ChurchTools - Rollout in eurer Gemeinde
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Bin mir nicht sicher, ob das evtl ein bisschen Off-Topic ist und vielleicht eher in den Tipps und Tricks Bereich gehört:
Wie seid ihr, als "ITler der Gemeinde" vorgegangen um ChurchTools eurer Gemeinde schmackhaft zu machen?
Wie lange hat die Integration gedauert?
Wie seit ihr mit den "Besorgten" oder auch "Änderungsresistenten" umgegangen?
Wer nutzt bei euch CT? Nur die "aktiven im Dienst" oder alle bis zu einem gewissen Grad?Da wir zur Zeit von ein paar Gemeindemitgliedern Gegenwind wegen ChurchTools und unserer Vorgehensweise bekommen wollte ich mal Inspiration von Gleichgesinnten bekommen.
Zum Hintergrundverständnis über die einzelnen Antworten wäre noch schön, wenn ihr noch kurz schreiben könntet, wie viele Mitglieder eure Gemeinde hat und wie lange ihr CT schon nutzt. Freue mich über viele Antworten und hoffe, dass auch andere Neulinge wie ich, hier durch ein bisschen was von den Experten lernen können
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Wir sind 50-60 Mitglieder und nutzen CT seit ca. 2 Jahren.
Bei uns ist die Gemeindeleitung an mich heran getreten, ob ich nicht die Adressliste, den Kalender sowie die Raumvermietungsliste führen könnte. Damals waren das alles separate Excellisten in zig Versionen auf vielen Rechnern.
Meine Bedingung war, dass ein vernünftiges System genutzt wird. So sind wir dann bei CT gelandet. Schmackhaft machen war also relativ einfach. Zumindest gegenüber der GL.Von Vorteil war, dass mein Mitstreiter @fodinabor bereits in einer anderen Gemeinde CT-Admin ist und als Informatiker mit der API umgehen kann.
Wir haben uns zuerst, außerhalb CTs, eine Struktur überlegt, bzw. die bereits bestehende modifiziert und diese dann in CT übertragen.
Danach wurden Personen angelegt sowie Raumverwaltung und Kalender in CT verlegt. Nach ca. einem Jahr haben wir den Dienstplan in CT integriert und wollten als nächsten Schritt auch die Ablaufpläne darüber machen. Durch Corona wurde das zunächst auf Eis gelegt, stattdessen nutzen wir Checkin und eventuell bald den Chat.
Die Integration läuft also seit 2 Jahren und ist noch nicht abgeschlossen.Bei den "Besorgten" muss man zwei Gruppen unterscheiden, die die nicht können und die die nicht wollen. Erstere Gruppe ist meistens sehr klein und muss notfalls die Informationen ausgedruckt bekommen. Dafür braucht es jemanden der diese Gruppe begleitet. Aber diese Gruppe stirbt aus.
Die zweite Gruppe ist schwieriger. Interessanterweise ist das bei uns eher die jüngere Generation. Niemand wird gezwungen CT zu nutzen. Wir sorgen allerdings dafür, dass ein gewisser Druck entsteht. Und meistens wird der Nutzen nach einer gewissen Zeit auch erkannt.
Gemeinderäume können beispielsweise nur nach Buchung über CT genutzt werden. Wer in bestimmten Bereichen im Gottesdienst mitarbeiten will, muss den Dienstplan nutzen. Das hängt vom jeweiligen Bereichsleiter ab. Wir haben Bereiche die sich lieber kompliziert über viele Mails absprechen, es werden aber weniger.
Wichtig ist, dass ihr nicht zu schnell vor geht. Du als Admin kennst natürlich alle Funktionen und bist sofort bereit auch neues zu testen. Andere brauchen dafür länger.
Und Schulungen sind, gerade am Anfang, sehr wichtig.Also theoretisch nutzen bei uns alle CT, Mitglieder wie auch Freunde.
Was sind denn die Gegenargumente?
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@DJSudermann ich habe vor vier Jahren mal ein wenig was dazu geschrieben. Es trifft ein paar Aspekte deiner Fragen, darum hole ich hier erstmal nicht nochmal groß aus, sondern verweise dich an dieses Posting.
Wenn sich für dich daraus aber noch Fragen ergeben, dann stelle sie gerne hier und ich versuche darauf einzugehen.
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Hallo
Wir haben auch vor zwei Jahren angefangen in einer Gemeinde von ca 80 Mitgliedern. Die Adressliste und Geburtstagsliste wurde gleich sehr positiv aufgenommen. Als jeder seine Daten prüfte haben wir auch gemerkt wie viele Fehler drin waren v.a alte Mobilnummern ...Anlass war dass die ehrenamtliche Sekretärin nach 17 Jahren (!) in Ruhestand ging und die Listen und vor allem der handschriftliche Kalender an der Wand abgelöst werden musste.
Kalender für alle und Raumbelegung war auch noch für alle gut zu vermitteln aber dass das jetzt jeder selbst dort eintragen soll? Dienste war teilweise auch schwierig „warum es klappt doch alles“. Push kam von denjenigen die mit Recht sagten dass sie alle Gemeindethemen an einem Platz haben möchten. Es wird weiterhin viel vom Admin und Hauptamtlichen gepflegt aber immerhin geht das jetzt nebenher und man muss nicht mit dem roten Stift an den Wandkalender :-).
Dann gab es wegen Corona wieder ein paar Schritte rückwärts. Dienste und Raumplanung war nicht mehr wichtig und ging dann in Vergessenheit. Dazu kam die Notwendigkeit sich für die Gottesdienste anzumelden. Bei einigen klappt es gut, andere melden sich mündlich oder per Whatsup - immerhin ist allen klar dass es eigentlich anders gedacht ist.
Uns hilft dass wir weiterhin jeden Sonntag einen Papierzettel mit den Terminen machen (parallel per Infoscreen und RPA unterstützt) Wenn jetzt jemand sagt dass ein Termin fehlt: ok war eben nicht in Churchtools gepflegt. So lernen es alle und unterstützen.
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@DJSudermann Ach so ... Gemeindegröße habe ich vergessen: 400+ an einem und 60+ an einem zweiten Standort. Personendatensätze in CT: 1.000+
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Vielen Dank schonmal für eure Antworten. Freue mich auf noch mehr
Das mit den Workshops, @Andy ist auf jeden Fall eine super Idee. Habt ihr da immer wieder das gleiche erklärt oder geht ihr Stück für Stück die verschiedenen Möglichkeiten von CT durch?
Deine Beobachtung @Aquila habe ich auch gemacht. Es haben halt diejenigen die meisten "Probleme" damit, die auch viel mit CT arbeiten müssten. z.B. die Lobpreisleiter, die bis jetzt einfach kurz vor dem Lied den Titel ansagen konnten und hoffen mussten, dass der Techniker den Text schnell genug einblenden kann. Jetzt wo wir den Ablaufplan immer aktiver nutzen, bedeutet das Einpflegen der Lieder etc. natürlich mehr Aufwand (der größte Teil nur einmalig, aber na ja.)
Wobei auch einige der Techniker den Ablaufplan, insbesondere die Exportfunktion noch nicht nutzen wollen, da Bibelstellen im Ablaufplan noch händisch eingetragen werden müssen und Dateien im Ablauf immer noch händisch runtergeladen werden und eingefügt werden müssen
Die Raumbuchungen müssen wir bei uns noch einführen. Ich hoffe da noch auf Die Möglichkeit, Ressourcen zu Gruppieren damit Großveranstaltungen nicht mehrfach eingepflegt werden müssen.Im Endeffekt ist es bei größeren Gemeinden wahrscheinlich auch ein umso größeres grinding. Wir sind auch 400+ Mitglieder und die Gegenstimmen sind dementsprechend Zahlenmäßig mehr und lauter. Freue mich daher über alle Berichte von denen man sich was abgucken kann
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@DJSudermann Gegenstimmen sind oftmals lauter, egal so sie in der Überzahl oder Unterzahl sind.
Ich habe die CT Einführung bei uns nicht begleitet, kann daher dazu nichts sagen.
Kann aber nur bestätigen, dass ein gutes und regelmäßiges Schulungsangebot sehr hilfreich ist (wir arbeiten selber noch dran).
Ansonsten ist es wie bei so vielem, die Leiter müssen die Nutzung von CT bewerben und einfordern - wenn die Aufrufe dazu immer nur von den Admins kommen, wird es schwierig.
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@DJSudermann sagte in ChurchTools - Rollout in eurer Gemeinde:
Habt ihr da immer wieder das gleiche erklärt oder geht ihr Stück für Stück die verschiedenen Möglichkeiten von CT durch?
Der Ablauf ist immer gleich: Ich erzähle kurz etwas zur Geschichte und Verbreitung von CT. Dann pflüge ich einmal durch alle Module und lasse Zwischenfragen zu. Man biegt dann manchmal ganz schön ab, aber es funktioniert so eigentlich ganz gut. Zum Schluss dann Alltagsfragen der Teilnehmer, die ich versuche zu klären. Dauert immer zwei Stunden.
Häufig ist es dann so, dass für spezielle Fragestellungen anschließende Schulungen für eine ganze Dienstgruppe durchgeführt werden.
Also merkt in der Schulung jemand an, "wir kommen irgendwie mit dem CheckIn nicht klar", dann mache ich einen Schnelldurchgang im Workshop, aber mit der betroffenen Dienstgruppe kommt dann noch ein zeitnaher Termin hinterher, an dem dann möglichst alle teilnehmen.
Oder wenn die Planungen beginnen, einen weiteren Dienst in die Eventplanung aufzunehmen und ich habe den Eindruck, dass in dem Bereich nicht alle so ganz fitte Anwender sind, dann gehe ich von meiner Seite auf die Leiter zu und biete eine Schulung praxisbezogen für die gesamte Gruppe an.
Es soll bloß kein Frust entstehen, dass die Leute damit arbeiten müssen und nicht klar kommen. Also lieber offensiv Unterstützung anbieten. Das macht unsere Sekretärin auch sehr gut. Bei ihr kommen ja häufig die Fragen an und sie nimmt sich dann auch mal Zeit für eine Einzelschulung. Das ist sehr hilfreich und so kommt längst nicht alles bei mir an.
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@DJSudermann sagte in ChurchTools - Rollout in eurer Gemeinde:
Wie seid ihr, als "ITler der Gemeinde" vorgegangen um ChurchTools eurer Gemeinde schmackhaft zu machen?
Vor einigen Jahren haben unsere Musik-Teams nach einer Software gesucht, ihre Arbeit zu koordinieren. Als ich als ITler davon hörte, habe ich mich eingeklinkt und das ganze begleitet. Wir hatten also den angenehmen Fall, dass wir Churchtools aus einem Bedarf der Mitarbeiter eingeführt haben.
Bis knapp 200 CT-Nutzer waren nur aktive Mitarbeiter im System. Ende 2019 haben wir die gesamte Gemeinde aufgenommen. Jetzt haben wir ca. 550 Nuzter. Motivation dafür war die Vereinheitlichung der Nutzung von Personendaten. Einzelne Arbeitsbereiche stellen wir nach Bedarf nach und nach um.
Aktuell nutzen wir die Gruppenanmeldung für die Gottesdienste sehr intensiv. Da ist es gut, dass wir rechtzeitig vor Corona die ganzen Leute schon drin hatten!
Wie lange hat die Integration gedauert?
Lang waren Datenschutzerklärung entwerfen und in Churchtools zu modellieren. Das hat mit einem Drei-Mann-Team ein knappes Jahr gedauert: Pastor, Datenschutzbeauftragter, ITler, Treffen alle 6 Wochen.
Alle Personenbögen zur Datenkorrektur und Datenschutzeinwilligung ausfüllen lassen: 6 Sonntage + Einzelpersonen abklappern: ca. 4 Monate
Import der alten Excelliste mit Korrekturen aus den Bögen: ca. 15 Importläufe. Insg. auch ca. 1 Monat. Bei großen Datenmengen lohnt es sich evtl., den Support vom Churchtools-Team einzukaufen.Wie seit ihr mit den "Besorgten" oder auch "Änderungsresistenten" umgegangen?
Bei uns würde ich etwa 1% dazu zählen. Die Gespräche haben glücklicherweise meine beiden Kollegen übernommen. Jemandem mit detaillieren technischen Fragen habe ich Auskunft gegeben.
Wer nutzt bei euch CT? Nur die "aktiven im Dienst" oder alle bis zu einem gewissen Grad?
Aktuell stehen bei uns noch Schulungen für alle aus. Daher nutzen derzeit nur aktive Mitarbeiter Churchtools, wenn ihr Bereich angeschlossen ist.
Viele Grüße,
Christoph
