Status von Person wechseln wenn sie sich bei neuer Veranstaltung anmeldet?



  • Hallo ihr Lieben,
    ich habe derzeit aufgrund von Corona ein ungewöhnliches Problem und suche Rat...
    Wir veranstalten als Kirche Open Air Gottesdienste und nutzen eine öffentliche Gruppe als Anmeldung, um die Besucherzahl zu regulieren und die nötigen Coronadaten von allen zu speichern.

    Damit wir alle angemeldeten Personen, die noch kein Konto bei CT haben auch wirklich wieder nach der vorgegebenen Zeit (bei uns 1 Monat) löschen können, hatte ich einen extra Status für die Veranstaltung erstellt, mit dem ich alle zu gegebener Zeit löschen wollte. Das hat in der Theorie auch super geklappt, da alle Neuen den Status bekamen und alle Leute die bereits Mitglied waren oder zumindest im System hinterlegt, auf ihrem alten Status blieben.

    Jetzt haben wir aber nach ein paar Wochen einen neuen Open Air Gottesdienst und ich hab nach gewohnter Weise wieder einen neuen Status für die Veranstaltung angelegt... was ich leider nicht bedacht hatte ist, dass nun teilweise auch die Leute im System sind, die eig. bei der ersten Veranstaltung waren und deren Status dadurch nun nicht verändert wurde. Wenn ich jetzt aber nach dem Status der ersten Veranstaltung filter und alle Leute zum gegebenen Datum lösche, würde ich ja ggf. auch Leute löschen, die sich gerade erst wieder für den nächsten Gottesdienst angemeldet haben.

    Glücklicherweise konnte ich es für diesen Open Air Gottesdienst noch schnell lösen, da heute die Löschung war und sich noch nicht viele angemeldet hatten... aber für die Zukunft würde ich gerne vermeiden in einem riesen Chaos 200 Personen kontrollieren zu müssen. Fällt jemandem von euch eine Möglichkeit ein, das Ganze zu umgehen oder sinnvoller zu gestalten? (Es kann auch eine ganz andere Methode sein)

    Im Prinzip wollen wir in den nächsten Wochen versuchen zumindest allen regelmäßigen Besuchern einen Zugang zu CT zu geben, trotzdem wird es immer ein paar geben, die als Gäste kommen und sich neu anmelden...

    Beste Grüße und vielen Dank!
    Raphael


  • ChurchToolsMitarbeiter

    Hallo @Raphael-Beldzik,

    ich hätte dir folgenden Vorschlag:

    1. Lege einen Status "Einmalige Veranstaltungsbesucher" oder so ähnlich an
    2. Lege eine übergeordnete Gruppe für deine Gottesdienste an
    3. Jeder Gottesdienst bekommt einen Gruppen-Tag "vorbei" o.ä.
    4. und dann erstelle dir folgenden erweiterten Gruppenfilter:
      30375cd6-5185-4157-abcd-6cb278451e6f-image.png

    über den Status-Filter bekommst du dann auch nur die Personen, die du löschen willst



  • Oh wow, das sieht klasse aus! Vielen Dank! 🙂



  • @Raphael-Beldzik sagte in Status von Person wechseln wenn sie sich bei neuer Veranstaltung anmeldet?:

    mit dem ich alle zu gegebener Zeit löschen wollte.

    Verstehe ich richtig, dass es um Gruppen und nicht um Events geht?
    Warum sollte man den den Gottesdienstbesuch der Mitglieder anders aufheben als den der Gäste? Ich würde die ganze Gruppe nach x Wochen löschen - damit weiß man von keinem persönlich, ob er/sie da war, die Anzahl steht in Fakten beim Event. Dann kann man bei "Personen" nach Status "Gast im Godi" filtern und schauen, ob diese noch in einer Godi-Gruppe sind. (Filtern geht vielleicht auch, wir haben halt weniger Gäste, so dass ich noch jeden einzeln prüfe und lösche.)

    Früher haben wir den Gottesdienstbesuch der Mitglieder nicht verfolgt, kann man natürlich machen, wenn man da einen seelsorgerlichen Prozess für selten kommende Mitglieder etabliert. DSG-VO sagt "sammle keine Daten auf Vorrat sondern nur für einen konkreten Zweck" (der für alle nachvollziehbar ist).

    👉 Erzähl doch mal, wie es jetzt bei Euch läuft und was sich bewährt hat! Danke.



  • Hallo, @jziegeler

    leider funktioniert das ganze doch nicht so recht.

    Ich habe eine Übergeordnete Gruppe (Maßnahme): "Anmeldungen" und derzeit 5 Veranstaltungen, die dieser Maßname untergeordnet sind. Jede davon ist vergangen und mit dem Tag "vorbei" markiert.
    Jetzt wollte ich gerne den Filter anwenden und die erste Veranstaltung auflösen (Besucher löschen) und habe einer Veranstaltung den Tag "löschen" gegeben.
    Veranstaltungen.JPG
    Doch wenn ich nicht die Veranstaltung selbst als Gruppe filter, sondern auf: Maßnahme --> Anmeldungen --> Alle Ebenen gehe, kann ich bei Gruppen-Tags nichts auswählen, es ist einfach grau.
    Maßnahme.JPG
    Habe dann ein wenig rumprobiert und damit ich diese Tags für die Maßnahme filtern kann, muss ich die Maßnahme selbst auch mit den Tags ausstatten. Für das Problem bringt es allerdings nichts, da mir bei einer fertigen Filtereinstellung 0 Leute angezeigt werden, obwohl ich geschaut habe und es einige Besucher gibt, die nur in der Veranstaltung sind die den Tag "löschen" trägt.
    Maßname 2.JPG

    Hast du eine Idee woran das liegen kann?



  • Hallo @Gunnar,
    ja, es geht um Gruppen mit denen wir unsere Veranstaltungen verwalten... aber es geht dabei nicht um eine Statistik oder Verfolgung der Besucheranzahl, sondern nur um die Speicherung der Kontaktdaten aufgrund von Corona.

    Die verschiedenen Status machen wir, weil die Besucher uns ihre Einverständniserklärung ja nur für den Coronabedingten Zeitraum zur Verfügung stellen, während Mitglieder ggf. eigene Konten haben.

    "Ich würde die ganze Gruppe nach x Wochen löschen"
    Ich verstehe nicht ganz was das bringt? Es geht ja nicht ums Löschen der Veranstaltung, sondern das Löschen der angelegten einmaligen Besucher - aber eben nur von denen und nicht von allen Personen in der Veranstaltung.
    Einzeln überprüfen kommt mit bis zu 200 Besuchern pro Veranstaltung leider nicht in Frage 😅

    Danke trotzdem für deine Gedanken 🙂


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