Anmeldung Gemeindefreizeit - Best practices?
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@Andi-1 Dein Vorgehen ist schon zielführend. Leider kann man die Kosten nicht während des Anmeldeprozesses berechnen. Du kannst nur in der Gruppenbeschreibung auf eine Preisliste verlinken (https://bgkorntal.church.tools/publicgroup/1655)
Du kannst die Kosten pro Familie als Feld in der Gruppe haben, muss halt leider noch manuell berechnet werden (das ist auch einigermaßen komplex und daher nicht einfach allgemein automatisierbar). Aber die Berechnung ist ja nur einmal, und trotzdem hast du alle Daten beieinander.
Wenn die Platzhalter in E-Mails und Serienbriefen weiter entwickelt werden, dann könntest du auch eine Zahlungsaufforderung per Mail verschicken.
Bei uns trägt der Kassier die Zahlungen der Teilnehmer auch in die Gruppe ein, so dass der Freizeitleiter sieht, wer bezahlt hat, und ggf. reagieren kann.
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@Andi-1 bei uns klappt das prima. Für die Gemeindefreizeit hatte ich drop-down Felder mit den Preisen dh EZ xx EUR oder DZ xx und ein Feld Zimmer mit (Freitext). Hier steht dann dass Frau M mit Herr M im gleichen Zimmer sind. Jedes Familienmitglied meldet sich als eigener Teilnehmer in neuer Zeile an. Mit den Feldern konnte ich sehen wie viele Zimmer die Familie bucht und was das gesamthaft kostet zb 4 Personen in zwei DZ
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@Andi-1 Haben das jetzt zwei mal über öffentliche Gruppe gelöst und läuft auch bei uns sehr gut.
Was wir noch abfragen ist Mitfahrbedarf bzw. -gelegenheiten und Ernährungsthemen. (Unverträglichkeiten (könnte man auch bei den Personen speichern, "möchten" wir aber nicht) und vegetarisch/vegan)Wir nutzen die automatischen Mails. Neue Gruppenmitglieder erhalten den Status "angefragt" und ein Mail, dass die Anmeldung mit Überweisung verbindlich wird. Bei Zahlungseingang wird der Status auf "aktiv" gesetzt und die Teilnehmer erhalten ein Bestätigungsmail.
Wartelistenfunktion funktioniert auch gut.
Ansonsten haben wir Chat aktiv und eine Wiki Seite."Tipp": Ich habe anfangs zu vielen Personen aus dem Planungsteam Rechte gegeben. Diese hier ...
... räume ich zukünftig nicht mehr allen in den Rollen Leiter/Organisator ein, weil ich zu viel aufräumen musste.
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Cool, danke für eure Tipps.
@andrea-schulz sagte in Anmeldung Gemeindefreizeit - Best practices?:
Mit den Feldern konnte ich sehen wie viele Zimmer die Familie bucht und was das gesamthaft kostet zb 4 Personen in zwei DZ
Das siehst du aber erst in Excel, oder?
Wie geht ihr hier genau vor? Wenn man bereits exportiert hat und sich danach noch jemand anmeldet, gibt's Daten-Chaos.
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@Andi-1 da die Teilnehmer nach Nachname sortiert werden stehen sie schön hintereinander. Außerdem haben wir es auch so gemacht dass diejenigen die bereits bezahlt haben in einer separaten Spalte abgehakt werden (Datum der Zahlung). Ich muss also nur die Zeilen anschauen die da noch leer sind. Addieren können die meisten Familien selbst
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Hallo,
kann man bei der automatischen Email zur erfolgreichen Anmeldung (inkl. Abmelde-Link) noch die Anmelde-Daten ergänzen, insbesondere die Kosten?
Bei der Anmeldung muss man selbst ein wenig rechnen (Zimmerart, Sonderwünsche) und den Gesamtbetrag in ein Feld eintragen. Dieses sieht man dann aber nicht mehr.Frage 2: kann man die Abmeldung per link nur bis zu einem bestimmten Tag erlauben?
Vielen Dank
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Neues Jahr - neue Freizeit
Zunächst mal ein Lob an's CT Team. O-Ton aus dem Freizeit-Chat:Hallo zusammen. wir freuen uns schon sehr auf die Freizeit mit euch. Danke für dieses elegante und schnelle Anmeldesystem!
Mit den Gruppen 2.0 wurde das nochmal besser als letztes Jahr. Ein Wunsch bleibt, der das Ganze noch erheblich verbessern würde: die Berechnung der Gesamtkosten pro Familie. Ist das irgendwie umsetzbar?
Wir sind in einem Haus mit rel. vielen verschiedenen Preis-Kategorien (EZ, DZ, Mehrbett, altes Haus, neues Haus, mit/ohne WC, dazu die ganzen Abstufungen nach Alter). Das ist bereits im Dropdown relativ unübersichtlich. Dazu kommen optionale Kosten wie Stockbrot, Bettwäsche, etc. Das macht alles noch komplexer.
Nun kann einer aus der Famiie zwar alle anmelden, muss aber für jede Person die Kosten manuell addieren und dann nochmal den Gesamtbetrag ermitteln. Bei Familien mit 4+ Kindern recht mühsam.CT ist nicht Excel, das ist mir klar. Aber wenn ich mir per Dropdown + ggf. Checkboxen einzelne Beträge zusammen klicke, müsste das doch auch irgendwie als Gesamtbetrag ausgegeben und abgespeichert werden können. Ich gebe euch ein Jahr dafür Zeit, ok?
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@Andi-1 das hätten wir auch gerne. aber das leider nicht einfach:
woran erkennt man eine "famile" am "Angemeldet von". Das ist leider nicht zuverlässig. Man braucht als ein extra Feld, das muss zu verlässig gepflegt sein.
Formeln (a la Exel) helfen da nicht so richtig, weil man ja über mehrere Datensätze hinweg rechnen müsste.
Wir haben es so gemacht, dass wir bei der Anmeldung nach den Abrechnungsmodalitäten gefragt haben .
In der Abrechungsinformation wird eingtetragen, für wenn der "für weiter Teilnehmer" bezahlt.
Dann haben wir es von Hand zusammengerechnet und in ein Feld "Abrechungsbetrag" geschrieben. Damit hatten wir auch die Kontrolle über eventuelle Sonderfälle.
Wenn die Bezahlung reinkommt,dann wird in einem Feld "Bezahlt" der bezahlte Betrag eingetragen.
Das ist noch nicht durchautomaitisiert, hat aber funktioneier.
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@bwl21 Mir geht es vor allem darum, dass der Teilnehmer während der Anmeldung selbst weiß, wieviel er bezahlen muss. So schaut das in einem Fall bei uns aus
Als Info-Text stehen alle einzelnen Preise sowohl für eine Nacht, als auc für die gesamte Freizeit (3 Nächte).
((Problem 1: Falls jemand 2 Nächte bleibt, muss er selbst rechnen. Aber das ist verkraftbar, das kommt kaum vor. Richtig nice wäre natürlich, CT würde das berechnen können (Anzahl Nächte x Preis pr Nacht). Aber das nur am Rande, darum geht es mir eigentlich gar nicht.))Aber: Wenn ein Familienvater sich selbst, seine Frau und drei Kinder anmelden will, muss er zunächst 5x die Gesamtkosten pro Person ermittlen (also individuelle Zimmerpreise + ggf. Stockbrot + ggf. weitere Wünsche wie Bettwäsche etc.) und am Ende alle Einzelpreise selbst addieren. Das ist natürlich machbar, aber schon relativ umständlich (v.a. am Handy), da man immer hin und her scrollen muss.
Wir merken, wie es manche einfach überfordert. Wenn sich das irgendwie vereinfachen ließe, wäre das super
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@Andi-1 sagte in Anmeldung Gemeindefreizeit - Best practices?:
Frage: Wie genau handhabt ihr das?
Ich würde eine neue Gruppe erstellen, weitere Felder hinzufügen (zB Zimmer-Wunsch, Unverträglichkeiten, etc) und alle bitten, sich selbst anzumelden.Wir würden gerne das Formular in mehrere Blöcke jeweils mit Überschrift und Beschreibungstext unterteilen, zu denen es dann jeweils mehrere Optionen zur Auswahl gibt in Form von Ja-Nein-Feldern.
Ist das möglich und ich finde es nur nicht?
Als Lösung dafür sehe ich im Augenblick nur den Feldtyp "Mehrfachauswahl", der die Optionen im Formular aber nicht besonders günstig zur Verfügung stellt.
Letztlich wünschen wir uns, dass die Personen ALLE Optionen bejahen. Dafür müssen sie dann mehrfach in das Auswahlfeld klicken und immer eine Option hinzufügen. Das ist sehr umständlich und in der App hat man bei mehr als zwei Optionen schon ein Problem, die weiteren Optionen auszuwählen.Besser wäre, die Optionen unterhalb der Beschreibung als Liste aufzuzählen.
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