Frage zu Event-Vorlagen und Dienst-Einteilungen

HeiMen

Hallo,

wir sind gerade dabei uns in ChurchTools einzuarbeiten. Ich habe bereits Gottesdienste mit einer Vorlage angelegt. Nun habe ich die Vorlage aber ändern müssen. Die bereits angelegten Gottesdienste werden aber immer noch nach der "alten Vorlage" angezeigt.

Wie kann ich eine geänderte Vorlage bei bereits angelegten Veranstaltungen aktivieren? Oder muss ich tatsächlich alle Veranstaltungen löschen und mit der geänderten Vorlage neu anlegen?

Dann habe ich eine Frage zu den Diensteinteilungen. Kann man an Stelle von einzelnen Personen auch eine Dienstgrupp einteilen?
Wir haben z.B. feste Lobpreis-Teams mit unterschiedlichen Besetzungen. Nun möchte ich bei den Veranstaltungen nicht einzeln jemand für Singen, Gitarre, Schlagzeug etc. einteilen sondern einfach Lobpreisteam 1, Lobpreisteam 2 .......

Ist das möglich?

Vielen Dank für Eure Hilfe
Heidrun

jziegeler

@HeiMen schön, dass du den Weg hier ins Forum gefunden hast!
Ja, das ist leider so wie du es beschrieben hast. Die Vorlage wird nur bei der Erstellung angewendet und hat dann nichts mehr mit dem Event zu tun. Hierfür gibt es bereits einen Feature-Wunsch in dem du mitvoten kannst.

Für die halbautomatische Einteilung schau dir mal diese Hilfeseite an, Stichwort Zauberstab.

HeiMen

Danke für die Antwort. An dem Voting habe ich mich beteiligt. Eine Aktualisierung der Event-Vorlagen finde ich sehr wichtig. Gerade, wenn man "Neuling" ist und erst mal alles einrichtet, merkt man, wo noch überall etwas geändert werden muss. Dann immer von vorne anfangen zu müssen ist schon sehr mühselig..

Der Tipp mit dem "Zauberstab" hilft mir nicht wirklich weiter. Denn auch hier kann ich nur Personen anwählen. Ich möchte aber hier nicht einzelnen Positionen (Singen, Instrument....) mit Personen belegen, sondern nur den Dienst mit einem Team z.B Musik-Team XY oder Muskik-Team AB....... Diese Teams sind dann als Gruppe mit den einzelnen Mitarbeitern (als Untergruppe der Gruppe Musik/Technik) angelegt.

Die Musik-Teams sind dabei sehr unterschiedlich aufgestellt. Manch bestehen nur aus Gitarre und Sänger. Andere dagegen aus Gitarre, Bass, Schlagzeug, Piano, 1-2 Sänger.......

Von daher wäre es in den Event-Vorlagen störend, wenn ich die einzelen Positionen (Sänger, Instrumente...) aufliste und diese dann nicht besetzen kann, weil die einzelnen Teams das nicht hergeben.

Simon2

@HeiMen Hi Man

Aus genau dem Grund legen wir unsere Wiederholungsevents nicht allzu weit in die Zukunft hinein an.
Gerade, wenn ihr noch recht neu im Ganzen seid, werden euch in den nächsten Wochen bestimmt noch ein paar Dinge auffallen, die ihr noch/besser/anders/... machen wollt.
Deshalb mein Tipp: Versucht noch nicht, die "ewige Lösung" zu finden, sondern tastet euch lieber erstmal in kleineren Schritten ran.

Gruß

Simon

P.S.: Wir stellen z.B. fest, dass wir doch größere Abweichungen in den unseren Besetzungen haben, als ursprünglich gedacht und haben deshalb in unseren Vorlagen recht minimalistische Angaben

tobiasbecker

@HeiMen:
zu Teil 1: vielen Dank, Feature Wunsch habe ich auch schon gevoted. Wir haben auch das Problem langfristiger Diensteeinteilungen (ca. 6 Monate), aber kurzfristiger Änderungen, die dann durchaus mal einige / alle zukünftigen Sonntage betreffen. Daher wäre es gut, wenn die Vorlage auf intelligente Art und optional mit dem Event verknüpft bleibt. Der iterative Ansatz von @Simon2 stößt bei uns leider an Grenzen (und ich möchte mich auch nicht alle paar Wochen um Dienste kümmern..).

zu Teil 2: ich möchte nicht in eure Dienstart hineinreden, aber ist das zuteilen eines "Team" nicht genau kontraproduktiv für die Nutzung von CT? Ich möchte ja, dass dort "jede Nase" mit Namen steht, damit auch die Dienste zu / Absagen bzw. Erinnerungen, Abwesenheiten, Auslastungsstatistik, Chat usw. usf. in CT auf das Event bezogen funktionieren.

Wäre es da nicht zielführender, in der Vorlage eine Minimalbesetzung hinzuzufügen, und mit einem Universal-Dienst "Lobpreis-Team Mitglied" mit der Anzahl 1 erstmal nur den Bandleiter einzutragen?
Der Bandleiter kann dann den "Universaldienst" zu Anzahl 2 machen, wenn er nur noch eine weitere Person mitbringt, und diese Eintragen. Oder halt Anzahl 15, wenn er mit der ganzen Kapelle kommt. In diese Positionen trägt er dann natürlich die ihm vorschwebenden Personen ein.
Alternativ könntest du auch statt dem "Universal-Dienst", auf Team-Gruppen / Dienste gehen.
"Lobpreis-Team 1", "Lobpreis-Team 2", usw. Wechselt jmd. in ein andere Team, wechselt er die CT-Gruppe.
In den Ablaufplan hast du dann einen Dienst "Lobpreis-Team 1" mit dem die Gruppe "Lobpreis-Team 1" verknüpft ist.
Analog einen 2. Dienst mit "Lobpreis-Team 2" mit dem die Gruppe "...2" verknüpft ist usw.
Angenommen ihr habt 4 Lobpreis-Teams, dann gibts in deiner Vorlage es alle 4 Dienste, und du entfernst nach dem Erstellen der Vorlage die anderen 3 gemäß deiner Zuweisung. Aus der dann damit schon feststehenden Dienstgruppe wählst du den Chef aus und weist ihn zu.
Dieser kann dann die Anzahl der Dienste erhöhen und hat erstmal nur Mitglieder seiner Gruppe zur Auswahl.
Sowohl das kurzzeitige Aushelfen in einem anderen Team kann er über die händische Eingabe jeder anderen Person abfangen, als auch die Mitgliedschaft in mehreren Teams von einem besonders motivierten Musiker.

Bei beiden Vorschlägen nutzt du "bis zur letzten Nase" CT personenbezogen (bzw. dann in Schritt 2 der zugewiesene Teamsleiter).