Externe Kontakte verwalten

Andi 1

@stefanbe sagte in Externe Kontakte verwalten:

slightly off topic:
wie würde ich die "externen Kontakte" unserem Datenschutzbeauftragten erklären? Muss ich mir von den Handwerkern eine Datenschutzeinverständniserklärung unterschreiben lassen oder muss ich einfach darauf achten, dass ich nur Firmenadressen sammle, und keine Daten von natürlichen Personen (was bei Gastpredigern z.B. schwierig sein könnte, wenn sie nicht als "Künstler" oder "selbstständige Trainer" quasi eine Geschäftsadresse haben...

Um dieses Thema nochmal aufzugreifen: wie handhabt ihr das mit ext. Predigern? Ich möchte die eigentlich gar nicht in unser CT einladen (warum auch) aber eine Liste mit allen verfügbaren Personen wäre innerhalb von CT schon hilfreich (für Dienstplanung usw).

Holt ihr euch das DSGVO-OK auf andere Weise oder sollen sie sich zumindest 1x einloggen und es selbst bestätigen?

Ciao, Andi

Andy

@andi-1 sagte in Externe Kontakte verwalten:

Holt ihr euch das DSGVO-OK auf andere Weise

Nein, gar nicht und von niemandem! Ist nicht erforderlich.

Simon2

@andi-1 sagte in Externe Kontakte verwalten:

...
Um dieses Thema nochmal aufzugreifen: wie handhabt ihr das mit ext. Predigern? ...

Deren Namen tragen wir in die Dienste ein ohne sie bei CT aufzunehmen.
Davon haben DIE zwar nichts (bekommen keine CT-Mails, sehen den Ablauf nicht, ...), aber alle CT-internen Beteiligten sehen den Namen und wissen, dass der Dienst besetzt ist.

Andi 1

@simon2 sagte in Externe Kontakte verwalten:

@andi-1 sagte in Externe Kontakte verwalten:

...
Um dieses Thema nochmal aufzugreifen: wie handhabt ihr das mit ext. Predigern? ...

Deren Namen tragen wir in die Dienste ein ohne sie bei CT aufzunehmen.

Den Gedanken hatte ich auch.
Nachteil: es braucht dann irgendwo anders eine Liste mit den Predigern und deren Kontaktdaten (Tel, Email, ggf. Adresse für Fahrtkostenabrechnung usw). Bisher liegt das in Excel auf einem Mitarbeiter-PC. Eigentlich liegt es ja auf der Hand, diese Liste auch in CT zu führen.

Ich überlege gerade allen eine gemeinde-interne Email-Adresse als 1. Kontakt zu vergeben, und die eigentliche Email-Adresse in einem anderen Feld zu speichern. Ist zwar irgendwie unschön, würde aber eine Einladung verhindern, oder?

Henric Resa

@andi-1 Du könntest doch eine Gruppe anlegen und externe Prediger erhalten zu dieser Gruppe einen Link zur Anmeldung. Da können sie dann einmalig ihre Daten im Formular eintragen, ihr habt das Einverständnis und du musst die Person nicht extra einladen. Das könnte man ja auch direkt nutzen, um weitere Infos einzuholen, die man oftmals vorab von Gastsprechern einholt.

Klar, hier muss sich die externe Person einmal die Arbeit machen und das Formular ausfüllen, aber die Herausforderungen mit dem Datenschutz sind ja den meisten bekannt - hier würde ich dann auf Verständnis hoffen

Simon2

@andi-1 sagte in Externe Kontakte verwalten:

...
Nachteil: es braucht dann irgendwo anders eine Liste mit den Predigern ...

DAS ist ein etwas anders Szenario als ich meinte.
Wenn wir regelmäßige/wiederkehrende Beteiligte haben, tragen wir sie in CT ein. Das "CT-freie Vorgehen" wählen wir für die "Fire-and-forget-Fälle".

Andi 1

@henric-resa sagte in Externe Kontakte verwalten:

@andi-1 Du könntest doch eine Gruppe anlegen und externe Prediger erhalten zu dieser Gruppe einen Link zur Anmeldung.

Gute Idee. Da bin ich gerade dran. Folgende Einstellungen habe ich vorgenommen:

Öffentlich: Jeder kann die Gruppe sehen, auch ohne ChurchTools-Benutzerkonto.
Jeder darf die Gruppenmitgliedschaft beantragen.
Neue Gruppenmitglieder erhalten den Status "angefragt".
Neues Benutzerkonto in ChurchTools für die Person anlegen, wenn für sie noch keines existiert.

Den öffentlichen link kann ich kopieren und weiterleiten.

Problem: Jede Person unserer Gemeinde sieht nun auf der Startseite im Web oder unter Entdecken in der App die Einladung, dieser Gruppe beizutreten! Warum - weil sie öffentlich ist? Ich will doch nur das diejenigen es sehen, die explizit den link bekommen.

jziegeler

@andi-1 ja, diese Beschränkung gibt es zurzeit noch. Wir planen dort noch einen Modus ein, der nur per Link aufrufbar ist

Andi 1

@jziegeler sagte in Externe Kontakte verwalten:

@andi-1 ja, diese Beschränkung gibt es zurzeit noch. Wir planen dort noch einen Modus ein, der nur per Link aufrufbar ist

Super. Kannst du ganz grob sagen, wann das sein wird? Wenn es in 3-4 Monaten ist, würde ich damit noch warten, andernfalls überlege ich mir was anderes.

jziegeler

@andi-1 genau kann ich es nicht sagen. Es ist konzipiert und geschätzt, aber wann es eingeplant wird weiß ich nicht. Aber es sollte denke ich innerhalb der nächsten vier Monate passieren

Andi 1

@jziegeler ok, danke!

Andi 1

@andy sagte in Externe Kontakte verwalten:

@andi-1 sagte in Externe Kontakte verwalten:

Holt ihr euch das DSGVO-OK auf andere Weise

Nein, gar nicht und von niemandem! Ist nicht erforderlich.

Wenn wir als Gemeinde personenbezogene Daten speichern und verwalten, müssen wir doch eine Einverständniserklärung der jeweiligen Personen haben. Oder hast du hier ein anderes Verständnis?

lG

Andy

@andi-1 sagte in Externe Kontakte verwalten:

Oder hast du hier ein anderes Verständnis?

Ja, ein völlig anderes! Und nicht nur ich ... das sieht auch der Datenschutzbeauftragte unseres Gemeindebundes so.

Andi 1

@andy sagte in Externe Kontakte verwalten:

@andi-1 sagte in Externe Kontakte verwalten:

Oder hast du hier ein anderes Verständnis?

Ja, ein völlig anderes! Und nicht nur ich ... das sieht auch der Datenschutzbeauftragte unseres Gemeindebundes so.

Ohne an dieser Stelle zu tief ins Detail zu gehen: Unterscheidet ihr in eurem Verständnis zwischen Gemeinde-Mitgliedern, Gästen und zB externen Predigern?

Oder fällt das alles einfach unter eure Datenschutzordnung §5 Abs 1 Satz d? Ist das rechtlich save?

Andy

@andi-1 Yes, ganz genau und es trifft auch c) z. B. zu. Darüber hinaus ist über Mitglieder ein Verzeichnis zu führen.

MichaelG

@andy Verständnisfrage: aber braucht es nicht dennoch eine Zustimmung und das Recht auf Löschung Auskunft und Berichtigung der Daten?

Also 5 sagt ja erstmal, was überhaupt legitim ist. Aber eine Zustimmung braucht es doch immer oder?

Andy

@michaelg nein. Die Einwilligung ist nur eine der möglichen Legitimitationen für die rechtmäßige Verarbeitung. Und das Recht auf Löschung ist nur eingeschränkt. Gegen Berichtigung kann man ja nichts haben.

Andi 1

@jziegeler sagte in Externe Kontakte verwalten:

@andi-1 genau kann ich es nicht sagen. Es ist konzipiert und geschätzt, aber wann es eingeplant wird weiß ich nicht. Aber es sollte denke ich innerhalb der nächsten vier Monate passieren

Geht das jetzt bereits mit dem neuen Gruppen-Modul? Oder muss ich mich noch weiter gedulden?

Andi 1

@Andi-1 sagte in Externe Kontakte verwalten:

@jziegeler sagte in Externe Kontakte verwalten:

@andi-1 genau kann ich es nicht sagen. Es ist konzipiert und geschätzt, aber wann es eingeplant wird weiß ich nicht. Aber es sollte denke ich innerhalb der nächsten vier Monate passieren

Geht das jetzt bereits mit dem neuen Gruppen-Modul? Oder muss ich mich noch weiter gedulden?

Da ich zZt wieder vor diesem "Problem" stehe: gibt es etwas Neues in dieser Richtung @jziegeler?