Kindeswohl in Gemeinden -> Info zu Führungszeugnis auf CT

mafe

Beispiel, wie es konkret hier in Bonn aussieht.
Das Jugendamt bittet uns, ganz konkrete Pläne in die Tat umzusetzen. Wir sind nicht verpflichtet dazu, aber erstens halten wir sie für sinnvoll und zweitens möchten wir dem Jugendamt zeigen, dass wir vertrauenswürdig sind. Konkret:

Mitarbeiter müssen eine Selbstverpflichtung unterschreiben
Mitarbeiter müssen ein Führungszeugnis vorlegen (mind. alle fünf Jahre).
Hierzu müssen sie den Träger zu diesem Zweck von bestimmten Datenschutzvorgaben entbinden. Des Weiteren ist der Träger verpflichtet, drei Monate vor Ablauf von fünf Jahren nach der letzten Einsichtnahme (wer hat sich diese Formulierung ausgedacht!) den Mitarbeiter aufzufordern, ein neues Führungszeugnis einzureichen.
Mitarbeiter müssen geschult werden.
Alle in diesem Zusammenhang gespeicherten Daten müssen spätestens drei Monate nach Ende der Mitarbeit gelöscht werden.

Diese Bestimmungen gelten für jeden Mitarbeiter im Bereich Kinder, Jugend, Pfadfinder. Sowohl regelmäßige als auch Kurzeit-Einsätze wie Freizeiten sind betroffen.
In unserer Gemeindegröße sind das über 100 Personen.
Mit einem vernünftigen ChurchTools Konzept ließe sich das wunderbar nachhalten.

Automatische Erinnerungen
Automatische Mails an den Mitarbeiter, wenn eine Frist einzuhalten ist.
Automatisches Löschen von Daten
... (s. erster Beitrag ganz oben)

Aktuell arbeiten wir noch mit 2.x. Wir werden auf 3.x umsteigen, aber auch da sehe ich nach meinem bisherigen Überblick keine saubere Lösung so etwas umzusetzen. Da dieses Thema alle Gemeinden in Deutschland betreffen müsste, wäre das durchaus etwas von allgemeinem Interesse sowie hoher Wichtigkeit.

Mr.T.

Die Zusätzlichen Datenbankfelder lassen sich in 3.0 erstellen. Auch kannst du in 3.0 verschiedene Sicherheitsstufen selbst bestimmen, damit nicht jeder diese Einträge sehen kann.

Das mit den automatischen E-Mails würde sich über ein Follow Up lösen lassen.

Alles in allem, glaube ich das man es irgendwie hinbekommen könnte.
Dennoch denke ich, das es sinnvoll wäre deine erwähnten Funktionen direkt in CT umzusetzen, da es mehrere gemeinden betreffen wird.
Wir hatten wie gesagt das Seminar und sind jetzt auch dran die euern Erkenntnisse usw in die Tat umzusetzen.

MatzeWI

Mich würde mal der Stand der Dinge interessieren, was die Programmierer davon halten und ob es dazu Überlegungen gibt...

Andy

Wie ist hier der Stand der Dinge? Die Anforderung wurde gerade frisch an mich gestellt ...

jmrauen

Ich würde es wie folgt umsetzen:

Man erstellt ein Followup mit dem Namen Führungszeugnis.
Als Stufen richtet man z.B. 1. "Zeugnis Nachfragen" 2. "Zeugnis Abgelaufen" ein.
Nun könnte man sicherheitshalber einen eigenen Gruppentyp anlegen z.B. "Nachhalten". Hierfür legen wir die Teilnehemrstatus: 1. "Teilnehmer" mit Standard (J/N) auf Ja und "Leiter" mit Leiter (J/N) auf Ja.
Der Vorteil eines eigenen Gruppentyps: Nur ausgewählte Leute können dafür freigeschaltet werden.
Nun erstellen wir eine Gruppe Führungszeugnis mit dem Followup Führungszeugnis und einem Leiter.

Nun die Leute zuordnen. Über das Datum der Gruppenteilnahme kann man nun auch die vorhandenen entsprechend nach Datum des Zeugnisses eingeben. So hält CT alles schön nach.

Andy

@jmrauen Ok, danke, werde ich so mal probieren.

jmrauen

Hier ein Bild, so könnte es eingerichtet werden für z.B. zwei Stufen mit 340 und dann 360 Tagen.

Andy

Ja, so funktioniert das. Sehr schön, danke!

mafe

@jmrauen Das halte ich für einen ziemlich holprigen Workaround. Wesentliche Nachteile:

Alle Personen, für die ein Führungszeugnis gebraucht wird, müssen nicht nur ihrer Dienstgruppe sondern zusätzlich der Gruppe Führungszeugnis zugeteilt werden. Wer stellt sicher, dass die alle darin landen?
Wie wird sichergestellt, dass die Leute spätestens drei Monate nach dem Ausscheiden aller Führungszeugnis-relevanten Gruppen auch aus der Gruppe Führungszeugnis gelöscht werden (gesetzliche Vorgabe).

mafe

Nachdem ich den Follow-Up-Workaround nun bei uns probiert habe finde ich den noch holpriger, als zu vor beschrieben. Denn dadurch entstehen wieder (leere) Kommentare, die kein Mensch braucht und die ich dann wieder händisch löschen muss. Aus meiner Sicht spricht hier eine Menge für eine eigene Funktion:

Wird von allen Gemeinden benötigt (ob genutzt, ist natürlich eine andere Frage), weil die Frage OB das nachgehalten werden soll bereits gesetzlich beantwortet ist. Es ist nur die Frage WIE das Nachhalten erfolgen soll
Es gibt gleich mehrere Vorgängen, die automatisiert viel zuverlässiger ablaufen würden: Das starten des Prüfen, das regelmäßige Erneuern der Prüfung, das Entfernen der Person aus der Prüfung, wenn sie aus alle relevanten Diensten ausgeschieden ist. Darüber hinaus das zusenden der erforderlichen Schritte und Dokumente an die Person, die ihr Führungszeugnis (neu) beantragen muss. Einmal als PDF hinterlegen und dann soll sich das jeder selber ausdrucken.

@jmrauen : Irgendwas geplant?

chenniger

Ich möchte dieses Thema nochmal aufgreifen. Ich bin gerade dabei, mich in CT einzuarbeiten und es hoffentlich für die Gemeinde dann umzusetzen. Dabei wäre auch für uns die Funktion mit den Führungszeugnissen ein wichtiges Feature.

Andy

@chenniger Funktioniert mit der Gruppe + FollowUp wunderbar.

chenniger

Ja, das funktioniert zwar, aber wäre es nicht als ein Eintrag bei den Personendaten Sinnvoller? Bei der jetzigen Lösung verstehe ich noch nicht, wie das dann funktioniert, dass ich sehe, wer ein Zeugnis wann vorgelegt hat.

Bei den Personendaten könnte ich einfach mit Datum angeben, wann mir jemand das Führungszeugnis zur Einsicht vorgelegt hat und wann es neu angefordert werden müsste.

Andy

@chenniger Sieht man am Gruppeneintrittsdatum. Und bei deinem Vorschlag hättest du ja kein Wiedervorlagesystem, das informiert, wenn ein neues Zeugnis vorzulegen ist.

Mathis

Ich würde diesen Featurewunsch auch unterstützen. Der Workaround funktioniert zwar, ist aber nicht das gelbe vom Ei, wie ich finde.
Es wäre toll ein Feld für Mitarbeitenden in der Arbeit mit Kindern und Jugendlichen zu haben, wo das Datum der Einssicht festgehalten werden kann und die Erinnerung in 5 Jahren.
Diese könnte dann ja von den Rechten her an eine Person gebunden werden (die, die diese einsehen darf).

njansen

Hallo
wir haben uns heute auch mit dem Thema auseinandern um eine Lösung über CT zu realisieren.
Ich möchte dieses feature noch einmal ausdrücklich wünschen.

Ich denke eine tiefe verankerung im System ist viel besser als der work arroud und würde auch viel besser zu CT prinzipien der Rechteverwaltung passen. (Nicht einzelne Personen zu berechtigen, sondern diese Dinge über Gruppenzugehörigkeiten im Hintergund zu regeln)

Da über den workarroud niemand automatisch in der liste zum nachhalten landet (z.b. durch Gruppenzugehörigkeit Kigo team o.ä.) muss individuell an jeden gedacht werden und von hand in der liste eingetragen werden.
Das birgt großes fehlerpotenzial.
Ich denke oben wurde ganz gut beschrieben wie eine umsetztung zu programieren wäre.

@jmrauen ich bitte euch diese feature noch mal zu prüfen.

mafe

Noch ein Grund, dieses Thema fest in CT zu implementieren:

Wir bauen verstärkt darauf, schon jüngere Kinder im Kinderdienst helfen zu lassen. So können sie im Dienst wachsen. Als zB 12-jährige am Beamer brauchen sie noch kein Führungszeugnis, Aber plötzlich - ohne, dass jemand damit gerechnet hätte, sind sie 14 geworden, fester Bestandteil des Mitarbeiterstabes und brauchen ein Führungszeugnis. Eine feste Implementierung wie oben beschrieben, könnte automatisch alle U14 rausfiltern und ab dem 14. Geburtstag eine Meldung bringen.

Dieses Thema insgesamt ist von hoher Bedeutung, weil gesetzliche Vorgabe.
Es hat ein bietet ein hohes Potential, Verwaltungsaufwand zu reduzieren und gleichzeitig weniger fehleranfällig zu machen.
Dieses Thema ist für alle Gemeinden relevant, die etwas für Minderjährige anbieten.

Arbeitet jemand mit dem oben beschriebenen Workaround, erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben und ist mit dieser Vorgehensweise glücklich? Ich würde mir das gerne mal bei Euch live ansehen / zeigen lassen. Freue mich über PN.

Andy

@mafe sagte in Kindeswohl in Gemeinden -> Info zu Führungszeugnis auf CT:

Arbeitet jemand mit dem oben beschriebenen Workaround, erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben und ist mit dieser Vorgehensweise glücklich?

Wenn einmal eingerichtet, läuft das ja so nebenher mit ...
Habe bisher keine Klagen von den Verantwortlichen bekommen. Wobei m. W. auch noch kein Führungszeugnis "abgelaufen" ist und somit noch keine Erinnerung über das Follow Up erforderlich wurde. Kommt noch ...

Aber natürlich unterstütze ich dein Ansinnen. Gevotet habe ich aber schon vor vier Jahren.

Jakob

Liebe ChurchTools-Fans,
vielen Dank für euer reges Voten, Kommentieren und Diskutieren.
Ich habe den Wunsch an unsere Entwickler weitergeleitet, diese werden sich überlegen, wie wir die von Euch gewünschte Funktionalität am Besten umsetzen können.
Bis wann das Feature entwickelt wird, kann ich aktuell aber leider noch nicht sagen.

Vielen Dank für eure Mitarbeit an einem besseren ChurchTools!

mafe

Ergänzung zu meinem ersten Beitrag, der noch zu CT2-Zeiten geschrieben wurde:

Das boolsche flag "fuehrungszeugnis" ist vermutlich besser an eine Gruppenrolle gebunden, als an eine Gruppe.
Beispiel: Ich habe ein Royal Rangers-Team oder eine Jugend Kleingruppe. Natürlich brauchen nicht die Teilnehmer ein Führungszeugnis vorlegen, sondern nur Leiter, Co-Leiter und Mitarbeiter ...

Also entweder in den Gruppen-Rollen-Definitionen direkt ein weiteres Ja/Nein-Feld oder in den Gruppeneinstellungen definieren, welche der verschiedenen Gruppen-Rollen das Führungszeugnis brauchen.

@Jakob : Sollte es zu weiteren Fragen bezüglich der konkreten Implementierung kommen, bin ich gerne bereit, mit zu denken.