mietvertrag gleich an die Person zu bringen. Ich denke, ich nehme das als zentrale Funktion, und baue dann da drum herum den Rest, also vorneweg und hintendran im Flow...


  • admin

    @metowa20 ähm... wie macht ihr das mit dem Datenschutz denn sonst? Du verarbeitest seine Daten ja auch schon dann, wenn du ihm den Mietvertrag zuschickst...



  • @Andy äh, ich weiß nicht...Es kommt ein Anruf, und der Mietvertrag geht per Mail raus. Da habe ich noch keine personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet. Der Vertrag wird ja dann erst noch ausgefüllt.

    [Edit: Inhalt]


  • admin

    @metowa20 dann muss er sich halt über ein Formular selbst in die Gruppe eintragen und dort kann er der Speicherung dann zustimmen.



  • @Andy puh... das ist zwar für manchen nicht schwierig, aber für manchen ist das eine große Hürde. Die Oma, die für die goldene Hochzeitsfeier den Saal reservieren will, die verweis ich dann auf ein Anmeldeformular "in diesem Internet", wo dann auch noch steht: "Hier kannst du dich für die Gruppe anmelden..." 😲

    Nee, das müssen wir anders lösen, da taugt das Anmeldeformular meiner Meinung nach nicht vollumfänglich.

    Man könnte ja vielleicht so argumentieren, dass jemand, der ein grundsätzliches Interesse an einer Reservierung hat, auch bereit ist, seine Daten zu geben, weil sie in dem Mietvertrag ohnehin erhoben werden müssen. Vielleicht kann man das dann über den Mietvertrag abdecken...


  • admin

    @metowa20 genau



  • @Andy jo, ich glaube, so wird ein Schuh draus. Damit die Anfrage bearbeitet werden kann, ist zumindest ein voller Name, ggf. Mailadresse, sowie eine Telefonnumer nötig. Die Herausgabe derselben impliziert schon eine Speichereinwilligung, die man dann im Mietvertrag konkretisieren und nochmal schriftlich einholen kann.
    Danke


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