Anmeldung Gemeindefreizeit - Best practices?
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Hallo Forum,
wir überlegen, dieses Jahr erstmals die Anmeldung zur Freizeit per CT zu organisieren. Bislang wurde ein Zettel ausgefüllt (analog) oder per Email geantwortet. Die Daten wurden entweder abgetippt oder per copy&paste in eine Excel übertragen. Bzw. idR wurde die Anmelde-Datei vom Vorjahr als Grundlage genommen, um Zeit/Arbeit zu sparen. (Es handelt sich idR um ca. 40-50 Anmeldungen - ist also noch einigemaßen überschaubar).Seit einem Jahr nutzen wir CT und es bietet sich an, eine Gruppe dafür zu nutzen.
Frage: Wie genau handhabt ihr das?
Ich würde eine neue Gruppe erstellen, weitere Felder hinzufügen (zB Zimmer-Wunsch, Unverträglichkeiten, etc) und alle bitten, sich selbst anzumelden.Ich würde gerne die Kosten pro Familie bzw- auch die Gesamtkosten dargestellt bekommen. Geht das mit Bordmitteln oder muss ich für alles weitere nach Excel exportieren und dort weiter arbeiten?
Wenn ich bereits mit Excel angefangen habe und es meldet sich ein Nachzügler an, muss ich den dann händisch nachtragen?Wie geht ihr hier vor? Bin für "Tipps & Tricks" dankbar
Ciao, Andi
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@Andi-1 Dein Vorgehen ist schon zielführend. Leider kann man die Kosten nicht während des Anmeldeprozesses berechnen. Du kannst nur in der Gruppenbeschreibung auf eine Preisliste verlinken (https://bgkorntal.church.tools/publicgroup/1655)
Du kannst die Kosten pro Familie als Feld in der Gruppe haben, muss halt leider noch manuell berechnet werden (das ist auch einigermaßen komplex und daher nicht einfach allgemein automatisierbar). Aber die Berechnung ist ja nur einmal, und trotzdem hast du alle Daten beieinander.
Wenn die Platzhalter in E-Mails und Serienbriefen weiter entwickelt werden, dann könntest du auch eine Zahlungsaufforderung per Mail verschicken.
Bei uns trägt der Kassier die Zahlungen der Teilnehmer auch in die Gruppe ein, so dass der Freizeitleiter sieht, wer bezahlt hat, und ggf. reagieren kann.
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@Andi-1 bei uns klappt das prima. Für die Gemeindefreizeit hatte ich drop-down Felder mit den Preisen dh EZ xx EUR oder DZ xx und ein Feld Zimmer mit (Freitext). Hier steht dann dass Frau M mit Herr M im gleichen Zimmer sind. Jedes Familienmitglied meldet sich als eigener Teilnehmer in neuer Zeile an. Mit den Feldern konnte ich sehen wie viele Zimmer die Familie bucht und was das gesamthaft kostet zb 4 Personen in zwei DZ
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@Andi-1 Haben das jetzt zwei mal über öffentliche Gruppe gelöst und läuft auch bei uns sehr gut.
Was wir noch abfragen ist Mitfahrbedarf bzw. -gelegenheiten und Ernährungsthemen. (Unverträglichkeiten (könnte man auch bei den Personen speichern, "möchten" wir aber nicht) und vegetarisch/vegan)Wir nutzen die automatischen Mails. Neue Gruppenmitglieder erhalten den Status "angefragt" und ein Mail, dass die Anmeldung mit Überweisung verbindlich wird. Bei Zahlungseingang wird der Status auf "aktiv" gesetzt und die Teilnehmer erhalten ein Bestätigungsmail.
Wartelistenfunktion funktioniert auch gut.
Ansonsten haben wir Chat aktiv und eine Wiki Seite."Tipp": Ich habe anfangs zu vielen Personen aus dem Planungsteam Rechte gegeben. Diese hier ...
... räume ich zukünftig nicht mehr allen in den Rollen Leiter/Organisator ein, weil ich zu viel aufräumen musste.
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Cool, danke für eure Tipps.
@andrea-schulz sagte in Anmeldung Gemeindefreizeit - Best practices?:
Mit den Feldern konnte ich sehen wie viele Zimmer die Familie bucht und was das gesamthaft kostet zb 4 Personen in zwei DZ
Das siehst du aber erst in Excel, oder?
Wie geht ihr hier genau vor? Wenn man bereits exportiert hat und sich danach noch jemand anmeldet, gibt's Daten-Chaos. -
@Andi-1 da die Teilnehmer nach Nachname sortiert werden stehen sie schön hintereinander. Außerdem haben wir es auch so gemacht dass diejenigen die bereits bezahlt haben in einer separaten Spalte abgehakt werden (Datum der Zahlung). Ich muss also nur die Zeilen anschauen die da noch leer sind. Addieren können die meisten Familien selbst
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Hallo,
kann man bei der automatischen Email zur erfolgreichen Anmeldung (inkl. Abmelde-Link) noch die Anmelde-Daten ergänzen, insbesondere die Kosten?
Bei der Anmeldung muss man selbst ein wenig rechnen (Zimmerart, Sonderwünsche) und den Gesamtbetrag in ein Feld eintragen. Dieses sieht man dann aber nicht mehr.Frage 2: kann man die Abmeldung per link nur bis zu einem bestimmten Tag erlauben?
Vielen Dank
