Gelöst Gruppen archivieren
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Es wäre sehr praktisch, wenn genau wie Personen auch Gruppen archiviert werden könnten.
Gerade durch Corona, aber auch über längere Zeit sammeln sich Massnahmen, zu denen sich Leute angemeldet haben an. Diese langen Listen bei jeder Person sind nach einer Zeit überflüssig und störend.
Anderseits möchte man aber auch die möglichkeit haben noch einmal in die letzten Jahre zurück zu gucken, wie welche Maßnahmen angenommen wurden.
Deshalb gerne Archivierung von Gruppen. -
@bennogronau Wenn du die Gruppen in Status "inaktiv" setzt und in der Ansicht "zeige nur aktive Gruppen" wählst, dann siehst du bei den Personen auch nur noch diese.
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@d-winkler_fr Hi. Danke für die Antwort. Aber ich kann doch nicht für alle die Ansicht "Zeige nur aktive Gruppen" setzen, oder? Das muss also jeder selbst machen. Also hat jeder standardmässig viele, viele Gruppen in seiner Anzeige, was gerade Leute, die nicht so aktiv in Churchtools sind stört.
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@bennogronau Was standardmäßig eingestellt ist, weiß ich nicht.
Aber bei uns gibt es generell nur wenige Personen, die das Recht überhaupt haben, inaktive Gruppen zu sehen. Vielleicht prüfst du das mal, ob es wirklich notwendig ist, dass dieses Recht bei euch viele Personen haben? Brauchen sie das wirklich? Wenn das am Ende auch nur ein paar wenige sind, lässt sich das ja über eine kurze Erklärung, wie man die Inaktiven ausblendet, rasch erledigen. -
@d-winkler_fr GIbt es eine eigene Rechteeinstellung für inaktive Gruppen? Ich finde die nicht. Hat die irgend einen Namen, den ich vielleicht falsch interpretiere?
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@bennogronau Sorry, das war falsch von mir. Inaktive Gruppen sind nicht separat zu berechtigen, sondern versteckte Gruppen. Also kannst du Gruppen verstecken und nur ausgewählte Personen berechtigen, diese zu sehen.
Trotzdem ist es ja keine große Sache, wenn man die inaktiven Gruppen standardmäßig ausblendet. -
@bennogronau Weiterhin ist ja so, dass die Leute, die du nennst, die nicht so "firm" mit Churchtools sind, dann ja auch keine Berechtigung für die betreffenden Gruppen bekommen sollten - wozu auch? Wenn es keine Berechtigung für die Gruppen gibt, entsteht auch kein Problem mit "langen Listen".
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@bennogronau Bin ich auch dafür. Bis das mal kommt: Wir haben einen Gruppentyp namens Archiv und die Rollen so angelegt, dass es Archivierte Leiter und Teilnehmer gibt. Man kann zwar nicht mehr die exakten Rollen des vorherigen GT erkennen, aber zumindest in etwas sehen, was die Person war.
Mit Gruppe verschieben ist sie dann im Archiv
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@d-winkler_fr Der Hinweis mit den Inaktiven und Versteckten Gruppen hat sehr geholfen. Dadurch konnte ich einiges aufräumen. Danke dafür.
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@michaelg Danke. Gute Idee
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Ihr seid Datensammler vor dem Herrn!
Am Ende eines Jahres kann man problemlos eine Exceldatei mit anonymen Auswertungen füllen und dann alte Gruppen löschen.
Jede Person in Eurem ChurchTools hat laut DSGVO das Recht, die Löschung aller Daten zu verlangen (soweit es nicht vertragliche oder staatliche Aufbewahrungszeiten gibt). Dann darf die Person auch nicht im Archiv stehen.
Ich stelle meine Prozesse so, dass ich datensparsam bin (= Goldene Regel). -
@gunnar Aber wieso sollte ich aktive Mitglieder löschen?!
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@michaelg Warum ... weil der Zweck der Gruppe oder des Events vorbei ist ... (nicht die Leute löschen sondern nur deren Teilnahme)
Natürlich machen das Google und andere Konzerne anderes mit unseren Daten, aber das wäre für mich kein Vorbild. Und wenn mehr als einer der bisher Aktiven geht und die Löschung verlangt, dann stimmt deine Statistik ja auch nicht mehr.
Ich verstehe nun, dass ich nicht verstehe warum andere Gruppen archivieren wollen. Vielleicht das veraltete "Management by Numbers" das heute "Big Data" heißt?! Ich würde also gerne eine -1 voten
aber davor müsst ihr hier keine Angst haben.CT-Admin einer kleinen freien Gemeinde in Franken -- Datenbank- & SharePoint-Erfahrung, Business Analyst, TechDoc, Requirements Management, ScrumMaster im Alltag -- Fiddler und Piper auf YouTube (Folkgruppe Kreuz-Fidel)
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@d-winkler_fr Als Administrator habe ich auch den Überblick verloren - denn ich sehe alle Gruppen.
Und die Sache mit den Filtern - kappt bei mir nicht so richtig. -
@gunnar Ich möchte Gruppen archivieren um wieder den Überblick zu erhalten.
Es sind keine Events - diese habe ich gelöscht - sondern die regelmässige Sonntagsschule, die in verschiedenen Kleingruppen aufgeteilt sind - ich brauche die wegen dem "Wachstum". (Nachverfolgung z.B. der Teilnahme von Jahr zu Jahr, in welcher Kleingruppe war das Kind/Jugendliche)
Nur mit inaktiv - bleiben sie bei meinen Gruppen stehen. Und das nervt. (Wenn ich ja mal einen bleibenden Filter hinkriegen würde.)
Ein Archiv, wäre da nützlich.
Die Gruppen aus den vorherigen Jahre sind bei Bedarf aufruffbar - aber erscheinen nur bei Bedarf - und nicht jedesmal wenn ich meine Gruppenstruktur aufmache.
(Ich bin Admin unserer Gemeinde) -
@d-winkler_fr Leider muss ich das jedes Mal die Gruppen als "inaktiv" setzen und zwar nur wenn ich die Seiten von Gruppe auf Personen oder Email und zurück auf Gruppen wechsele - und das nervt.
Gruppen in den Archiv zu setzen und dabei die Teilnahme Historie zu erhalten - wäre sehr nützlich!
Wenn Gruppen "inaktiv" sind, verlieren sie leider auch die Teilnahme Historie
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@ketty Die Einstellung "zeige nur aktive Gruppen" geht leider verloren, wenn du bspw im Personenmenü Filter angewandt hast o.ä., aber wenn du zunächst das Modul "Personen und Gruppen" neu anwählst und dann zu Gruppen wechselst, greift die Einstellung wieder.
Die Teilnehmerliste bleibt auch in den inaktiven Gruppen erhalten, du kannst ja auch mit der Filterfunktion vergangene Gruppenteilnahmen anzeigen lassen, wenn du vorher "zeige nur aktive Gruppen" deaktivierst
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seit Anfang des Jahres gibt es bereits den Status "archiviert" für Gruppen und dieser wird standardmäßig nicht angezeigt. In Gruppen 2.0 wird darauf noch besser eingegangen.
