Anmeldung von Gruppen?
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Hallo zusammen!
Wir verwalten die Teilnahmen an unseren Gruppen über ChurchTools, womit wir auch sehr zufrieden sind. Wir arbeiten Semesterbasiert und haben so jedes halbe Jahr viel Bewegung in unseren Gruppen, es gibt neue aber alte hören auf. Aktuell läuft die Anmeldung einer Gruppe für Leiter über MS Forms. Die Daten übertragen wir nach einer Prüfung in Churchtools, wo alle in diesem Semester aktiven Gruppen in einer entsprechenden Obergruppe sind. Wäre es möglich diesen Prozess in CT direkt einzugliedern? Es gibt ja auch den Status "in Prüfung", was hat es damit auf sich?
Wenn es nicht geht, wie ist dann euer Prozess?
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@dennis-neufeld damit ich dich richtig verstehe es geht um einen Freigabeprozess von neu zu erstellenden Gruppen nicht von Anmeldungen bzw. Teilnehmern/Leitern?
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@jziegeler ja genau, neu zu erstellende Gruppen
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@dennis-neufeld Wie viele der vorgeschlagenen Gruppen kommen denn zum Einsatz? Nahe 100%?
Dann müsste man den potentiellen Leitern während der Planungszeit für das neue Semester die Rechte zum Erstellen von (Unter-) Gruppen des Typs "Semestergruppen" geben. Jeder kann was aufmachen und wenn gewünscht nehmt Ihr das Recht zum Zeitpunkt Gruppenstart wieder weg und friert die Gruppen ein.
Problem: Heute gibt es nur das "globale / generische" Recht "administer groups, das erlaubt jeden Typ von Gruppe zu erstellen, zu ändern und zu löschen.Kennt jemand einen Weg, dass man nur Untergruppen einer Gruppe "Semester Herbst 2021" erstellen darf oder nur Gruppen von einem Typ? Steck da gerade nicht drin.
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@dennis-neufeld Wir machen es genauso wie du. Grund ist, weil man nicht von jemanden erwarten kann, dass sie wissen, wie man Gruppen erstellt, auf was man aufpassen muss etc. Da entstehen Fehler und schreckt eher die Leute ab. Bei uns können nur die ChurchTools Administratoren Gruppen anlegen.
Ich habe hinter unterem Formular einen Flow erstellt, der automatische nach dem Ausfüllen eine Freigabe Mail an die Kleingruppen Bereichsleiter schickt (das sind bei uns diejenigen, die sich um Kleingruppen kümmern). Die überprüfen die Anfrage und können dann die Freigabe bestätigen (oder ablehnen). Bei Bestätigung geht eine automatische Mail an das ChurchTools Team mit allen benötigten Infos. In der Freigabe kann man auch noch einen Kommentar hinterlegen, falls etwas ausgebessert werden soll. Wenn die Gruppe eingetragen wurden, bestätigen auch dieses Team die Freigabe und es geht eine automatische Mail an den Kleingruppenleiter (Email wird aus dem Formular bezogen) und an die Kleingruppen Bereichsleiter.
Es war ein bisschen Arbeit den Flow zu erstellen, aber damit fahren wir schon einige Semester und das klappt sehr gut.
Nachtrag: wir setzten immer alle Gruppen am Ende eines Semesters auf inaktiv, außer die Gruppe hat das Formular wieder ausgefüllt.
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@dennis-neufeld
Verstehe ich dich richtig, dass die Kleingruppen Leiter ihre Gruppen direkt über CT anmelden und im Anschluss, wenn sie genehmigt wurden, die Gruppe auch automatisch aufgrund der angegebenen Daten im Anmeldeformular in CT als Gruppe angelegt werden soll?Denn genau sowas wünschen wir uns auch. Benutzen zur Anmeldung ebenfalls wie ihr MS Forms und müssen bei jeder neuen Gruppenanmeldung die Gruppe in CT manuell anlegen.
Ein in CT integrierter Gruppenanmelde- und Erstellungsprozess wäre eine super Sache!
