Gottesdienstanmeldungen
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@Andy Diese Möglichkeit hatte ich ja schon erwähnt. Meine Anregung sollte ja sein, ob man das zukünftig etwas geradliniger für diesen speziellen Anwendugsfall, der ja plötzlich alle Gemeinde betrifft, und dies vermutlich über einen längeren Zeitraum, gestalten könnte.
@hbuerger Ich verstehe das vollkommen, und es ist auch gut, dass die Handhabung, wie wir etwas interpretieren wollen, bei uns liegt. Das ist ja gerade auch der Vorteil eines modularen Systems. Ich finde nur, beim Thema Export für diesen speziellen Fall (Anwesenheitslisten für das Gesundheitsamt) unterstützt uns Churchtools noch nicht so, wie ich mir das vielleicht vorstellen würde.
Das Problem ist meist, dass der eigentliche Leiter der Gruppe nicht auch den Checkin durchführt. Nach dem Gottesdienst muss also die Liste der Gruppenteilnehmer um die Datensätze bereinigt werden, die nicht teilgenommen haben.
Wenn ich als admin (und vielleicht nicht mal anwesend gewesen) das nun tun soll, woran erkenne ich dann, ob jemand teilgenommen hat? An der zugewiesenen Rolle? Oder an der Anzeige zur Gruppenteilnahme?
Du würdest jetzt sagen, dass wir das selbst definieren müssen. Ja, ok, einverstanden. Aber dann muss ich sagen, dass wir das Modul Checkin nicht benutzen könnten, weil ich momentan potentielle Dateninkonsistenzen nicht verhindern kann.
Klar, ich könnte der Personen, die den Checkin durchführen würden, sagen:- Bitte keine neue Personen anlegen, sondern in dem Fall die Daten auf ein Blatt schreiben und dem Leiter zukommen lassen. Oder
- Bitte bei einer neu angelegten Person die Telefonnumer abfragen und auf einen Zettel schreiben und dem Leiter zukommen lassen, damit der Leiter dann die Telefonnummer nachträgt und die Person zusätzlich als "hat teilgenommen" markiert (obwohl sie über das CheckinModul eingecheckt wurde).
Oder der Leiter filtert sich vor dem Gottesdienst die Teilnehmerliste im Gruppenfiltermenü des Personenmenüs, dann exportieren, noch ein wenig nachbearbeiten (Optik) und ausdrucken. Und der Checkin checkt die Leute dann per Haken auf der Liste ein. Nach dem Gottesdienst wird die Gruppe einfach gelöscht, ebenso alle Datensätze der Personen, die teilgenommen haben, und die Liste wird abgeheftet. Oder die Liste wird nach dem Gottesdienst zur Hand genommen und die Gruppenteilnehmer entsprechend nachbearbeitet und aufgeräumt.
Ich würde sehr gerne das Checkin Modul dafür nutzen, sehe aber momentan die genannten Punkte als "Problem". Das Problem heißt eigentlich "potentielle Dateninkonsistenz" und damit potentielle Mehrarbeit, die ich mit einer gedruckten Liste nicht habe.
Und natürlich der Punkt, dass ein Pflichtfeld, dass ich für die Gruppe definiert habe, beim Neuanlegen einer Person im CheckinModul nicht mal abgefragt wird.Ich verstehe auch einfach nicht die Logik, die dahinter steckt, dass eine über das Checkin Modul neu angelegte Person, die damit ja für die Veranstaltung eingecheckt wird, nicht an zwei von vier Stellen als "hat teilgenommen" markiert wird.
Wie ist das denn bei den anderen so? Nutzt ihr das Checkin Modul dafür? Habt ihr keine Probleme, die Teilnahme sicher zu dokumentieren? Erweisen sich meine Überlegungen als nicht relevant ?
Bin mir noch nicht sicher, wie wir damit umgehen sollen. Ignorieren oder Papierliste drucken.LG
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@metowa20 Hallo. Wir exportieren die Gruppenliste und haken auf Papier ab wer teilgenommen hat. Neue werden auf Papier ergänzt und dann in Churchtools angelegt für das nächstemal.
Wir haben ein Feld „Anzahl Personen“ als Pflichtfeld. Die Orga Rolle hat hier keinen Eintrag und zählt damit nicht als Person. Diese OrgaPerson dient nur als Briefkasten für Mitteilungen und ist an eine reale Mailadresse umgeleitet. Alle Mitarbeiter tragen sich gleichzeitig auch als Teilnehmer ein.
Bisher werden die Papierlisten noch nicht ins System übertragen aber diese Fleißarbeit kommt vielleicht noch.
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Vielen Dank für die tolle Anleitung, @hbuerger !
In unserer Stadt müssen wir nicht nur dokumentieren, wer bei welchem Event war, sondern auch auf welchem Platz er gesessen hat... Angenommen, die Plätze sind durchnummeriert - gibt es die Möglichkeit, das auch per CT unkompliziert zu regeln? Also zB automatische Platzvergabe per Autoincrement? Oder ist es dann doch am einfachst, das händisch nachzutragen? -
@andrea-schulz Danke, ich habe das mit dem Checkin erst mal gecancelt, wir werden zunächst auch nur auf Papier ausdrucken.
@all
Ich habe heute die Anmeldung freigegeben, und ich habe bereits jetzt drei doppelte Datensätze in der Datenbank.
Das Problem dabei ist, dass ich die Personen nicht einfach so herausfiltern kann.
Ich könnte ja sagen, nach dem Gottesdienst ist es egal, ich lösche alle Datensätze von den Personen, die noch auf der Warteliste standen.
Nun sind das aber teilweise Personen, die anderweitig in der Gemeinde mitwirken. Ich finde es sehr aufwändig, hier über Filter die Personen zu finden, die ausschließlich zum Zwecke der Anmeldung angelegt wurden, und dabei auch die Dubletten dann mit zu entfernen.
Viel zu groß ist meiner Meinung nach die Gefahr, dass man sich verklickt und versehentlich falsche Leute entfernt.Ich beobachte mal wie das weiter geht.
Momentan denke ich, dass für die reine Dokumentationspflicht das ganze System über Gruppenanmeldungen und dem einfügen aller Personen in die Datenbank zu kompliziert ist und vor allem zu viel an Folgearbeit erzeugt.
Eine simple Liste, in die sich Leute mit Telefonnummer eintragen, und deren Daten absolut nichts mit der Personendatenbank in Churchtools zu tun hat, das wäre wünschenswert.
Eintragen lassen, Liste drucken, fertig. Nach drei Wochen löschen und gut ist.Da die Daten ja korrekt gepflegt werden sollten, besteht das nächste Problem beim hinzugefügten Telefonfeld. Da ich eine Telefonnummer erfassen muss, muss ich es als Pflichtfeld deklarieren. Nun gibt es aber Menschen, die haben keine Telefonnummer im Sinne der Datenbank, sondern nur eine Handynummer. Und da fängt das Dilemma an. Tragen sie die Handynummer in das Telefonnumerfeld, sind die Daten nicht korrekt eingetragen, weil Handynummer ist nicht gleich Telefonnummer. Füge ich das Handyfeld als Pflichtfeld ins Formular mit ein, erhebe ich bei den meisten Leuten mehr Daten als notwendig, weil eine Nummer ja ausreichen würde. Ausserdem müsste der Nur-Handynummerbesitzer seine Nummer zweimal eintragen, weil zweimal Pflichfeld. Mache ich kein Feld als Pflichfeld, besteht die Möglichkeit, am Ende keine Telefonnumer der Person zu haben.
Ich kann es drehen und wenden wie ich will, ich sehe jede Menge Nacharbeit und Datenkorrektur auf mich oder uns zukommen.
Ich habe jetzt wirklich sehr viel Zeit in das ganze Thema "Gottesdienstanmeldungen" investiert und Gespräche geführt und Mails geschrieben. Aber aktuell sehe ich nicht, wo da der echte Mehrwert für uns ist gegenüber Tools wie z.B. wo2odermehr.de liegen soll.
Wenn diese ganze Nacharbeit zur Datenkorrektur nicht besser wird, dann sehe ich mich für eine simple Lösung plädieren, außerhalb von Churchtools.Man kann der Sache zugute halten, dass es nach einigen Läufen auch besser werden kann, da viele Leute dann bereits angelegt sein werden. Muss aber nicht.
Es ist aber auch wirklich zum Haare raufen. Da sind Mitarbeiter, die schon lange in Churchtools angelegt sind, weil sie regelmäßig mitarbeiten. Dann werden sie vom Ehepartner angemeldet, natürlich (!?) dann mit der Mailadresse vom Partner, und schon habe ich den Mitarbeiter doppelt im System. Das nervt, echt. Und bereinige ich das, werden die Personen das nächste mal garantiert wieder falsch eingetragen...Irgendeiner schafft das doch immer.
Sorry, ist jetzt eine Frustantwort geworden. Ich weiß, zwingt mich ja keiner, das über Churchtools und genau so zu machen. Musste das jetzt irgendwie loswerden.
Bitte auf keinen Fall persönlich nehmen...
LG
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@metowa20 Kopf hoch. Seh doch mal das Positive: Ihr habt jede Menge neue Gottesdienstbesucher (auch nach den Dubletten). Bei uns sind die gottesdienstgruppen nicht wirklich „öffentlich“ beworben sondern nur nach der Churchtool Anmeldung aufrufbar. So kennen wir diejenigen die sich anmelden immer schon und haben mindestens eine Mailadresse. Wer noch nicht angelegt ist meldet sich persönlich und wird dann in Churchtools mit allen nötigen Daten angelegt - oder bei einmaligem Besuch nur auf dem Papier.
An Deiner Stelle würde ich die Tel nicht als Pflichtfeld machen sondern bei bekannten Personen von Churchtools als Felder (Festnetz und Handy) dazu schreiben lassen. Wenn die Tel auf der Papierlisten leer ist bekommt derjenige eine speziell Rolle „Teilnahme ohne Tel“. Die autom Teilnahmebestätigung begrüßt als Neuen und fragt dann nach der Tel. Außerdem steht diese „Rolle“ auf der Papierlisten wenn bis dahin die Tel noch nicht nachgemeldet wurde. Dann fragt der Mitarbeiter bei dem Eingangscheck.
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Hallo,
gerade lege ich die Gottesdienste an, die dann auf der Gruppenhomepage zwecks Anmeldung erscheinen. Wie kriege ich denn die Gottesdienste sortiert? Mir scheint, dass das dort alphabetisch ist. Ist es möglich, die Reihenfolge manuell zu verschieben? Ich finde das nicht.
LG, Silvia -
@silvias1963 japp, ist alphabetisch und kann nur darüber beeinflusst werden. Braucht ein wenig Kreativität, aber dann wird es gelingen.
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@silvias1963 bei und heißen sie A_Gottesdienst
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@Andy Na, dann werde ich mal kreativ. Danke!
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@andrea-schulz Danke für den Aufbau-Versuch
Es tut ja manchmal schon gut wenn man mal was losgeworden ist.
Zu eurem Setup: Das heißt eure Gottesdienstbesucher, die schon bekannt sind, haben alle einen Churchtools-Login? Und sie loggen sich in CT ein und danach "melden" sie sich zu einer Gruppe (Gottesdienst) an?Das mit dem Telefon werde ich mit unserem Pastor noch besprechen, was da für uns praktikabel und einfach umzusetzen ist.
Es war jetzt auch die Formulierung im Anmeldeformular "Gruppenanmeldung" eine so große Barriere, dass Leute sich nicht angemeldet haben, weil sie nicht wussten, was das soll.
Dadurch, dass die Bezeichner in den Formularen aber nicht anpassbar sind, ist es halt dann soLG
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@metowa20 Ja genau. Die Gottesdienstanmeldung kommt bei uns erst nach der Churchtool Anmeldung.
Auf der Startseite steht in der roten Begrüssungsbox folgendes: Wir freuen uns dass wieder Gottesdienste in der EFG Großhadern stattfinden können. Auf der Startseite (Teilnahme beantragen Liste) könnt Ihr Euch für einzelne Gottesdienste anmelden. Aus aktuellem Anlass und um die Hygienevorschriften einzuhalten, ist die Teilnahmekapazität beschränkt. Bei Interesse und weiteren Fragen meldet Euch bitte unter ..... Hierüber erfahrt Ihr auch den aktuellen Stand zu den Kleingruppen und weiteren Gemeinde-Veranstaltungen.
Wir motivieren aber auch zur Nutzung der App. Das ist für die meisten leichter - Gottesdienst ins Suchfeld :-).
Churchtools Admin und Kassiererin bei EFG München Hadern
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@andrea-schulz Danke. Wir arbeiten uns irgendwie durch
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@andrea-schulz sagte in Gottesdienstanmeldungen:
Die Gottesdienstanmeldung kommt bei uns erst nach der Churchtool Anmeldung.
Ich veröffentlicht die Gottesdienste also nicht via Gruppenhomepage auf der Website der Gemeinde?
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Hallo,
bei mir lässt sich die automatische Erstellung einer neuen Person, wenn sie sich anmeldet und die Person noch nicht existiert, nicht aktivieren. In den Einstellungen der Gruppe kann ich den Haken zwar setzen, dann erscheint allerdings nur die Auswahlbox "Status" und nicht die zwei weiteren. Speichere ich das ganze, ist die Einstellung nach kurzer Zeit wieder weg. Die Berechtigungen habe ich gesetzt, dass der Leiter Personen erstellen darf.
Muss ich noch etwas anderes einstellen? -
@Claudia ich vermute, dass das ein Fall für den Support ist. Hast du evtl. bei den Stationen in den Stammdaten etwas geändert/gelöscht?
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@Andy ich hab den Support angeschrieben. Bei den Stammdaten habe ich nichts verändert. Mal sehen was bei rauskommt...
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Auch von mir erstmal ein großes Dankeschön für die Anleitung im Blog. Ich habe das heute nachgebaut und unserem Vorstand zum Testen gegeben und bis jetzt funktioniert das wie gewünscht. Allerdings habe ich auch noch keine Liste exportiert (und muss das hoffentlich auch nicht tun, denn das hieße ja...)
Bei der Anmeldung ist uns allerdings aufgefallen, dass bei der Anmeldung von Kindern das Geburtsdatum als Pflichtfeld abgefragt wird. Im Zuge der Datensparsamkeit sehe ich das kritisch und erkenne die Notwendigkeit nicht so ganz. Noch dazu, weil das Geburtsdatum der Kinder später in der Personenliste nicht auftaucht...
Kann mir jemand erklären, was der Grund für diese Abfrage ist bzw. wie ich das Geburtsdatum aus der Anmeldung entfernen kann?
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Das Geburtsdatum ist insofern notwendig, als dass wir verifizieren müssen, ob das Kind nicht schon zu alt ist um seine eigene Zustimmung zum Datenschutz und so weiter zu geben. So ist die aktuelle Implementierung, wenn das nicht notwendig erscheint oder gewünscht ist bitte einen neuen Post aufmachen und dort diskutieren.
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Moin. Ich hab ne Frage zu den Gruppenformularen.... ich habe die Beziehungen von Ehepaaren und Kindern gepflegt, aber im Formular werden nur die Ehepartner vorgeschlagen. Woran liegt das?
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@Denis-Gelb haben die Kids ein Geburtsdatum eingetragen, welches unter 16 Jahren ist?
