Kindeswohl in Gemeinden -> Info zu Führungszeugnis auf CT
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@andy kannst du mir details nennen, wie ihr das macht?
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@bwl21 so wie dutzend-fach beschrieben mit dem FollowUp. Läuft ja von selbst, wenn einmal eingerichtet. Habe ich oben aber auch schon geschrieben.
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@andy sorry - jetzt habe auch ich es gefunden, vor allem das Video ...
Das hab ich nun angeschaut - werde es aber so nicht umsetzen, aus folgenden Gründen:
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Man muss sehr viel dafür konfigurieren. Man hat ja nicht nur das Führungszeugnis sondern auch Kompetenzmanagement, Wartungsintrvalle usw. Für jeden dieser Aspekte braucht man dan zwei gruppen und zwei Followups ...
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Es ist nicht so einfach, den aktuellen Stand insgesamt auszulisten bzw. auszuwerten, da die Information in den Followups und Grupeneintrittsdaten usw. steckt.
Daher werden wir bei der Abbildung eine einfachen Liste als Gruppe mit Gruppenteilnehmerfeldern bleiben. Leider kann ich diese nicht in CT vollständig auswerten weil man nicht Gruppenteilnehmerfelder noch kein Datum können. Aber das kann ja noch kommen ...
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Soooo .... jetzt möchte tatsächlich unsere "Institutionelle Schutzkonzept-Gruppe" CT nutzen.
Daraufhin habe ich das mal mit den 2 Gruppen inkl. FollowUps ausprobiert.
Teilweise ganz schick, aber- Es ist alles andere als intuitiv
- was sollen Leute, die sich mit dem Schutzkonzept auskennen mit den Begriff "Follow-Up" anfangen?
- "Datum Gruppeneintritt" als "Ausstellungsdatum des Führungszeugnisses" zu interpretieren ist alles andere als selbsterklärend
- ... geschweige denn der manuelle Prozess, das dann anzupassen (nachdem man bestätigt hat, das gesehen zu haben! Denkt man nicht dran, solange man das Zeugnis noch in der Hand hält, weiß man das Datum doch gar nicht mehr .. oder muss es sich woanders notiert haben)
- Teil unseres Schutzkonzeptes ist mehr als nur das Einreichen eines Führungszeugnisses: Dazu gehören 2 Schulungen, eine Selbstverpflichtung,.... das scheint mir nicht gut unterstützt zu sein
- "Abgehakt" kann der Prozess erst werden, wenn man alle Schritte durchlaufen hat
- deren Reihenfolge aber beliebig ist (man kann das also nicht einfach durch ein mehrschrittiges FollowUp umsetzen)
- Die "Gültigkeitsdauer" ist auch nicht mehr nur von einem Datum (Ausstellungsdatum Führungszeugnis) abhängig, sondern von mehreren
- "Merkt" man sich die einzelnen "Datumse" in der "ersten Gruppe", sind diese Informationen nach Abschluss des FollowUps und Verschieben in die zweite Gruppe einfach weg.
- Die Ablage verschiedener Dokumente (z.B. Scan der Selbstverpflichtung) muss eh manuell an der Person passieren und bricht damit den Workflow.
Ergo: Ich denke, ich werde unseren Leuten eine Gruppe vorschlagen mit
- verschiedenen Rollen (angefragt, bestätigt),
- den passenden Feldern,
- automatischen Mails (immerhin)
- und sie dann die "Auswertung" ...
- und den Rollenwechsel manuell machen lassen.
Das ist immerhin etwas besser als Papierwirtschaft.
Was ich mir allerdings in dem Zusammenhang wünschen würde:
- dass man analog zu Text auch Dateianhänge als "Gruppenfelder" einsetzen kann. Z.B. der Scan der Selbstverpflichtung hat eigentlich nichts in der "allgemeinen Personen-Ansicht" verloren und außerhalb der Gruppe keinen Sinn.
- FollowUps nicht pro Gruppe, sondern proGruppe UND ROLLE (inkl. Rollenwechsel innerhalb der Gruppe); ich habe länger gesucht, bis ich begriffen habe, dass das gar nicht geht .. war für mich gesetzt.
BTW: Manuell kann man einen Zeitraum für ein "Follow-Up" nicht starten, oder? Oder zumindest als Aktion in eine andere Gruppe kopieren (nicht verschieben)?
Gruß
Simon2
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@Simon2 sagte in Kindeswohl in Gemeinden -> Info zu Führungszeugnis auf CT:
Ergo: Ich denke, ich werde unseren Leuten eine Gruppe vorschlagen mit
verschiedenen Rollen (angefragt, bestätigt),
den passenden Feldern,
automatischen Mails (immerhin)
und sie dann die "Auswertung" ...
und den Rollenwechsel manuell machen lassen.
Das ist immerhin etwas besser als PapierwirtschJa, der Follow-up ist m.E. dafür nicht geeignet.
Wir haben das zur zeit nur die Gruppe mit den Gruppenmitgliedsfeldern:
Schulung ist die letzte Schulungsteilnahme. Frühere Teilnahmen stehen in besuchte Schulungen.
Eine gute Idee, den Nachverfolgungsbedarf der Massnahmen in einer Rolle abzubilden, dann kann man die automatishen Mails nutzen und muss nur die Rolle umschalten.
Wer weiss vielleicht bekommen wir da mal noch mehr Automatisierung hin ...
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@bwl21 Danke.
Die "besuchten Schulungen" sind aber Textfelder bei euch, oder?
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@Simon2 das ist ein Tetxtfeld. Würde ich heute als Kommentarfeld machen, da es ja mal mehr schulungen werden
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Ich verfolge jetzt seit mehreren Jahren die Diskussionen um den Feature-Vorschlag zur Verwaltung von Führungszeugnissen mit den verschiedenen praktischen Workarounds. Bisher hat mich nichts wirklich überzeugt. Eine Exceltabelle, an zentraler Stelle verwaltet, ist da deutlicher einfacher zu handhaben. Da die Diskussion darum ja schon seit gut 10 Jahren läuft: Gibt es seitens Churchtools eine angedachte Lösung oder bleibt es auf absehbare Zeit bei den Behelfslösungen?
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@Karsten-Dittmann ehrlich gesagt ist die 'zentrale Excel-Liste' die Behelfslösung ...
Und ich sehe nicht so recht, was eine Speziallösung in CT mehr bringt als die Verwendung der vorhandenen Mittel.
Mit den automatischen Gruppen besteht die Aussicht, das noch weiter zu verbessern.
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@bwl21
Ich sehe eine zentralisierte Lösung nicht nur als einen großen Mehrwert, sondern auch als verpflichtendes Instrument, wenn in der Gemeinde viele Gruppen und unterschiedliche Mitarbeitende mit unterschiedlichen Verantwortlichen vorhanden sind. Wenn bspw. eine Freizeit stattfindet, ist es einfach sinnvoll zu sehen, wer bereits welche Schulungen gemacht hat und weiteres. Wenn ich als Mitarbeiter der Gruppe A eine Freizeit veranstalte und da aus Gruppe B und C die Menschen aushelfen, dann müsste ich mich erst mit Gruppenleiter B und C verständigen von wem ich noch ggf. was einholen muss.
Campflow als Programm für Freizeiten und Mitgliederverwaltung bietet da eine sehr sinnvolle Möglichkeit an, bei der Vieles automatisiert und vernünftig läuft. Und je mehr man eben beachten will und muss, desto unübersichtlicher wird es, wenn keine vernünftige Lösung vorhanden ist, die nicht nur lokal auf einem Rechner liegt.
Der Workaround mit den Follow-Ups ist gerade dann umständlich (und umständlich anderen zu erklären), wenn es nicht nur um einen Punkt (Führungszeugnisse) geht, sondern man eben mehreres beachten will (oder muss) wie im Screenshot von Campflow zu sehen ist, weil man dann 5*2 Follow-up Geschichten mit insgesamt 10 Gruppen hat und wenn man auf eine Person klickt werden mir direkt 5 Follow-Ups angezeigt, bevor ich irgendwelche Daten der Person sehen kann.
Wir haben nun auch etwas nicht Automatisiertes mithilfe von den Personen DB-Informationsfeldern gestartet, sodass wir wenigstens die Daten bei den Personendaten selbst gespeichert haben:
Dann haben wir eine Gruppe für alle, die mit Kindern und Jugendlichen arbeiten, eröffnet und die "Personenfelder" als Gruppenmitgliedsfeld hinzugefügt, um zusätzlich einen schnelleren Überblick für alle Personen zu haben, die mit Kindern und Jugendlich arbeiten:
Das Problem hier ist, dass die Sachen nicht automatisiert laufen und dass es bei 50+ Personen und mehreren Felder super unübersichtlich wird. Außerdem kommt CT mit vielen (Personen-)Feldern in der Gruppenübersicht formatierungsmäßig nicht vernünftig klar. Wenn ich in den Spalten die Punkte habe: "Vorname - Nachname - Rolle - Gruppenmitgliedschaftstatus - Bemerkung - Erweitertes Führungszeugnis - Schulung Sichere Gemeinde - Kodex Sichere Gemeinde - Besuchte Schulungen - Hygieneschulung - Erste-Hilfe Kurs - Angemeldet von - Anwesenheit - Dabei seit", dann habe ich plötzlich 2 seitliche Scrollbars, von der Website selbst und von der Tabelle. Ich kann nichtmal irgendwelche Spalten löschen, die ich nicht brauche wie: Bemerkung, Angemeldet von oder Anwesenheit.
Long story short:
Ich sehe da ganz dringenden Handlungsbedarf, damit Gemeinden mithilfe von CT endlich eine vernünftige und zentralisierte Lösung bekommen, um Nachweise zum Kindeswohl (Führungszeugnis + Schulungen...) und Gesundheit (Erste Hilfe + Hygieneschulung) vernünftig und transparent für verschiedene Leitungspersonen einzupflegen.Ich bin mir doch sicher, dass den Admins und Mitarbeitenden von CT das Kindeswohl am Herzen liegt. Und eine Implementierung von der Funktion "Nachweise" ist deren Möglichkeit, um das Kindeswohl voranzubringen, indem sie vielen Gemeinde eine vernünftige Plattform zum Handling der (organisatorischen) Themen anbieten und den Gemeinden, die das vllt nicht auf dem Schirm hatten, einen Hinweis zum Handeln geben.
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@Mo sagte in Kindeswohl in Gemeinden -> Info zu Führungszeugnis auf CT:
Das Problem hier ist, dass die Sachen nicht automatisiert laufen und dass es bei 50+ Personen und mehreren Felder super unübersichtlich wird. Außerdem kommt CT mit vielen (Personen-)Feldern in der Gruppenübersicht formatierungsmäßig nicht vernünftig klar. Wenn ich in den Spalten die Punkte habe: "Vorname - Nachname - Rolle - Gruppenmitgliedschaftstatus - Bemerkung - Erweitertes Führungszeugnis - Schulung Sichere Gemeinde - Kodex Sichere Gemeinde - Besuchte Schulungen - Hygieneschulung - Erste-Hilfe Kurs - Angemeldet von - Anwesenheit - Dabei seit", dann habe ich plötzlich 2 seitliche Scrollbars, von der Website selbst und von der Tabelle. Ich kann nichtmal irgendwelche Spalten löschen, die ich nicht brauche wie: Bemerkung, Angemeldet von oder Anwesenheit.
hast du dir dafür schon mal Gruppen 2.0 angeschaut? Da sollte das alles schön dargestellt werden und auch formatierbar/sortierbar/ausblendbar
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@jziegeler Das habe ich nun gemacht und von der Übersichtlichkeit ist es tatsächlich wesentlich besser als die alte Gruppendarstellung. Danke!
Gleichzeitig schließe ich mich den vielen Vorrednern an: Ist eine vernünftige Nachweis-Verwaltung für ChurchTools geplant?
