Grundsatzfragen zur Einwilligungserklärung
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Korrekt @hbuerger !
Nur Freunde können der Speicherung gänzlich wiedersprechen - und selbst das ist eingeschränkt! Solange sie keine Spenden getätigt haben, keine finanziellen Leistungen der Gemeinde empfangen haben und keine Mitgliedsbeiträge oder Beiträge zu Veranstaltungen (z.B. Freizeiten) gezahlt haben können Sie jederzeit wiedersprechen. Dann ist jegliche Speicherung untersagt.
Trifft einer der genannten Fälle zu, besteht alleine durch den Fiskus eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren nach dem endgültigen Steuerbescheid (Achtung das können auch mehr Jahre sein!).
Für Mitglieder gilt: In den meisten Fällen schreibt die Satzung das führen einer Mitgliederliste vor. Das heißt, das führen einer Liste mit Namen, Adressen und Geburtsdatum (zur Altersbestimmung für weitere sich aus der Mitgliedschaft ergebende Rechtsgeschäfte) ist hierfür zwingend erforderlich. Damit erfolgt die Speicherung auf Rechtsgrundlage der Vereinssatzung.
Nicht korrekt wäre aufgrund der Vereinssatzung die Speicherung von Telefonnummer, Handy, E-Mail und weiterer Angaben vorzunehmen. Dafür ist zwingend eine Einwilligung (=Rechtsgrundlage für die Speicherung) der betroffenen Person erforderlich. Diese ist allerdings freiwillig abzugeben und darf nicht erzwungen werden, weshalb das Vorgehen von @Denis-Gelb in Punkt 2 fragwürdig erscheint.
Wie kann man das Ganze aber in ChurchTools lösen?
Wir haben einen Fragebogen, der bestimmte Felder als optional markiert. Diese müssen nicht ausgefüllt werden. Wer die optionalen Felder ausfüllt, gibt mit seiner Unterschrift jedoch die Einwilligung zur Speicherung dieser Daten. Wir übertragen dann alle Felder vom Formular in die Maske von ChurchTools.Wiederspricht ein Mitglied nun der zuvorgegeben Einwilligung für die optionalen Felder, müssen wir die optionalen Felder in ChruchTools wieder leeren. Die Grunddaten, die der Rechtsgrundlage der Satzung entsprechen bleiben jedoch im System.
Wiederspricht ein Freund oder Mitglied der Speicherung gänzlich, dann darf aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht nicht gelöscht werden. Statt dessen tritt an die Stelle der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung. Diese geschieht in ChurchTools dadurch, dass wir die Person dann ins Archiv verschieben. Das geschieht über dieses Symbol im Datensatz unten rechts:
Dadurch bestehen die Daten weiterhin im System, aber sie finden keinerlei Anwendung, z.B. beim versenden von Massenmails oder in den Listen, die die normalen Mitglieder sehen können.
Der IBAN muss übrigens gelöscht werden, denn es ist für den Fiskus nicht erheblich wie die Zahlung geleistet wurde. Damit besteht die Rechtsgrundlage der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren m.E. nach nicht mehr und der IBAN würde damit der Einwilligung unterliegen. Es könnte natürlich sein, dass bei sehr großen Spenden (12k+ Euro) wiederum der Weg des Geldes auch dokumentiert bleiben muss. Dann würde vermutlich das Geldwäschegesetz eine weitere Rechtsgrundlage zur Speicherung der Daten bilden.
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Danke @Roland für die Ausführung.
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@Roland sagte in Grundsatzfragen zur Einwilligungserklärung:
Nicht korrekt wäre aufgrund der Vereinssatzung die Speicherung von Telefonnummer, Handy, E-Mail und weiterer Angaben vorzunehmen. Dafür ist zwingend eine Einwilligung (=Rechtsgrundlage für die Speicherung) der betroffenen Person erforderlich. Diese ist allerdings freiwillig abzugeben und darf nicht erzwungen werden, weshalb das Vorgehen von @Denis-Gelb in Punkt 2 fragwürdig erscheint.
MOMENT! ich erzwinge hier gar nichts. ich zeige einzig und allein die Konsequenzen auf, weil die Menschen danach fragen. das ist weder erzwingend noch fragwürdig sondern einfach transparent und objektiv.
Das der Halbsatz mit der IBAN nicht den Fakten entspricht, da lasse ich mich gerne von euch belehren und sage das zukünftig nicht mehr. Aber unsere Leute in der Gemeinde sind allesamt keine Mitglieder des Vereins sondern nur "Freunde", von daher muss ich mir die Erlaubnis von den Leuten holen.
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Danke für die ausführlichen Antworten. Das hilft mir schon mal weiter und ich werde es mit meiner Gemeindeleitung besprechen.
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Es gibt noch mehr zu beachten:
Wie sieht das mit dem Führen eines Kirchenbuchs aus? Ich habe keine Ahnung wie das rechtlich aussieht: Aber eigentlich halte ich das für eine Pflicht von Kirchen über Trauungen, Beerdigungen, Kindersegnungen, Taufen usw. Buch zu führen. Hier bräuchten wir eigentlich noch ein "Schloss"
bei Personen im Archiv, das verhindert, dass Leute im Archiv endgültig gelöscht werden. Ein Grund müsste dafür angegeben werden (z.B. Finanzamt oder Kirchenbucheinträge). -
@online-today sagte in Grundsatzfragen zur Einwilligungserklärung:
Es gibt noch mehr zu beachten:
Wie sieht das mit dem Führen eines Kirchenbuchs aus? Ich habe keine Ahnung wie das rechtlich aussieht: Aber eigentlich halte ich das für eine Pflicht von Kirchen über Trauungen, Beerdigungen, Kindersegnungen, Taufen usw. Buch zu führen. Hier bräuchten wir eigentlich noch ein "Schloss" bei Personen im Archiv, das verhindert, dass Leute im Archiv endgültig gelöscht werden. Ein Grund müsste dafür angegeben werden (z.B. Finanzamt oder Kirchenbucheinträge).Sehr gute Anmerkung! Danke dafür.
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@online-today
Das mit dem Schloss ist eine gute Idee. Man kann es auch so Handhaben, dass man
1.) einen eigenen Status vergibt (z.B. NIE LÖSCHEN)
2.) Sicherheitshalber eine Daten-PDF der Person erstellt (also in den Admin-Einstellungen) und zusätzlich die Daten noch als CSV exportiert, um ganz sicher zu gehen. Manches mag dann verloren gehen (z.B. Datei-Anhänge) aber man hätte auch jeden Fall die Grunddaten sicher. -
@simonruehl Das mit dem Status wäre ein vorübergehender Workaround. Danke für den Tipp.
Mit einem Schloss wäre das natürlich schöner und sicherer, insbesondere wenn dann bei einem Löschversuch dann direkt eine Warnmeldung/Fehlermeldung käme. -
Ich wärme das Thema nochmal auf:
Die DSGVO sieht in Artikel 6 (https://dsgvo-gesetz.de/art-6-dsgvo/) für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung neben der Einwilligung fünf weitere Grundlagen vor. Insgesamt:
- Die betroffene Person hat ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben;
- die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen;
- die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt;
- die Verarbeitung ist erforderlich, um lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person zu schützen;
- die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;
- die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt.
Im Kirchen-Kontext greifen mE vor allem: Verarbeitung aufgrund einer rechtlichen Grundlage (Kirchenordnung, Status, Vereinsstatuen, etc.); und die Wahrung von Berechtigtem Interesse (Als Kirche seine Mitglieder zu verwalten.)
In beiden Fällen brauche ich keine Einwilligung, sondern muss nur die sonstigen Grundsätze (Zweckbindung, Datenminimierung, Datensicherheit ...) und Pflichten (Informationspflicht,...) einhalten und die Rechte der Betroffenen (Recht auf Auskunft) wahren.
Somit komme ich zu meinem konkreten Vorschlag:
Kann Churchtools als alternative zur Einwilligung (oder einfach als weiteres Feld bei Einwilligung) die Rechtgrundlage
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"Datenverarbeitung aufgrund rechtlicher Grundlage (Verfassung, Status, Gesetz, ...)" und
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"Datenverarbeitung aufgrund von berechtigtem Interesse"
ergänzen.
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@djf1990 das kannst du selber machen in den Personen Stammdaten z.B, „Einwilligung durch wen“ Da haben wir das auch ergänzt.
