Anpassung der ChurchTools Struktur

jmrauen

Hallo liebe Community.
Bin momentan mit einigen Gemeinden im Gespräch was eine Umstrukturierung von ChurchDB angeht für ChurchTools 3.0. Mittlerweile wird ChurchDB in vielen Gemeinden eingesetzt und wir haben viel Erfahrungen gesammelt. Mit der aktuellen Struktur kann man über BEREICH, DISTRIKT und GRUPPE drei Hierachieebenen abbilden. Das ist viel, reicht aber vor allem bei großen Gemeinden nicht immer aus und führt zu mehr Handarbeit.

Die Idee ist nun folgende (nicht neu, aber neu durchdacht): Distrikte werden entfernt, dafür kann man dann Gruppen in Gruppen aufnehmen.
Beste Beispiel sind immer die Kleingruppen. Ein Distrikt NORD hatte 5 Kleingruppen. Dem Distrikt NORD wurden dann 3 Leute zugewiesen, einer als Leiter und zwei im Leitungsteam des Distriktes. Nun könnte man den Distrikt NORD in ein Gruppe wandeln mit einem neuen Gruppentyp "Distrikt". Die 3 Leute des Leitungsteams sind dann in der Gruppe "Distrikt NORD" drin.
An die Gruppe werden dann die 5 Kleingruppen drangehängt. D.h. alle Leute in der Gruppe "Distrikt NORD" sind automatisch Leiter der 5 Kleingruppen und können alle Leute in den 5 Kleingruppen sehen und anpassen. Aber nur der Leiter der Gruppe Distrikt NORD kann auch die 2 anderen Leute bearbeiten.

Wenn es nun eine übergeordnetes Team für Distrikte gibt, kann man dafür eine Gruppe erstellen und es entsprechend abbilden. Das ganze kann dann ja beliebig komplex werden.

Wenn das ganze jetzt in der Jugend ist, kann ich eine Gruppe "Jugendleitung" erstellen, an die ich die Gruppe Distrikt NORD hänge und z.B. das Jugendlobpreisteam. Alle die in der Jugendleitung sind, sehen so dann alle Leute in der Jugend.

Damit dann wirklich alle die in der Jugend sind auch in der Jugendleitung zugordnet sind, könnte man auch Kennzeichengruppen wie "Interesse an Jugend" erstellen, die man auch an die Jugendleitung hängt. So könnte man Jugendliche, die eine Jugend-Kontaktkarte ausgefüllt haben einpflegen.

WEITERE IDEEN/GEDANKEN

Man könnte die Gruppen n..n zuordnen kann (eine Subgruppe in mehrere Gruppe einhängen), also z.B. die Gruppe Jugendlobpreisteam sowohl an das Jugendteam hängen sowie die Lobpreisbereichsleitung. So können beide übergeordneten Gruppen auf die Personen in der Gruppe zugreifen.
Der Einfachheit halber kann man nun die Funktion der Gruppentyp-Leiter auch entfernen, das wäre ja durch einen n..n Zuordnung auch anders abbildbar, z.B. ein Pastor für Kleingruppen hat eine Gruppe Kleingruppenleitung.
Man kann Wiki und Kalender erstellen und an übergeordnete Gruppen hängen und dann einstellen, ob alle untergeordneten Gruppen auch Zugriff bekommen sollen. So kann man dann einfach einen Kalender etc. für alle Jugendliche erstellen.
Bereiche sind eigentlich nicht mehr notwendig, denn man kann das ja als Über-Über-Gruppe anlegen. Frage ist ob man es vielleicht doch für mehr komplexere Situation drin lassen soll. Z.B. wenn es ein soziales Werk innerhalb der Gemeinde gibt.
Der Campus/Station-Gedanke kann hier auch berücksichtigt werden, wenn man nun an die Gruppe auch festlegen kann für welche Station/Campus sie gelten soll. Bei der Technik gibt es z.B. pro Station vlt. ein eigenes Team. Beim Lobpreis könnte es eine übergeordnete Struktur geben.
Durch die Hierarchie könnte eine Station automatisch zugeordnet werden, wenn eine Gruppe darunter eine Station zugeordnet hat. Z.B. gibt es für drei Standorte je drei Technikteams. Die werden im Technikleitungsteam angehängt. Wenn ich im Technikleitungsteam bin bekomme ich dadurch automatisch Zugriff auf die drei Standorte.

Bin gespannt auf den Austausch!

mafe

GREAT GREAT GREAT

Wichtig ist mir, dass hinterher auch alles schön filterbar ist. Beispiel unserer Hierarchie:

Ich will beispielsweise danach fragen können "Wer ist in der Übergruppe Jugend?" und will dann alle bekommen, die in irgendeiner beliebigen Untergruppe sind. natürlich jeden nur einmal, auch wenn er mehrere Gruppen hat. Das gleiche muss natürlich für alle anderen Gruppen gelten - egal in welcher Hierarchie.
Auf der anderen Seite will ich vielleicht auch mal nur wissen, wer in der Übergruppe Jugend geführt ist (ohne Untergruppen)...

Schön wäre, wenn man einzelne Über-Gruppen (per Admin-einstellung) als Schnellfilter in CDB links unten hat. So, wie jetzt die Bereiche. Die Bereiche sind dann aus meiner Sicht überflüssig.
Für Gemeinden, die mit Stationen arbeiten, sollte jede Gruppe einer Station zugeordnet werden können (falls Station vom Admin freigeschaltet wurde).
Gruppenberechtigungen sollten nach "Status X in Gruppe Y" vergeben werden. Die bisher automatisch zugeteilten Rechte für Gruppenleiter sollten zwar als (editierbare?) Vorlage weiterhin zugeteilt werden, aber ich habe dann die Möglichkeit, jedem Gruppenmitglied je nach Status in der Gruppe noch mal eigene Rechte zu geben und auch dem Leiter zusätzliche Rechte zu geben (oder sogar Rechte zu entziehen).
Die Verknüpfung von Gruppen zu Diensten in CS sollte ebenfalls über "Status X in Gruppe Y" bzw. "Tag X in Gruppe Y" laufen. So werden doppelte Gruppen (einer Teilnehmergruppe KiGo und eine Kindergruppe KiGo) überflüssig. Man hat alle in einer Gruppe. Man kann per E-Mail die ganze Gruppe anschreiben (oder noch mal vorher nach Status filtern) - man muss aber nicht zwei Mails an zwei Gruppen schicken.

Für die n..n Zuordnung sehe ich momentan in unserer Gemeinde keine echte Notwendigkeit. Allerdings wäre es sicher nett, so was in der Hinterhand zu haben... <img src="{SMILIES_PATH}/icon_e_smile.gif" alt=":-)" title="Lächeln" /> Aber anstelle von Gruppentypleiter ist das natürlich auch schön, weil ich dann Berechtigungen wieder differenzierter vergeben kann.

eneri

Hi Jens,

Gruppe in Gruppe mit verschiedenen Hierarchiene! Das wäre echt der Hammer.
Wir haben und arrangiert mit den Distrikten, aber ganz glücklich sind wir nicht.
Gruppe Region - Untergruppe Hauskirche - Untergruppe Hauskirchen Mentor - Hauskirchen
Das klingt nach einem guten Plan!

Auch die n..n Gruppen kann ich mir gut Vorstellen z.B. mit einer Haupt-Gruppe fürs Follow up - Gruppen für die jeweiligen Regionen und diese regionalen Gruppen sind gleichzeitig ihrer Region zugeordnet.
Das war ist mit Distrikt und Gruppentyp gelöst, aber mehr Ebenen/Verzweigungen gehen dann z.B. nicht.

Kalender für die Gruppe!
Auch sehr schön, vor allem für Dienste, wenn ich den abonnieren kann und dann auch sehe, wann meine Kollegen Dienst haben! Sehr toll!

Fazit: bin dabei - melde mich zum Beta-Test (und hoffe, dass ich nicht alles Manuell umziehen muss :-/)

Danke für's immer wieder weiterentwickeln!

Irene

mafe

Sollten die verschiedenen Gruppen-Ebenen Namen / Bezeichnungen erhalten, sollten diese unbedingt einstellbar sein.

jmrauen

@mafe Also die Gruppenebenen sind ja einfach Gruppentypen. Die kann man ja pflegen wie man möchte.
Die Frage ist dann nur, ob man vielleicht in der Personendetailansicht nur die Gruppentypen aufführt, in denen man auch wirklich Gruppen hat... Sonst wird das irgendwann zu voll:)

mafe

@jmrauen Ja, das wäre gut: Nur die Gruppentypen, die für die jeweilige Person relevant sind.

MichaelG

HAMMER!!!

Je mehr ich darüber nachdenke, desto komplexer wird das alles. Hier muss echt einiges beachtet werden. Auf der einen Seite soll es so individuell wie möglich auf jede Gemeinde angepasst werden und auch komplexe Strukturen und Funktion bieten. Auf der anderen Seite soll es simple und einfach zu bedienen sein.
Hier mal ein paar Gedanken. Ich habe die bisherigen Kommentare mit einbezogen und teilweise mit Ideen ergänzt. Je nachdem wie ich weiter daran arbeite, kann die aktualisierte Version hier betrachtet werden: https://docs.google.com/document/d/1f1X4IYmA3JySx71UwRnF-cKEwNHSXqeEpqhALDLIPpQ/edit?usp=sharing

Leider wird hier die Formatierung nicht übernommen, weswegen es das Beste ist es sich über das Google Doc anzusehen.

n..n Zuordnung
Gruppen können n..n zugeordnet werden (eine Untergruppe kann in mehrere Obergruppen). Z.B. kann die Gruppe Jugendlobpreisteam sowohl an das Jugendteam als auch an die Lobpreisbereichsleitung gehängt werden. So können beide übergeordneten Gruppen auf die Personen in der Gruppe zugreifen.
die Frage ist, ob das nur in eine Richtung geht, oder auch in beide (Sprich, kann ich eine Obergruppe an eine Untergruppe hängen?). Wie ist es mit den Rechten zu lösen?
Bspl: Übergruppe sieht Gruppe und Untergruppe. Gruppe bekommt nun noch „viewalldata“. Sieht dann die Übergruppe auch alles was die Gruppe in der Untergruppe sieht? (hab mir zu den Rechten noch Gedanken gemacht. Kommt in einem anderen Post)
Rechteverwaltung
Kalender/Wiki
Man kann Wiki und Kalender erstellen und an übergeordnete Gruppen hängen und dann einstellen, ob alle untergeordneten Gruppen auch Zugriff bekommen sollen. So kann man dann einfach einen Kalender etc. für alle Jugendliche erstellen.
Diese Vererbung von Rechten sollte allgemein möglich sein, dazu später mehr
Frühere Struktur
Eine Zusammenfassung der Gedanken wie eine Lösung zu den folgenden Problemen aussehen könnte findet sich am Ende dieses Punktes.

Gruppentyp
Gruppentypleiter
Der Einfachheit halber kann man nun die Funktion der Gruppentyp-Leiter entfernen. Das haben wir damals nur gebraucht, weil es nicht anders abbildbar war. Dies ist nun durch eine n..n Zuordnung abbildbar, z.B. ein Pastor für Kleingruppen hat eine Gruppe “Kleingruppenleitung”.
Stationen
Möglichkeiten:
Stationen werden komplett abgeschafft
Stationen gehen in Bereiche über (siehe Punkt “Bereiche”)
Stationen dienen dazu, das jeweilige CT der Station als eigenständig und abgeschirmt zu betrachten.
Dies bedeutet: auch derjenige, der auf mehrere Stationen Zugriff hat muss aktiv einen Button klicken um die Station zu wechseln (Das betrifft alles von der Datenbank bis zu den Kalendern).
Nur ein bestimmtes Recht kann wirklich alles auf einmal anzeigen (in etwa wie beim Gesamtexport)
Statistiken haben mit einem gewissen Recht auch die Möglichkeit alles wiederzugeben (zB Besucher an einem Sonntag aller Campus)
Bereiche
Möglichkeiten:
Bereiche sind nicht mehr notwendig, denn man kann das als Über-Über-Gruppe anlegen.
Was sich mit Übergruppen als Bereiche/Stationen jedoch schwerer verwirklichen lässt sind die Personen, die einem Bereich zugeordnet sind.
Mitarbeiter etc. sind klar durch Dienstgruppen automatisch einem Bereich zugeteilt. Aber was ist mit allen anderen die in keiner Dienstgruppe sind. Hierfür könnte man eine Gruppe Campus 1, Campus 2, Sozialwerk erstellen. Jedoch stell ich es mir hier kompliziert vor den Überblick zu behalten.
Bereiche könnten bestehen bleiben und gleichzeitig auch als Stationen dienen (Stationen werden also abgeschafft).
Denn es macht für das System keinen größeren Unterschied, ob das nun ein weiterer Campus, oder ein Sozialwerk ist. Und auf diese Weise lässt sich eine Person/Gruppe mehreren Stationen zuweisen. Z.B. wenn ein Lobpreisteam in zwei Campus spielt. Wobei sich dies dann doch auch wieder mit Gruppen realisieren ließe (das gilt dann aber auch für das Sozialwerk) (siehe Ausgangspost von jmrauen Punkt 5.).
Dann müssten sich aber auch Gruppen an Bereiche zuweisen lassen können.
Z.B. kann ich dann Campus-Pastoren setzen und ihnen komplette Rechte nur für ihren Campus geben (z.B. view all für Personen und Gruppen).
Funktion eines andere Tools die sich hiermit umsetzen lässt: Der Nutzer hat selbst die Möglichkeit zu sagen, wo er aktiv ist. Zwar gebe ich die Kontaktkarte ein, zB Bereich: 9.45 Gottesdienst, weil hier die Karte ausgefüllt wurde. Jedoch kann der Nutzer nun nach dem Einloggen unter „Mein Profil“ folgendes Segen: „Wo bin ich aktiv?“ Mehrfachauswahl: „Campus A 9:45“ „Campus A 12:00“ „Campus B 11:15“ „Campus A Jugend“ etc. „Sozialwerk“.
Damit legt der Nutzer sozusagen selbst fest, zu welchem Bereich er gehört. Hier darf es dann aber nicht mehr das Recht geben “alle Leute in meinen Bereichen sehen”. Sonst füge ich mich einem Bereich hinzu und sehe alles daraus. Das Recht muss konkret an den jeweiligen Bereich geknüpft sein.
Stationen und Bereiche bleiben weiter getrennt. Bereich funktionieren wie oben beschrieben; Stationen funktionieren wie unter Stationen beschrieben.
Wenn Stationen dann abgeschafft werden, müssten Bereiche aber auch Überbereiche und Unterbereiche haben können. ZB: Oberbereich: Campus A; Unterbereich1: Jugend; Unterbereich2: 9.45 Gottesdienst; Unterbereich3: 11.30 Gottesdienst
Zusammenfassung - Frühere Struktur
Kategorien
Es gibt nur Gruppen. Eine Gruppe muss einer Kategorie zugewiesen werden. Kategorien sind (vorerst) Bereich und Gruppentyp (evtl. auch Distrikt (falls gebraucht?) und Station, sofern nicht die Variante gewählt wird, bei bei der das System abgeschottet wird; FollowUp, sofern nicht eine FU Gruppe auch mal zB ein Gruppentyp sein muss).
Jede Kategorie hat bestimmte Eigenarten was zusätzliche Einstellungen für die Gruppe hervorruft und Funktionen mit sich bringt.
Gruppentyp
Wird eine Gruppe zum Gruppentyp erscheint sie rechts in der Profilansicht (wie gewohnt), jedoch bleibt sie eine Gruppe. Damit kann sie auch weiterhin in andere Gruppen hinzugefügt werden.
Die Gruppe wird um die Einstellungen von Gruppentypen ergänzt (z.B. “Anzeigen in meine Gruppenteilnehmer”).
Im weitesten Sinne gibt es dann auch wieder die Gruppentypleiter, auch wenn sie so nicht heißen. Dies geschieht, wenn ich Leiter in einer Gruppe bin die als Gruppentyp kategorisiert wurde.
Bereich
Funktion: Nutzer kann auswählen, in welchem Bereich er ist.

Filter

Schnellfilter
Gruppen innerhalb von Übergruppen sollen als Schnellfilter links zu sehen sein (wie bisher Bereiche und Stationen.
Möglichkeiten
In den Admineinstellungen per ID setzen
Übergruppen per Favoriten-Stern o.ä. auswählen
Ist eine Gruppe einmal als Favorit gekennzeichnet bedeutet sie mir viel; heißt: Sie taucht als Schnellfilter auf
an die Favoriten lässt sich auch noch mehr hängen; offen für Ideen

Gruppenstatus
mafe: Gruppenberechtigungen sollten nach "Status X in Gruppe Y" vergeben werden. Die bisher automatisch zugeteilten Rechte für Gruppenleiter sollten zwar als (editierbare?) Vorlage weiterhin zugeteilt werden, aber ich habe dann die Möglichkeit, jedem Gruppenmitglied je nach Status in der Gruppe noch mal eigene Rechte zu geben und auch dem Leiter zusätzliche Rechte zu geben (oder sogar Rechte zu entziehen).
Die Verknüpfung von Gruppen zu Diensten in CS sollte ebenfalls über "Status X in Gruppe Y" bzw. "Tag X in Gruppe Y" laufen. So werden doppelte Gruppen (einer Teilnehmergruppe KiGo und eine Kindergruppe KiGo) überflüssig. Man hat alle in einer Gruppe. Man kann per E-Mail die ganze Gruppe anschreiben (oder noch mal vorher nach Status filtern) - man muss aber nicht zwei Mails an zwei Gruppen schicken.

Mr.T.

Servus zusammen,

klingt alles recht cool. Wir haben uns auch mit der aktuellen Struktur was zusammengebastelt aber es hat sehr grobe Schönheitsfehler und man muss bei manchen dingen stark um die ecke denken, damit man auf eine entsprechende Lösung kommt. Uns gefällt auch nicht die Bezeichnung, da wir die Bezeichnung Distrikt so nicht verwenden, sondern B1, B2,.. usw.

Mit den Gruppen in Gruppen, klingt das für mich nach einer Art MindMap Struktur, was ich sehr bevorzuge. Denn damit kann man nahezu alles abbilden.

Zwei Fragen hätte ich noch und hoffe das Sie noch nicht gestellt wurden sind.

Planst du eine Struktur in der es Immer eine Hauptgruppe gibt (Beispiel Pastor) und dort muss alles drunter gegliedert sein (Hierarchie) oder kann ich an alles alles verknüpfen.
Wie würde die Umstrukturierung aussehen, sagst du uns Admins bescheid, das wir unsere neue Struktur irgendwo hinterlegen können, damit sie mit dem Update direkt kommt? Denn soweit ich das weiß (haben Hosting) können wir unser System zwar abschalten aber nicht mehr aktivieren, da uns dazu der Zugang zum Server fehlt.
Oder Planst du die Vorhandene Struktur in Gruppen abzubilden und wir Admins können dann losbastel?

Was zusätzlich richtig cool wäre:
Cool wäre, wenn man die aktuelle Struktur irgendwie graphisch polten könnte (Organigramm), somit würde es leichter fallen den Überblick zu behalten. Insbesondre wenn ich Einer Gruppe mehrere Übergruppen zuordne.
Vielleicht könnte man dort dann immer die "Spezialrechte" der Gruppe abbilden bzw. zugriffe auf Wiki bzw Kalender.

Da ich davon ausgehe das es überwiegend neu Programmiert werden wird wäre es cool, wenn du eventuell Betas rausgeben könntest, dann können wir Admins dies auf unseren eigenen (0der auch deinen) Servern testen. Ich denke das erspart sowohl dir Jens als auch uns Admins einige Beschwerdemails.
Uns als Gemeinde ist sehr wichtig, das das System läuft, den ohne geht bei uns nicht mehr viel...

Ich bin in jedem fall richtig gespannt und bedanke mich jetzt schon mal für deinen Einsatz. Ich stelle es mir einfach nur mega komplex vor dies alles mit einzubeziehen, allein die Rechteverwaltung...

Demnach größten Respekt.

Wir freuen uns drauf.

Mr.T.

Servus,

gibt es schon Neuigkeiten bezüglich 3.0? Bzw. wann kann man damit rechnen?

jmrauen

@Mr.T. Geplant ist Ende des Jahres/Anfang nächsten Jahres

Mr.T.

Sehr cool, hält du uns hier auf dem Laufenden?
Oder bekommen wir anderweitig Informationen dazu.

Gibt es eine Beta Testphase?

hubermat

@jmrauen sagte:

@Mr.T. Geplant ist Ende des Jahres/Anfang nächsten Jahres

Hall Jens Martin,
wir wollen im Januar mit ChurchTools in unserer Gemeinde starten. Bevor wir jetzt unsere Gemeindestruktur komplett nach der bisherigen Methodik (Station/Distrikt/Gruppe) abbilden, um dann kurze Zeit später wieder umzubauen auf ChurchTools 3.0 - sollten wir warten? Ist die Version 3.0 schon in Sicht?
Gerne stellen wir uns als Beta-Tester zur Verfügung
Viele Grüße,
Matthias

jmrauen

Leider hat sich das aus verschiedenen Gründen verzögert, es wird noch etwas dauern. Es gibt einen automatischen Migration von 2.0 zu 3.0, also von daher könnt Ihr gerne jetzt schon anfangen.

Gerne kann ich Beta-Tester gebrauchen, ich werde bescheid sagen wenn es soweit ist.

Andy

@jmrauen Gibt es schon eine grobe Tendenz, wann die 3.0 verfügbar sein wird? Im organisatorisch neu aufgestellten Kinderdienst warten wir durchaus auf die neuen Möglichkeiten bzw. erhoffen uns davon eine Menge, da die Darstellung in 2.5x zwar machbar wäre, aber durch die angekündigten strukturellen Änderungen in 3.0 vertröste ich die Leitung derzeit darauf.
Ich sehe viel Potential in den "geschachtelten" Gruppen!

Mr.T.

@jmrauen Gibt es schon weitere Neuigkeiten zu CT 3.0? Wir sind sehr gespannt drauf.

Gibt es auch Pläne für eine verbesserte Oberfläche auf Smartphones bzw. eine App im Zusammenhang mit 3.0 oder geht es rein um Strukturen?

Vielen Dank für deine Mühe.

jmrauen

Es sind so viele Featurewünsche noch bei 2.0 hineingekommen, dass wir leider mit 3.0 etwas hinter dem Zeitplan her hinken.
Aktuelle Planung ist nun: April Betaphase und Sommer dann offizielles Release.

Eine erste iOS-App ist auch in Entwicklung, es wird aber erst mal nur das Login automatisieren, ansonsten nutzt es die Smartphone-Sicht der Web-Anwendung.
Viele Weitere Ideen sind schon da, aber das wird noch etwas dauern...

MatthiasW.

@jmrauen wir freuen uns schon sehr auf CT 3.0 und sind dankbar dass ihr dort so viel Arbeit und Ideen reinsteckt.

Meine Frage wäre, ob man dann die eigen angefertigte Struktur bei CT 3.0 mit verschiedenen Ebenen grafisch darstellen kann. Vielleicht kann man das in Statistik miteinbauen oder so. Aber dass man möglicherweise für die Gemeinde auch eine grafische Version hat, damit alle wissen wer in meinem Bereich zuständig ist, etc.

LG aus Tostedt

Matze

Andy

@Maddy siehe hier

Mr.T.

@jmrauen
Hab gerade euren tollen Newsletter gelesen...
Wäre es eventuell möglich hier ein zwei Screenshots der angepassten Oberfläche zu posten?
Ich bin schon sehr gespannt drauf.

Andy

@Mr.T. Appetit holen, wie?
Das neue Logo sieht auf jeden Fall hübsch und moderner aus.

Gelöst Anpassung der ChurchTools Struktur