Wie organisiert ihr (größere) Projekte?

hbuerger

Wir stoßen bei uns in der Gemeinde an einen Punkt, wo die Projekt Planung über E-Mail nicht wirklich funktioniert. E-Mail ist ein Kommunikations-Tool und kein Projekt Management Tool.

Daher möchte ich mal in die Runde fragen, wie macht ihr das?

Wie organisiert ihr Projekt in euren Bereichen? Macht ihr alles über CT (Wiki?) oder gibt es ein Dritt-System, wenn ja welches? Setzt ihr vielleicht eine NextCloud ein oder ein PM-Tool wie OpenProjects?

Ich suche nämlich nach einer guten Lösung, dass wir Aufgaben in den Bereichen/Teams besser strukturieren können und zuweisen. Ich persönlich nutze und schätze seher Todoist, aber mir auch klar, dass das keine Lösung ist, weil ich kann nicht jeden Vorschreiben die Pro-Version zu holen, sobald man etwas mehr in der Gemeinde mitarbeitet und das kostenlose Paket nicht mehr reicht. (Datenschutz-Aspekte mit eingeschlossen)

Würde mich freuen, von euch und eurer Praxis zu erfahren und zu lernen.

Simon2

@hbuerger sagte in Wie organisiert ihr (größere) Projekte?:

...die Projekt Planung ...
Wie organisiert ihr Projekt in euren Bereichen?

Ich muss gestehen, dass mir das zu allgemein formuliert ist, als dass ich daraus etwas ableiten könnte.
Generell machen wir sehr viel mit CT - Gruppe anlegen, Rollen verteilen, Kalender/Wiki/Events/... anlegen, Chat starten, ... Da geht schon eine Menge.
Aber einen "Projektplan" im klassischen Sinne mit Meilensteinen, Aufwänden, kritischem Pfad, ... gibt CT nicht her und wir brauchen das auch nicht.

MichaelG

@hbuerger Microsoft 365 for non profit. Kann da gerne mehr dazu erzählen, wenn es dich interessiert

andrea.schulz

@hbuerger ich hatte schon ein Projekt mit mehrere. Gemeindeleuten in Asana geplant. Leicht zu verstehen mit Aufgabenlisten die nach Terminen, Verantwortlichen usw sortiert werden können. Es gibt eine App und Webversion mit Listen und Kanban Ansicht. Bei Änderungen oder überschrittenen Terminen kann man automatisch per Mail informieren. Bis 15 Nutzer ist es kostenlos.

Andy

@hbuerger Bei uns ist es häufig eine Kombination mehrerer Tools, je nach Größe des Projekts. In Teilbereichen nutzen wir z. B. auch Stackfield. Ich selbst nutze allerdings meistens parallel zu CT die Nextcloud mit Deck (Kanban-Board) und MindMap.

Stackfield gefällt mir persönlich aber auch sehr gut. Verwenden wir auch im beruflichen Umfeld.

dernerl

Ich finde z.B. Discord ist eine gute Alternative. Asana hatte ich auch schon mal getestet. Bestimmt eine gute Kombi.

Wir nutzen auch M364 Non-Profit. Dort bin ich mir allerdings oft wegen der Lizenzierung unsicher, gerade wenn das Projekt Gemeinde übergreifend läuft, könnte es dort schwer werden. Oder wie macht ihr das @MichaelG ?

Ich erlebe oft, die geeigneten Tools bei den entsprechenden Personen zu bewerben, als die größte Schwierigkeit.
Selbst wenn man die perfekten Tools gefunden hat, gibt es immer jemand der sich quer stellt und keine neuen Tools ausprobieren möchte.

hbuerger

@michaelg I'm listening Hatte ich tatsächlich gar nicht dran gedacht, dass es das noch gibt.

@andrea-schulz sagte in Wie organisiert ihr (größere) Projekte?:

Bis 15 Nutzer ist es kostenlos.

Asana kam bei uns auch schon auf. Aber 15 Leute sind halt schon wenig. Mein Ziel war eigentlich eine Lösung zu haben, wo man u.U. alle Mitarbeitenden reinholen kann.

@andy sagte in Wie organisiert ihr (größere) Projekte?:

CT die Nextcloud mit Deck (Kanban-Board) und MindMap.

Deck hatten wir auch schon im Blick. Werde ich mir auf jeden Fall noch mal genauer angucken.
Stackfield sagt mir gar nichts sieht aber interessant aus.

@dernerl sagte in Wie organisiert ihr (größere) Projekte?:

Ich erlebe oft, die geeigneten Tools bei den entsprechenden Personen zu bewerben, als die größte Schwierigkeit.
Selbst wenn man die perfekten Tools gefunden hat, gibt es immer jemand der sich quer stellt und keine neuen Tools ausprobieren möchte.

Stimme ich dir total zu. Mein Plan war auch nicht direkt alle Personen sofort reinzuholen. Wir stecken gerade in einer spanenden Umstrukturierungsphase drin und ich suche eine Lösung, die erstmal für uns auf oberster Ebene funktioniert, aber das Potenzial hat auch weitere Team mit reinzuholen, wenn nötig. Ich will es vermeiden in 1 Jahr schon wieder eine Lösung suchen zu müssen, weil wir z.B. die Kosten nicht tragen könnten bei mehr als X Personen.

Andy

@hbuerger sagte in Wie organisiert ihr (größere) Projekte?:

Stackfield sagt mir gar nichts sieht aber interessant aus.

Da könnten die Kosten ggf. ein Problem sein, aber guck es dir ruhig mal an. Stackfield ist auch sehr entgegenkommend bzgl. der Länge der Testphase. Wir testen im Job in einem Bereich gerade die sechste Woche (also Test 2x um jeweils 14 Tage verlängert). Es wird auch ein einstündiger unverbindlicher, kostenfreier Videocall mit dem Support angeboten. Also die kamen auf uns zu, ob wir das gerne hätten.

Aus Sicherheits- und Datenschutz-Aspekten halte ich das Produkt auch für einwandfrei (anders als MS).

Die Nextcloud deckt auch manches von Stackfield ab, ist aber nicht ganz so durchdacht und das ein oder andere fehlt einfach (noch). Mir reicht das i. d. R. aber völlig aus.

Simon2

@dernerl sagte in Wie organisiert ihr (größere) Projekte?:

...
Ich erlebe oft, die geeigneten Tools bei den entsprechenden Personen zu bewerben, als die größte Schwierigkeit.
...

Also da wir noch große Schwierigkeiten haben, CT wirklich komplett zu etablieren (die wichtigsten 60 % sind an Bord, aber der Rest ist auch nach 2 Jahren noch zäh) und selbst die kleinen Feature-Erweiterungen in Web&App bisweilen zu Verwirrung führen , werde ich mich schwer hüten, noch ein weiteres Tool ins Spiel zu bringen.

Ist allerdings auch einfacher, wenn man keine so großen (Anzahl Mitarbeiter, Dauer, ....) Projekte vor der Brust hat.

bwl21

@hbuerger vor der Auswahl des Tools sollte eine Projektmanagement-Methodik stehen. Wenn man das nicht hat, dann hilft auch das beste Tool nichts (schon deshalb weil man nicht wissen kann welches dann noch das beste ist

Ich habe noch keine Gemeinde gesehen, die eine definierte Methodik hat (und auch lebt) und diese auch (z.B. in einem Projekthandbuch) verschriftlicht hat.

Das fängt bei der Projektvereinbarung an ...

Das hört sich jetzt groß an, kann aber ganz einfach auf wenigen Seiten gemacht werden.

Bei den meisten Projekte müsste man dann mit relativ einfachen Mitteln auskommen, die sich bei ein bisschen Disziplin sogar mit ChurchTools umsetzen lassen.

Hubert

@hbuerger sagte in Wie organisiert ihr (größere) Projekte?:

Wie organisiert ihr Projekt in euren Bereichen?

Die CT Einführung haben wir mit Trello organisiert.
Das ging gerade noch so, da bei den Beteiligte das Mindset stimmte. Ist zwar kein klassisches PM, aber die Zusammenarbeit konnten wir gut darüber organisieren. Ebenso nutzen wir Trello für to do's im Leitungskreis der Gemeinde. Zu to do's aus Meetings gibt es den FR. Akzeptanz für weitere Tools kann ich mir bei uns kaum vorstellen.

andrea.schulz

@hbuerger Uns reichen 15 aber eine Lösung „aus dem Graubereich“ wäre eine Mailadresse in der eigenen Domain mit Weiterleitung an andere mit gleichem Profil. Ich hatte mich schon gefreut und gehofft dass Churchtools in dem Bereich einen Kooperationspartner sucht. …

hbuerger

@andrea-schulz sagte in Wie organisiert ihr (größere) Projekte?:

Ich hatte mich schon gefreut und gehofft dass Churchtools in dem Bereich einen Kooperationspartner sucht.

Haha. Sry, da muss ich dich leider enttäuschen. Meine Anfrage ist wirklich nur privat und hat keinerlei ChurchTools (Firma)-Hintergedanken gehabt.

@bwl21 Das die PM-Methodik stimmt natürlich und ich mache mir ja schon seit einigen Monaten viele Gedanken darüber. Ein klassisches Wasserfall PM ist für uns z.B. ein No-Go. Das würde nicht funktionieren. Aber ich habe die Frage hier erstmal bewusst offen gelassen, um Erfahrungen zu hören und den Horizont zu weiten. Ich will mich nicht zu schnell auf einen Weg festlegen, bevor ich nicht mehr Informationen/Erfahrungen gehört habe.

sitobias

Ich habe kürzlich nach Trello das Tool "Notion" entdeckt. Dieses kombiniert Kanban mit Notiztools wie Evernote oder OneNote. Ohne mich bereits sehr vertieft damit auseinander gesetzt zu haben, würde ich sagen, es bietet Potential für ein "alles-in-einem"-PM-Tool und ich meine, der Free-Plan ist auch bereits recht umfangreich.
In der Gemeinde nutzen wir dieses Tool allerdings bisher nicht. Bisher versuche ich, möglichst alles über CT (und damit das Wiki) laufen zu lassen. Für Organisatorisches ist das natürlich nur sehr beschränkt möglich, da muss man sich dann wiederum mit anderen Mittel bzgl. Pendenzenlisten etc. helfen.

Marian

@andrea-schulz

Ich habe vor einem dreiviertel Jahr ebenfalls mit Asana angefangen und inzwischen einige Bereiche unserer Gemeinde dafür begeistern können, es für sich zu nutzen.

Gerade im kostenlosen Bereich sieht die Konkurrenz dagegen sehr alt aus, und andersherum ist die Konkurrenz, die das gleiche bietet, auch mit NonProfit-Rabatt sehr schnell sehr teuer.

Die 15 Personen beziehen sich bei Asana auf ein Team, nicht die Mitarbeiter der Organisation/Gemeinde in Summe! Die Anzahl der Teams ist dabei nicht eingeschränkt.

So haben wir inzwischen mehr als eine Handvoll Mitarbeiter des Kindergottesdienstes als ein KiGo-Team, nochmal so viele (aber andere Personen!) im Technikteam, der Medienbereich ist ein weiteres Team, unser Hauskreisteam ebenso etc.

Die Teams greifen teilweise Hand in Hand, man kann Aufgaben dabei unter den Teams verknüpfen, was Synergien schafft und allen gute Überblicke ermöglicht.

Wir arbeiten uns zwar noch immer ein, aber es stößt auf große Zustimmung und erleichtert vieles.
Leider gehe ich davon aus, dass es hier keine zukünfitgen Entwicklungen bzgl. NonProfit Rabatt geben wird, da sich die Entwickler vorbehalten, religiöse Organisationen damit auszustatten. Aber für uns ist die kostenlose Version mehr als ausreichend.

Andy

@marian da bringst du jetzt natürlich Punkte mit rein, die mich überlegen lassen, es doch mal anzuschauen.

Auf die Schnelle habe ich jetzt nichts zum Hosting (DSGVO-Konformität) und Verschlüsselung gesehen. Hast du da flott mal Infos?

andrea.schulz

@marian Vielen Dank. Sehr gut zu wissen. Momentan ist unser großes Projekt beendet aber ich werde es im Blick behalten.

Marian

@andy Exakt diese Frage habe ich auch gestellt bekommen, und ich konnte lediglich darauf antworten: Asana ist ein US-amerikanisches Unternehmen, dessen Daten über US Server laufen.

Soviel zu DSGVO Verschlüsselung läuft wohl über SSL.

Ich persönlich bin darauf aufmerksam geworden, weil viele namhafte Unternehmen Asana ebenfalls nutzen. Das ist natürlich kein besonderes Prädikat und erst recht nichts, was datenschutztechnisch weiterhilft - auf der anderen Seite sind das teilweise Firmen, die selbst mit Daten arbeiten und daher ein großes Interesse an deren Sicherheit haben.

Für mich persönlich reicht diese Sicht erst einmal, aber ich kann auch verstehen, wenn einem das nicht reicht.

Andy

@marian Ok ... das hatte meine oberflächliche Recherche auch ergeben. Fällt also komplett raus!

Verschlüsselung läuft wohl über SSL

Damit meinte ich nicht die Verschlüsselung "der Leitung".

Bei Stackfield ist es so, dass die gesamten Daten auf deren Server verschlüsselt liegen (E2EE) und somit auch Stackfield die Daten nicht einsehen kann - finde ich sehr sympathisch.

daniel_

Ich persönlich nutze in einem kleinen Team (4 Leute) Nextcloud Deck. Bietet für mich alles, was notwendig ist: Kanban, Verknüpfung mit Projekten und Dateien aus der Nextcloud, Markdown (was ja in CT auch schon Einzug hält), Verknüpfung mit dem Kalender... Da das Nextcloud Ökosystem neben CT bei uns seit längerem im Einsatz ist, ist das unser Weg, evtl. größere Projekte anzugehen, wenn sie denn mal kommen.

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