Ungelöst Anfangszeiten für verschiedene Teams

[cabcookie]

Hallo in die Runde,
wir haben in unseren Gottesdiensten verschiedene Teams, die zu unterschiedlichen Zeiten erscheinen müssen zur Vorbereitung des Gottesdienstes. Als Erstes kommt das Technik- und Lobpreis-Team. Das Willkommen-Team kann eine halbe Stunde später kommen. Aus Planning Center kenne ich das so, dass man für einen Gottesdienst eine Startzeit festlegt und zusätzlich Zeiten für das Erscheinen (Call Times). So ist das klar getrennt. Im Moment richten wir die Startzeit für den Gottesdienst auf die Zeit ein, zu der das erste Team erscheinen muss und versuchen im Titel aufzuklären, wann der Gottesdienst tatsächlich beginnt. Was ist Eure "Best Practice"?
Danke Euch.
Carsten

[Andrej]

@cabcookie wir legen das Event mit der tatsächlichen Startzeit an. Jedes Team / jeder Dienst weiß in der Regel, wie viel eher er da sein muss

[Gunnar]

@cabcookie Unser Gottesdienst-Ablauf beginnt mit dem gemeinsamen "Team-Start" für alle um 9.30 Uhr, also 30 Minuten vor Godi-Beginn - ab hier gemeinsamer Count-Down.

Alle Team-internen Vorbereitungen klärt jedes Team, ist eingespielt.
Der Saal als Ressource ist ab 8 Uhr geblockt (2h vor Veranstaltungsbeginn).

Wenn ein Gottesdienst mal anders läuft und die Leute früher kommen müssen, dann kann man ja Gruppentermine anlegen. Aber wofür der Aufwand? Die Band muss ja nicht um 8:22 Uhr kommen ... wie viel Standard und wie viel Abwechslung habt Ihr im Ablauf und im Vorlauf des Gottesdienstes?

Wie wäre es mit dem Veranstaltungs-Chat, um Gottesdienst spezifisches auszutauschen?

[cabcookie]

@gunnar hmm, das passt nicht so richtig auf uns. Wir haben recht viele Teams und da es ja auch die Kalenderintegration gibt, wäre es schon cool, wenn in meinem persönlichen Kalender die Zeiten richtig erscheinen.

Wir haben uns nur Sonntags in einer Location eingemietet, daher sind gut koordinierte Abläufe wichtig.

Nach bestem Verständnis ist unser Ablauf ungefähr so:
8:15 Tür wird aufgeschlossen vom Koordinator, der anfängt die Kisten aus dem Storage in den Saal zu bewegen
8:30 Lobpreis und Technik-Team erscheinen und bauen Bühne, Instrumente und FoH auf.
9:00 Begrüßungsteam, Küchenteam, Logistikteam erscheinen, bauen Stühle auf, bereiten Bulletins vor etc.
9:15 Soundcheck und Probe
10:15 End Probe; Start des Livestreams und des Count-Downs
10:30 Beginn Gottesdienst

Ich hatte es in Planning Center Online so, dass ich die Zeiten für die einzelnen Teams separat eintragen konnte. Das fehlt mir jetzt total. Wir haben zwei Gottesdienste (10:30 und 12:00). Ich konnte in Planning Center Online Rollen definieren, die ich nur einmal eintragen musste und dann für beide Gottesdienste existieren (die Band und der Sound-Engineer machen immer beide) und Rollen, die im ersten und zweiten Gottesdienst unterschiedlich sind (Aufbau, Abbau). Ist etwas nervig, Personen immer zweimal eintragen zu müssen.

Das sind so Dinge, die mir sehr fehlen.