Kalender als Reservierungstool



  • Hallo,
    wir haben einen Raum/Gebäude, welchen wir an "Fremde" für z.B. Familenfeiern o.ä. vermieten. Die Verwaltung des Raumes machen 3-4 Personen aus unserer Gemeinde.

    Für die Terminverwaltung habe ich in CT einen eigenen Kalender "Heidehaus" angelegt, dort werden die Termine auch eingetragen.

    Nach und nach kommen jetzt immer mehr "Wünsche" an diesen Kalender. Wir möchten bei den Terminen gerne noch weitere Informationen z.B. Telefonnummern des Mieters, hinterlegen, die aber nicht von den allgemeinen Mitgliedern zu sehen sein sollen.

    Dies ist noch möglich, indem ich eine Gruppe "Heidehaus" angelegt habe, und nur die Personen aufgenommen haben, die mit der Vermietung zu tun haben. Jetzt kommt aber das nächste Problem: Die Teilnehmer würden gerne einen "schnellen" Zugriff auf den Kalender haben, da sie oft angerufen und gefragt werden, ob an einem Termin noch frei ist.

    Damit der Kalender "abonniert" werden kann, muss ich jetzt dem "öffentlichen User" Leserechte auf den "Heidehauskalender" geben, womit wieder alle auf alle Daten der Termine (lesend) zugreifen können.

    Schön wäre es, wenn man den Feldern des Termins Berechtigungsstufen vergeben könnte, analog den Adressdatensätze, so daß z.B. das Feld "Weitere Infos" nur bestimmte Personen sehen könnten, oder einfach nicht veröffentlicht wird - oder es gibt weitere (Text) Felder, wo man dies hinterlegen könnte.

    Auch wäre es schön, wenn es die Möglichkeit geben würde die Termine so zu veröffentlichen, dass nur das Wort "belegt" genutzt wird, und nicht der Name des Termins (z.B. Reservierung durch Familie Maier....). So könnten wir diese "anonyme" Termine auf einer Homepage veröffentlichen, und die potentiellen Mieter können sich schon orientieren, wo Termine frei sind.

    Wie machen andere Gemeinden die Reservierung / Vermietung von z.B. Räumen? Wird ein anderes (Web-)Tool genutzt?

    Danke für die Antworten
    Bernd



  • @Bernd-Stami Das läuft bei uns auch mit ChurchTools, aber zentral über unser Gemeindebüro. Das heißt, andere Mitarbeiter können Anfragen entgegennehmen oder als Anfrage in den Kalender eintragen, aber die Buchung und Vermietung ist zentral geregelt.
    Kontaktdaten von Mietern sind dann unter den Personendaten hinterlegt, auf die nicht jeder Zugriff hat (das lässt sich per Rechtevergabe gut lösen). Das ist ein in unseren Augen ein relativ kleiner Zusatzschritt, der aber zu besserer Datensicherheit führt.
    Wichtig ist für uns, dass die Sache in einer Hand liegt (Vertretungsregelungen mal ausgenommen). Zu viele Köche verderben an der Stelle den Brei.



  • @Bernd-Stami sagte in Kalender als Reservierungstool:

    Damit der Kalender "abonniert" werden kann, muss ich jetzt dem "öffentlichen User" Leserechte auf den "Heidehauskalender" geben, womit wieder alle auf alle Daten der Termine (lesend) zugreifen können.

    Ich habe es eben nochmal getestet: Um einen Kalender zu abonieren, muss dieser nicht öffentlich sein. Jeder Kalender, der nach dem Login sichtbar ist, kann aboniert werden. Das heißt die Teilnehmer der Gruppe benötigen nur ein Leserecht auf den Kalender und können diesen dann abonieren.
    Vielleicht hilft euch das schon weiter.


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