Personen beim Check-In aus der Gruppe nehmen



  • Im Modul Check-In hat sich Vieles verbessert, herzlichen Dank an dieser Stelle dafür 👏🏻
    Ich weiß nicht, wie es anderen Gemeinden geht, aber bei uns ist es jeden Sonntag das Gleiche: Personen, die sich zum Gottesdienst angemeldet hatten, erscheinen nicht (die wenigsten melden sich, trotz Aufforderung, vor Beginn ab), andere tauchen unangemeldet auf - obwohl wir seit Monaten informieren, was das Zeug hält.
    Nun kommt es vor, dass Angehörige oder Freunde am Check-in Personen entschuldigen. Hier wäre es praktisch, wenn man neben dem Hinzufügen von Personen auch Personen aus der Gruppe nehmen könnte. Ansonsten müsste das Modul gewechselt werden, was angesichts der Warteschlangen eine Zumutung und schlichtweg zu umständlich wäre.
    Aber es hätte den Vorteil, dass wir sofort reagieren und entscheiden könnten, wieviele Spontanbesucher noch in den Saal dürfen.
    Wenn euch diese Funktion auch helfen würde, freue ich mich über eure votes 👍🏼


  • ChurchToolsMitarbeiter

    Ich denke das "Problem" haben viele. Allerdings sehe ich es nicht so eng. Wir machen daher einfach folgendes.

    Wer da ist, wird eingecheckt und nach dem Gottesdienst sieht man in der Gruppe ja danke der Gruppenteilnahme wer da war und wer nicht. Und jeder der nicht da war, wird einfach aus der Gruppe geworfen. Das dauert keine 2 Minuten und der Check-in geht schnell voran, weil man nicht ständig zwischen den Modulen hin und her springen muss.

    Ich verstehen deinen Wunsch, aber meine Frage ist: Muss es unbedingt sofort beim Check-in passieren?



  • @hbuerger Ja, was die Dokumentation der Anwesenheit angeht, hast du recht. Aber bei uns ist es so, dass wir immer hart an der Grenze sind und "live" wissen müssen, ob wir überhaupt noch jemanden in den Saal lassen dürfen. Bei 200 ist nun mal leider Schluss. Und wenn ich 200 Anmeldungen habe plus 30 Leute, die mal wieder ohne Anmeldung vor der Tür stehen, habe ich durchaus einen Nutzen, wenn jemand mir beim check-In sagt, meine Frau und Sohn sind nicht mitgekommen. Dann könnte ich die beiden rausnehmen und dafür zwei andere rein, ohne dass ich die Kontrolle verliere (indem ich z.B. die Gruppen-Maximalgröße erhöhe - ist echt zu riskant).



  • @D-Winkler-0 ich verstehe das Problem sehr wohl. Wir sind auch immer am Limit. Allerdings nutzen wir nicht Churchtools für die Gottesdienstanmeldungen.
    Unsere Lösung für spontane Leute sieht so aus, dass wir zum einen im Saal eine gewisse Anzahl Mitarbeiterplätze reserviert haben, die im Buchungssystem für den normalen Besucher nicht zu buchen sind. Zudem können wir in unserem Foyer auch noch ein Dutzend Leute unterbringen. Das ist bei uns baulich an den Saal angegliedert und es wird dorthin auch übertragen.
    Insofern haben wir einen "gewissen" Puffer, mit dem wir arbeiten können (Foyer und nicht belegte Mitarbeiterplätze).
    Der Rest ist dann "sanfte Erziehung". Jemand, der nach Hause geschickt wird, meldet sich das nächste mal hoffentlich früher an.
    Wir haben aber auch einige Besucher, die, wenn sie sehen, dass voll ist, schon garnicht kommen, sondern sich dann den Livestrem ansehen. Auf den wird wöchentlich explizit verwiesen, insbesondere für die, die keinen Platz mehr bekommen.

    Keine konkrete Lösung für Churchtools, eher ein Konzept, mit dem wir gut fahren. Vielleicht könnt ihr bei euch auch so "Pufferbereiche" einrichten....

    Wir haben übrigens für den Checkin drei Leute an zwei Tischen abgestellt. Zwei Leute kümmern sich zusammen um alle, die regulär angemeldet sind. Da wird die Anwesenheit auf einer Papierliste dokumentiert, der zweite kann bei der Platzsuche (ja, wir arbeiten mit Platzreservierung) behilflich sein.
    Die dritte Person am zweiten Tisch ist ausschließlich für die Sonderfälle da, also Besucher ohne Voranmeldung usw.
    Die Tische stehen direkt vor dem Saal, je links und rechts des Saaleinganges im Foyer.
    Mit den drei Leute haben wir genügen Kapazität, Dinge, die über das normale Abhaken auf einer Liste hinausgehen, gut zu bewältigen. Denn, irgendwas ist immer...😉



  • @D-Winkler-0 Fänd ich eine richtig gute Idee! Noch besser wäre es - bzw. ergänzend dazu -, wenn sich angemeldete Personen im Vorfeld auch selbständig wieder abmelden könnten. Oder habe ich diese Funktion bisher nur noch nicht entdeckt?



  • @PhilMertens1981 Nein, das geht leider nicht. Eingeloggte Nutzer können auf der Startseite (Web) unter "Meine Teilnahme verwalten" - "Teilnahme beenden" markieren, dass sie aus der Gruppe genommen werden sollen; dies sieht der Leiter der Gruppe und kann die Person dann rausnehmen.

    Für mich wird mein o.g. FR noch drängender: Seit 2 Wochen mute ich unseren Besuchern zu, die Anmeldung in 2 verschiedenen Gruppen vorzunehmen, je nachdem, ob eine Person im Gemeindesaal ist oder außerhalb (KiGo-Kids, KiGo-Mitarbeiter, Teens...). Das macht mir die Planung ein bisschen leichter wegen der begrenzten Raumkapazitäten.
    Nun melden sich immer wieder Einzelne für die falsche Gruppe an, und nicht immer merke ich das im Vorfeld - zB bei KiGo-Mitarbeitern, deren Dienstplan ich nicht kenne. Wenn sie dann am Sonntagmorgen zum Checkin kommen, würde ich sie gerne nicht nur der richtigen Gruppe hinzufügen, sondern gleichzeitig aus der anderen rausnehmen, um direkt wieder die Restkapazität ablesen zu können.



  • @D-Winkler-0 Das mit der unterschiedlichen Gruppenanmeldung ist bei uns ähnlich problematisch. Bei uns ist es allerdings so, dass die Kids-Gruppe nur während der Predigt ist. Dadurch müssen die Kids für zwei Gruppen angemeldet werden :-D. Auch da gibt es immer wieder Leute, die nicht genau lesen und dann entweder in der falschen Gruppe landen oder die Kids nur für eine Gruppe anmelden. Ich versteh, was Du meinst… :-(.


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