Verbesserung der Besprechungsanfrage

Denis Gelb

@Henric-Resa nein sie sehen die Besprechung an sich. praktisch ein Termin der nur für den kleinen Kreis innerhalb der Gruppe gedacht ist.

ein Fallbeispiel (fiktiv, aber könnte so oder in ähnlicher Form Realität sein): Das Leitungsteam aus der Jugendarbeit möchte eine Besprechung ansetzen, wo ausschließlich die Jugendleiter und -mitarbeiter dran teilnehmen sollen. Da es in der Planung um Interna und (um das Beispiel mal ganz deutlich zu machen) ein Überraschungsgeschenk für alle Jugendlichen geht, sollen die Leute die dazu eingeladen werden alle Informationen sehen können (Themen, Details etc), aber für alle anderen aus der Jugendgruppe soll in dem Termin nicht der Inhalt sondern nur "Besprechung" zu sehen sein.... oder am besten gar kein Termin, sprich unsichtbar.

Aktuell ist das Szenario so dass jeder in der Gruppe sehen kann wenn eine Besprechung angesetzt ist, ungeachtet dessen, ob er eingeladen ist oder nicht. Er ist Teil der Gruppe also darf er die Termine sehen. eine Funktion, bestimmte Termine innerhalb einer Gruppe nur für einen elitären Kreis zur Verfügung zu stellen, hab ich noch nicht realisieren können

samu95

Vielleicht macht es Sinn, wenn man einfach Besprechungen auch losgelöst von Gruppen organisieren kann. Natürlich ist es in den häufigsten Fällen so, dass Besprechungen innerhalb einer Gruppe durchgeführt werden. Aber zum Beispiel für den Fall, dass sich die Leiter mehrerer Gruppen zu einer Besprechung treffen oder sonst irgendeine Kombination zur Besprechung eingeladen werden soll.
Das würde ich zum Beispiel so realisieren, dass jeder einen eigenen dynamischen Kalender haben könnte, in dem seine Besprechungen aufgeführt werden. Ähnlich wie "Meine Dienste". Und wenn jemand dann eine Besprechung starten möchte, kann er auf ein Datum klicken, wählt diesen Kalender aus und kann dann unter dem Reiter "Besprechung" aus allen Mitgliedern (beispielsweise) sich die Personen auswählen, die eingeladen werden. Und dann werden auch nur diese Personen diesen Eintrag in jeweils ihrem eigenen Besprechungs-Kalender sehen können. Die Ressourcen würden dann quasi einfach mit dem Vermerk "Besprechung" reserviert.

Wäre das eine Möglichkeit?

Denis Gelb

@samu95 finde ich gut. man könnte das noch benutzerfreundlich erweitern und bei der Benutzerauswahl für die Besprechung einen Filter einsetzen. so kann der Benutzer beispielsweise den Filter auf eine Gruppe setzen, da die Leute die er braucht auswählen, Filter anschließend wieder rausnehmen und die übrigen Leute wieder rausnehmen. Macht besonders bei Gemeinden von 200 Personen (oder noch mehr) extrem viel Sinn (obwohl der schlaue Fuchs ja auch die Browser Suchfunktion nutzen würde )

Henric Resa

@samu95 Gute Idee, das wäre am Ende genau die Lösung.

Wobei ich nicht nachvollziehen kann, ob dynamische Kalender nicht doch sehr aufwendig wären.

Es würde aus meiner Sicht ja vollkommen reichen, wenn Besprechungen nur für die Personen einsehbar sind, die auch zu ihr eingeladen sind.

Wir nutzen Besprechungen innerhalb von CT nur in geringem Maße - den Fall von @Denis-Gelb würden wir zum Beispiel gar nicht in CT abbilden (bis auf die Raumbuchung, aber hier gehe ich keine Info frei, die keiner wissen sollte)

Was ich an der Besprechungsanfrage aber so schätze, ist ihre Zu- und Absagefunktion; so eignet sie sich ideal zum Organisieren von Teamevents.
Aber auch hier wäre es ja gut, wenn den Termin nur diejenigen einsehen können, die eingeladen wurden.

Denis Gelb

ein weiteres Feature (auch um den Beitrag hier mal wieder zu pushen ) wäre es, eine Zusammenfassung der Zu-/Absagen auf der Startseite zu sehen, beispielsweise wenn man per Cursor über die Zahl der Zusagen geht. Auch wäre es schön wenn für eine Besprechung optional ein weiterer Admin eingestellt werden könnte damit nicht nur der Ersteller sehen kann wer zugesagt hat und wer nicht sondern auch jemand weiteres. Bei uns zum Beispiel hat der Jugendleiter eine Besprechung eingestellt, aber der Jugenddiakon wirft fast häufiger einen Blick darauf wer zugesagt hat und wer nicht.

Henric Resa

@Denis-Gelb Ohja, ganz wichtiger Punkt!

Habe ich glaube ich auch schon irgendwo erwähnt, aber es wäre wirklich klasse, wenn man "die Sichtbarkeit der Zu- und Absagen" auf weitere Personen ausbauen könnte.

Am besten wäre es, wenn es ein gruppeninternes Recht wäre wie "kann Besprechungsanfragen sehen" - dann könnte man das an eine Rolle innerhalb der dem Kalender zugeordneten Gruppe knüpfen und wäre hier sehr flexibel in der Vergabe der Berechtigung.

Denis Gelb

Push..... ich finde nach wie vor, der Bereich Besprechungsanfrage ist noch zu eingeengt als dass man ihn in der Realität wirklich nutzen könnte. Folgende Punkte sind einfach zu realitätsfern bzw nicht userfreundlich:

man sieht nicht gut wer zugesagt hat und wer nicht (nur die Zahl, keine Auflistung der Namen)
das Einladen von Leuten ist zu umständlich wenn man aus einer Gruppe von 60 Personen nur 7 einladen möchte.
Besprechungen sind in vielleicht nur der Hälfte der Fälle nur in einer Gruppe angesiedelt, oft aber auch gruppenübergreifend
Die Besprechungen und deren Inhalte sollten nur für Geladene Leute sichtbar sein, für den Rest nur der Titel "Besprechung"

Ortwin

@Denis-Gelb
Ich hätte noch den Wunsch, dass der Einladung z.B. ein ics/ical-Anhang der Einladung angefügt ist, so dass Empfangende die Möglichkeit haben, sich die Einladung direkt in einen privaten Kalender zu übernehmen.
Keine Ahnung, ob ihr das hier sehen wollt, da es aber zu dem Themenkomplex gehört, wollte ich es hier mit erwähnen. (Falls das schon geht, ich habe nicht nachgefragt, nur gesucht, freue ich mich über eine Info und lösche das hier)

Denis Gelb

@Ortwin wäre lösbar indem man beispielsweise sagt (ich weiß grade gar nicht ob ich das oben schon mal geschrieben habe aber bin momentan zu faul zum Suchen ), man erstellt Besprechungsanfragen losgelöst von den Gruppen. und dann hat man einen zusammenfassenden Kalender wie "meine Dienste" nur eben "meine Besprechungen". und diesen Kalender könnte man dann abonnieren. muss halt "nur" ins System eingebaut werden. aber ist ne gute Möglichkeit das Thema hier zu pushen. Mittlerweile hat sich das bei uns nämlich zu einem der absoluten Top Themen in der Gemeinde entwickelt. allein schon bei einer Jugend von 80 Menschen haben wir so viele verschiedene Besprechungen in verschiedenen Konstellationen, es ist unmöglich das in Gruppen darzustellen und alles über den Hauptkalender der Jugend einzustellen ist dezent..... overloaded

silvias1963

Hallo, ich habe ein Problem zu diesem Thema. Gestern habe ich meine erste Besprechungsanfrage gemacht. Es wurden 30 Menschen aus mehreren Gruppen und auch einige Einzelpersonen dazu eingeladen.
Jetzt sehe ich auf der Startseite, dass ich 3 Zusagen, 2 Absagen und ein "Vielleicht" habe. Wo finde ich, wer sich dahinter verbirgt? Im Termin sehe ich grüne Haken, aber ich finde zum Beispiel nicht, wer sich bei "Vielleicht" gemeldet hat.
Gibt es irgendwo noch eine Übersicht? Wenn nicht, sollte es die dringend geben.
LG, Silvia

Denis Gelb

@silvias1963 das vielleicht wird als grauer Haken dargestellt. und willkommen bei dem Problem was ich schilderte: es ist einfach unübersichtlich.....

ich habe eine geheime Gruppe erstellt und ihnen den Gruppenkalender Besprechungen zugewiesen damit man gruppenübergreifend Besprechungen erstellen kann. Bei über 200 Leuten die Liste manuell erstmal nach den eingeladenen zu durchforsten geht dann doch ziemlich auf meinen Scrollfinger. Dann noch die Haken zwischen grün und grau unterscheiden ist echt anstrengend.

aus meiner Sicht zwingend sind die nächsten zwei Schritte:

Übersicht über Status. entweder tabellarisch, oder in dem Termin unter dem Reiter Besprechungsanfrage wenigstens die nicht eingeladenen ausblenden und nach Status sortiert den Rest untereinander. Wenn man dann doch noch jemanden nachträglich einladen will kann man ja die ein Haken für "nicht eingeladene einblenden/ausblenden" einbauen. aber das wäre schon ne große Hilfe nur die eingeladenen zu sehen.
über die Auswahlfunktion unter Benutzer unten im Menü noch die Option "zu einer Besprechung einladen" einbauen, die dann zum Kalender weiterleitet, fragt für welchen Gruppenkalender und dann einen Termin öffnet der schon alle Personen zur Anfrage ausgewählt hat und man nur noch Datum Uhrzeit und co eingeben braucht.

aber ich bin zuversichtlich dass in der Richtung noch was passiert, durch das neue Update (an dieser Stelle ein Riesen Dankeschön @ChurchToolsMitarbeiter) kann man ja neuerdings einstellen dass man nur noch seine eigenen Besprechungen sieht, bzw. es ist standardmäßig so eingestellt. und wenn ich den Leuten nicht zeige wie man es deaktiviert ist das genau das was ich mir oben irgendwo mal gewünscht habe^^

simonruehl

@Denis-Gelb sagte in Verbesserung der Besprechungsanfrage:

Die Details einer Besprechung sollten nur für die Leute sichtbar sein die auch eingeladen sind. Ja dafür gibt es Gruppen, aber es gibt ja auch Besprechungen innerhalb einer Gruppe, die nur für einen kleinen Kreis (beispielsweise Jugendleiter) einsehbar sollten und den Rest der Gruppe nicht zu interessieren haben.

Mit unserer neusten Version ist das jetzt möglich:
https://blog.church.tools/blog/churchtools-version-3-49/

Denis Gelb

@Denis-Gelb sagte in Verbesserung der Besprechungsanfrage:

aber ich bin zuversichtlich dass in der Richtung noch was passiert, durch das neue Update (an dieser Stelle ein Riesen Dankeschön @ChurchToolsMitarbeiter) kann man ja neuerdings einstellen dass man nur noch seine eigenen Besprechungen sieht, bzw. es ist standardmäßig so eingestellt. und wenn ich den Leuten nicht zeige wie man es deaktiviert ist das genau das was ich mir oben irgendwo mal gewünscht habe^^

deswegen habe ich mich auch dafür bedankt

silvias1963

@Denis-Gelb Danke für den Tipp. Ich habe den grauen Haken tatsächlich nicht gesehen. Ich habe nach etwas gelben gesucht, weil es auf der Startseite auch gelb hinterlegt ist.
Danke, Silvia

nico

@simonruehl sagte in Verbesserung der Besprechungsanfrage:

@Denis-Gelb sagte in Verbesserung der Besprechungsanfrage:

Die Details einer Besprechung sollten nur für die Leute sichtbar sein die auch eingeladen sind. Ja dafür gibt es Gruppen, aber es gibt ja auch Besprechungen innerhalb einer Gruppe, die nur für einen kleinen Kreis (beispielsweise Jugendleiter) einsehbar sollten und den Rest der Gruppe nicht zu interessieren haben.

Mit unserer neusten Version ist das jetzt möglich:
https://blog.church.tools/blog/churchtools-version-3-49/

Das stimmt doch nicht. Das in 3.49 eingeführte Feature erlaubt es Termine auszublenden, die MICH nicht interessieren, aber ich kann als Ersteller des Termins doch keinerlei Einfluss auf die Sichtbarkeit nehmen. Genau das ist aber ja der Inhalt der Anfrage.

Punkt 2 sollte auch mal ganz dringend angegangen werden.
Aktuelle ist es ja noch nicht mal möglich, Personen aus Untergruppen einzuladen.

bwl21

@denis-gelb ein Extra Danke an @Denis-Gelb für Punkt 2

Weitere Detailanforderungen:

Wenn jemand absagt, sollte er auch wieder zusagen können. Der Termin verschwindet aber nach der Absage -> Konsequenz - nur auf "Vielleicht" drücken
Die Absage / Zusage sollte direkt in der verschickten Besprechungsanfrage möglich sein.
man sollte den Teilnehmerkreis auch nachträglich noch bearbeiten können. Ich schaffe es nicht, versehentlich angefragte Personen wieder zu entfernen.