Ungelöst Schichten für Events

[andreheuer]

Hallo zusammen,

wir überlegen aktuell, ob wir CurchTools für unsere Gemeinde einführen wollen / sollen. Einer unserer Anwendungsfälle ist dabei die Koordinierung der Ehrenamtlichen bei Veranstaltungen.
Aktuell passiert dies mehr oder minder auf Zuruf. Bei größeren Veranstaltungen gibt es papierbasierte Schichtpläne für die einzelnen Dienste.
In diese Richtung geht auch meine Frage. Leider konnte ich mir die nicht so ohne weiteres beantworten: ist es möglich in CT Schichten abzubilden?

Ein Beispiel:
Ein "Event" geht von 10 bis 18 Uhr. Auf diesem Event gibt einen Waffelstand und einen Kaffeestand. Beide Stände sollten von 10 bis 18 mit jeweils zwei Personen besetzt sein. Nun sollen die ehrenamtlichen Helfer die Möglichkeit haben, sich in einem Stundenraster z.B. von 11-13 Uhr am Waffelstand und von 14-18 Uhr am Kaffeestand einzutragen (so wie es ihnen am besten passt).

Lässt sich sowas über CT aktuell abbilden?

Viele Grüße
André

[MichaelG]

@andreheuer wenn die Schichten klar definiert sind, könntest du für jede Schicht ein eigenes Event anlegen

[andreheuer]

@MichaelG Danke für die schnelle Antwort. Ich habe mal etwas rumgespielt.

Würde das dann in etwa so aussehen müssen?

Dadurch, dass das getrennte Events sind: kann ich dann denn die Vorteile von den "gemeinsamen" Chats und und Gruppen nutzen? (sorry, absoluter CT noob)

[DJSudermann]

@andreheuer Du wirst keinen gemeinsamen, automatischen Chat haben. Kannst aber eine Gruppe "Mitarbeiter beim Event" erstellen und dort den Chat aktivieren.

[Andi 1]

@andreheuer Was spricht gegen Folgendes?

[DJSudermann]

@Andi-1 Mich würde hier die Unklarheit wegen der Uhrzeiten stören. Entweder müsste man entsprechend viele Dienste einzeln anlegen, oder in der Eventbeschreibung eine entsprechende Erklärung hinterlegen

[Andi 1]

@DJSudermann sagte in Schichten für Events:

@Andi-1 Mich würde hier die Unklarheit wegen der Uhrzeiten stören. Entweder müsste man entsprechend viele Dienste einzeln anlegen, oder in der Eventbeschreibung eine entsprechende Erklärung hinterlegen

Klar, es muss natürlich deutlich sein, was "Schicht 1" bedeutet. Aber das lässt sich doch kommunizieren. Im Zweifel nennt man den Dienst eben so "Schicht 1 - 8-9 Uhr" aber ob das sein muss....

Im übrigen würde der Plan dann eher so aussehen, da man ja zwei Personen pro Schicht braucht

Ich würd's so machen, dann ist alles in einem Event

[andreheuer]

Vielen Dank für euren Input.

@Andi-1 : bei deiner Version würde ich ja extrem viele Dienste dann haben ("in echt" gibt es natürlich mehr als zwei Stände). Dadurch bräuchten wir extrem viele Dienste (oder?), was was wiederum dazu führen würde, dass wir nur dafür dann den XXL Tarif buchen müssten.

[bwl21]

@andreheuer wenn die Schichten in allen Ständen gleich sind, dann brauchst du nur so viel Schichten, wie du Stände hast.

[Andi 1]

@bwl21 sagte in Schichten für Events:

@andreheuer wenn die Schichten in allen Ständen gleich sind, dann brauchst du nur so viel Schichten, wie du Stände hast.

Du meinst "so viele Dienste, wie du Stände hast", oder?

Aber er müsste ja den Dienst "Schicht" für jeden Stand (Dienst-Kategorie) extra anlegen... Heißt: bei 10 Ständen und sechs Schichten = 60 Dienste!?

---

Oder du macht pro Stand zwei verschiedene Dienstkategorien (Waffel-Verantwortlich, Waffel-Helfer, etc.). Dann bräuchtest du für 10 Stände 20 Dienste, egal wieviele Schichten es am Ende werden.

[bwl21]

@Andi-1 ja, da hast du recht, das passt doch nicht so richtig, weil du ja jeden Stand als Kategorie einrichtest. Ich ziehe meinen Kommentar einfach mit Bedauern zurück

Oder du macht pro Stand zwei verschiedene Dienstkategorien (Waffel-Verantwortlich, Waffel-Helfer, etc.). Dann bräuchtest du für 10 Stände 20 Dienste, egal wieviele Schichten es am Ende werden.

Dann braucht er aber wieder einen Event pro Schicht, oder?

[Andi 1]

@bwl21 sagte in Schichten für Events:

Dann braucht er aber wieder einen Event pro Schicht, oder?

Eigentlich nicht.

Angenommen es gibt 3 Stände, dann bräuchte er 6 Dienste. Jeder Dienst heißt "Schicht".

In den Stammdaten folgendes anlegen:

**Dienst**         **Dienstkategorie**
Schicht            Waffel-Verantw.
Schicht            Waffel-Helfer
Schicht            Kuchen-Verantw.
Schicht            Kuchen-Helfer
Schicht            Kinder-Verantw.
Schicht            Kinder-Helfer

Dann ein Event anlegen und die Anzahl von "Schicht" entsprechend der benötigen Schichten anzeigen lassen, zB vier.

Waffel-Verantw.    Waffel-Helfer.   Kuchen-Verantw.    Kuchen-Helfer.   Kinder-Verantw.    Kinder-Helfer
Schicht 1          Schicht 1        Schicht 1          Schicht 1        Schicht 1          Schicht 1 
Schicht 2          Schicht 2        Schicht 2          Schicht 2        Schicht 2          Schicht 3 
Schicht 3          Schicht 3        Schicht 3          Schicht 3        Schicht 3          Schicht 3 
Schicht 4          Schicht 4        Schicht 4          Schicht 4        Schicht 4          Schicht 4 

Irgendwo muss natürlich stehen, was mit "Schicht 1", "Schicht 2" etc. gemeint ist.
Es bleibt bei einem Event und beliebig vielen Schichten, dafür doppelt so viele Dienste wie Stände.

Finde das Thema spannend. Hat jemand eine bessere Lösung?

[bwl21]

@Andi-1 sagte in Schichten für Events:

Irgendwo muss natürlich stehen, was mit "Schicht 1", "Schicht 2" etc. gemeint ist.
Es bleibt bei einem Event und beliebig vielen Schichten, dafür doppelt so viele Dienste wie Stände.

Finde das Thema spannend. Hat jemand eine bessere Lösung?

Schicht 1 ist der erste Mitarbeiter im Dienst Schicht. Daher hilft es noch nicht so richtig weiter.

Am Ende willst du ja sowas sehen wie

              Waffel                          Kuchen
         Schicht 09-10 Verantw: Franz     Schicht 09-10 Verantw: Josef
         Schicht 09-10 Helfer 1: Adam     Schicht 09-10 Helfer 1: Hans
         Schicht 09-10 Helfer 2: Kain     Schicht 09-10 Helfer 2: Fritz
         Schicht 10-11 Verantw: Maria     Schicht 10-11 Verantw: Dampf
         Schicht 10-11 Helfer 1: Sara     Schicht 10-11 Helfer 1: Eva

Ich sehe noch nicht, wie ein Weg daran vorbei führt pro Schicht, Stand und Aufgabe je einen eigenen Dienst anzulegen, solange man da alles in einem Event behandeln will.

Ich fürchte fast, für solche Anwendungen passt die Dienstplanung noch nicht wirklich, zumindest so lange man in den Diensten begrenzt ist (irgendeinen Vorteil muss ein großes Paket ja haben

Ein Beispiel von uns: Schichteplanung beim Cafe am Türmle. Wir haben einen Dienst pro Schicht und Stand (wir haben nur einen Stand, vier Schichten pro Event, plus Kuchenlieferung, zwei Events pro Woche)

Der Dienstplan sieht so aus (den link dazu haben wir im Wiki verlinkt)

Man sieht, dass unterschiedliche Anzahl von Mitarbeitern pro Schicht angefordert werden. Nach Rollen unterscheiden wir nicht der als MA 1 eingetragene hat die Verantwortung.

Aber wie gesagt mit den Anzahl der Schichten und erst Recht der Ständer steigt die Anzahl der Dienste.

Man könnte auch so vorgehen, dass man pro Stand einen Event macht, dann fällt ein Faktor raus, und die Leute innerhalb eies Standes könnten noch immer den Chat nutzen.

[Andi 1]

@bwl21 sagte in Schichten für Events:

Schicht 1 ist der erste Mitarbeiter im Dienst Schicht. Daher hilft es noch nicht so richtig weiter.

Ich sehe noch nicht, wie ein Weg daran vorbei führt pro Schicht, Stand und Aufgabe je einen eigenen Dienst anzulegen, solange man da alles in einem Event behandeln will.

Warum würde das hier nicht funktionieren?

Ein Event, vier Schichten, drei Stände, zwei Aufgaben pro Stand – aber nur sechs Dienste, oder?

[andreheuer]

@Andi-1 sagte in Schichten für Events:

Ein Event, vier Schichten, drei Stände, zwei Aufgaben pro Stand – aber nur sechs Dienste, oder?

Ich bin mir noch nicht sicher, ob ich das alles verstanden habe. Aber wären das bei dem Modell von Dir oben nicht auch 4x6 = 24 Dienste, da jede "Bezeichnung - Dienstkategorie" Zuordnung ein Dienst?
Hier ein Screenshot:

Die Zeilen 122 und 128 haben zwar den gleichen Namen, aber sind in einer anderen Dienstkategorie. Daher sind es auch unterschiedliche Dienste.

[jziegeler]

@andreheuer nein, du legst nur 6 x den Dienst „Schicht“ an und wählst ihn entsprechend deiner Zeit-Slots aus (4x) aus. ChurchTools setzt automatisch die Zahlen dahinter

[Andi 1]

Genau wie @jziegeler sagt, kannst du ja beim Anlegen eines Events entscheiden, wie oft ein angelegter Dienst auftauchen soll. Bei uns ist zB das "Welcome-Team" auch immer doppelt besetzt. Es gibt einen Dienst dafür, der aber zweimal (bzw. x-fach) besetzt werden kann. Das schaut dann in deinem Fall zB so aus

ChurchTools macht dann das hier daraus

Die Zahl 4 entspricht der Anzahl an Schichten, die du benötigst und kann so hoch sein wie du willst

[andreheuer]

Danke für eure zahlreichen Antworten.

So wie ich das sehe, sind das aber alles eher Workarounds und "durch den Rücken ins Auge".

Wäre dies evtl. einen Feature Request wert?