Abbildung Gottesdienst mit mehreren Abläufen

Ortwin

Liebe Foristen,
ich, als relativer Neuling, stehe gerade vor der Frage, wie ich am besten die, ich glaube typische, Organisation eines Gottesdienst am Sonntag morgen abgebildet bekomme. Im zusammenspiel Kalender (der öffentlich ist), Events und parallelen Abläufen.
Wir haben Sonntag morgens immer 2 Gottesdienst mit Pause hintereinander, die inhaltlich weitgehend gleich sind. Lediglich "das Rahmenprogramm" ist anders.
Grob läuft es so ab:
9:00 - 9:45 Vorbereitung
9:45 1. Gottesdienst, daraus wird der Kindergottesdienst und eine Kleinkindbetreuung ausgephast (nach 10-15 Minuten)
11:00 Pause mit Kaffee und Keksen
11:30 2. Gottesdienst (ohne Umfeld), gleiches Musikteam, Prediger, Techniker, ...
12:45 Ende & Abbau

Ich denke es gibt bei Euch ähnliche Konstellationen und würde mich freuen, wenn jemand mit mir seine Erfahrung / Best Practices teilt.

Meine Gedanken dazu:
Lege ich im Kalender jetzt einen Termin an "9:45 Uhr Gottesdienst mit Kindergottesdienst & U3-Betreuung & 11:30 Uhr Gottesdienst" kann ich dazu ein Event anlegen und schön planen wen man dazu alles braucht.
Nur

Ist das aus der Außensicht nicht die Realität (es sind da ja 2 Termine)
In der Innensicht sind die Zeiten falsch (z.B. Kindergottesdienst-Mitarbeiter sind kürzer beschäftigt) und die Vor- und Nachbereitung fehlt. Der Event ist ja exakt so lang wie der Termin.
Ich kann die parallelen Abläufe (oder parallele Aktivitäten in einem Ablaufplan) nicht erfassen.

Lege ich 2 Termine mit 2 Events an:

Pflege ich vieles doppelt, mit der Gefahr, dass Dienste, da 2 Events unterschiedlich besetzt werden etc.
Die Vor- und Nachbereitung fehlt ebenso sie Pause (irgendwer kümmert sich ja auch um Kekse und Kaffee)
Ich kann die parallelen Abläufe (oder parallele Aktivitäten in einem Ablaufplan) nicht erfassen.

Trenne ich alles, also 2 Termine, 1 Event für die beiden Hauptgottesdienste mit Vor- und Nachbereitung, 1 Event für Kindergottesdienst mit anderer Dauer, ggf. 1 Event für die "Pause" (Kaffee muss fertig sein, wenn 1 .Gottesdienst zu Ende, und aufgeräumt wird parallel zum 2. Gottesdienst (wobei ich hier keine Ablaufplan brauche, das wäre überkorrekt)

Verliere ich den ja sinnvollen Bezug zwischen Kalendertermin und Event
Geht die gemeinsame Sicht (z.B. der gemeinsame Teil aller im 1. Gottesdienst) verloren

Ich freue mich auf Eure Ideen.

Andy

Verschoben in die "Fragen" ... die Rubrik "Tipps & Tricks" hat einen anderen Sinn.

Henric Resa

Hallo @Ortwin

Wie du schon aufzeigst, kann man das auf viele Arten anlegen mit all ihren Vor- und Nachteilen.

Ich würde zwei Gottesdienste anlegen und auch zwei Events erstellen.

Warum?
Ganz einfach, weil ihr eben zwei Gottesdienste habt.

Kinderbetreuung legst du einfach mit Diensten im 1. Gottesdienst an (machen wir so; macht aber nur Sinn, wenn du hierfür nicht auch extra den Ablaufplan nutzen willst, was wir nicht tun - aber dann könntest du auch das Event in einem Extra Kalender anlegen, der eben nicht nach außen sichtbar ist).

Ja, die Kinderbetreuung und der "Pausendienst" haben andere Zeiten, aber die Leute wissen sicherlich selber, wann ihre Dienste beginnen/anfangen.
Wir haben sonntags 10 Dienstgruppen und noch mehr Teams, die alle zum Teil verschiedene Startzeiten für ihren Dienst haben.
Die wissen aber auch alle, wann sie wo sein müssen, weil es ihre Leiter entsprechend kommunizieren (kann mich an keinen Fall erinnern, wo jemand aus dem Aufbau Team erst um 10:00 für den 10:00 Gottesdienst da war...)

Ich habe hierzu aber auch mal einen Feature Request erfasst, der das übersichtlicher machen sollte.

Ja, bei zwei Events hast du doppelte Pflege.
Das war bei uns aber bisher auch kein Problem - cool wäre es sicherlich, wenn man das irgendwie koppeln könnte, dass ein Person mit Dienst X im Event X auch automatisch Dienst X im Event Y belegt.
Aber am Ende muss so oder so eine Person die Dienstplanung machen und die Doppelbesetzungen beachten - hier ist es dann wieder eine Frage der Kommunikation, dass die Leute wissen "wenn ich für den 1. Godi ja sage, dann heißt das, dass ich auch auch für den 2. Godi da sein muss" (ist bei uns beim Lobpreis der Fall - hier gab es auch noch nie Missverständnisse).

Wie du siehst, eine perfekte Lösung gibt es leider nicht.
Mein Rat aber wäre es so anzulegen, wie es tatsächlich stattfindet = zwei Events, Pausenteam und Kinderteam mit Diensten im 1. Godi